امروز چند وظیفه‌ی مختلف را انجام دادید؟ انجام دادن همه‌ی آنها چه مدت طول کشید؟ آیا می‌توانید با فهرست وظایف روزانه‌ی خود همراه شوید؟ یا این کار برای شما غیر ممکن به‌نظر می‌رسد؟ اگر پاسخ شما به این پرسش‌ها منفی است، با ما همراه باشید تا در ادامه شما را با ۵ نکته آشنا کنیم که بهره‌وری شما را در این حوزه افزایش می‌دهند.
۱. برای وظایف مختلف تایمر تنظیم کنید
هیچ‌گاه قدرت تایمر را دست‌کم نگیرید. تنظیم کردن تایمر برای وظایف طول روز می‌تواند به شما کمک کند تا زمان کلی خود را به قسمت‌هایی تقسیم کنید که مدیریت آنها ساده‌تر خواهد بود و با کمی تلاش می‌توانید خود را در مسیر رسیدن اهداف تعیین شده حفظ کنید.
همچنین، تقسیم لیست وظایف روزانه شما به کمک تایمر به شما کمک می‌کند فشار کاری خود را کاهش دهید که در نتیجه، میزان استرسی که به شما وارد می‌شود هم کاهش خواهد یافت. بهترین ابزاری که می‌توانید برای این کار استفاده کنید، گوشی هوشمند شماست که به‌صورت پیش‌فرض به تایمر مجهز است. اما در کنار آن می‌توانید از انبوه اپلیکیشن‌هایی که برای این هدف طراحی شده‌اند نیز کمک بگیرید.
۲. در یک زمان، یک کار را انجام دهید
اگر برنامه‌ی روزانه‌ی شما یک فهرست طولانی از وظایف مختلف را در برمی‌گیرد، ممکن است وسوسه شوید در یک زمان هر چند وظیفه را که می‌توانید، در کنار هم انجام دهید. اما این کار اغلب نتیجه‌ای جز برهم ریختگی کارها و استرس ناخواسته نخواهد داشت. پس برای افزایش بهره‌وری خود بهتر است تمرین کنید در یک زمان تنها یک کار را انجام دهید.
انجام یک وظیفه در یک زمان که با عنوان Solo-tasking هم شناخته می‌شود، دقیقا نقطه‌ی مقابل چند وظیفگی یا Multi-tasking است و همان‌طور که از اسمش پیداست، به این معنی است که شما باید همه‌ی تمرکز خود را به انجام یک کار در یک زمان معطوف کنید.
وفاداری به این روش ممکن است در ابتدا مشکل به‌نظر برسد، اما قطعا ارزش تلاش شما را دارد و به شما در حفظ تمرکز و دوری از حواس‌پرتی‌ها کمک می‌کند. اگر از آن دسته افرادی هستید که ناخواسته خود را مشغول گشت‌و‌گذار در شبکه‌های اجتماعی می‌یابید، یا با پیام‌ها و اعلان‌های گوشی یا رایانه تمرکزتان را از دست می‌دهید، پیشنهاد ما به شما استفاده از حالت تمرکز (Focus Mode) سیستم عامل این دستگاه‌هاست. در کنار این ویژگی، استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند Forest هم می‌توانند کمک کننده باشند.
۳. اولویت بندی با Color-coding
کیست که از دسته‌بندی و کد گذاری رنگی خوشش نیاید؟ اگر شما هم از آن قبیل افراد هستید که اغلب در آخرین دقایق به وظایف مهم‌تر خود می‌رسید، یک راهکار ساده این است که آنها را با کدها یا برچسب‌های رنگی اولویت بندی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا با پررنگ‌تر کردن اولویت‌ها نسبت به سایر وظایف، آنها را به صف اول ذهن بیاورید.
ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Trello در چینش وظایف و برچسب‌گذاری رنگی آنها به شما کمک خواهند کرد. البته اگر نمی‌خواهید خود را با اپلیکیشن‌ها و پلتفرم‌های متعدد درگیر کنید، می‌توانید از اپ Reminder گوشی خود کمک بگیرید.
می‌توانید با سه‌رنگ متفاوت آغاز کنید که یکی از آنها به معنی اولویت پایین‌تر، دیگری به معنی اولویت متوسط و سومی به معنی اولویت بالا کد گذاری شده‌اند. پس از آن، با نگاهی گذارا به رنگ‌بندی وظایف، می‌توانید تشخیص دهید کدام یک را باید پیش از سایرین انجام دهید و حتی بعضی را به لیست وظایف روز بعد منتقل کنید تا از فشار کاری امروز خود بکاهید و به هدف اصلی که افزایش بهره‌وری است دست یابید.
۴. وظایف را با یکدیگر دسته‌بندی کنید
اگر علاقه دارید که در یک روند صحیح کار کنید، باید بتوانید دسته‌بندی زمانی را اجرا کنید. به عنوان یک قانون کلی، وظایف را در کنار یکدیگر و تحت عناوین کارهای سطحی یا کارهای عمیق دسته‌بندی کنید. گروه کار سطحی به حداقل توجه و تمرکز نیاز دارد و شامل مواردی مانند وظایف اجرایی است. در مقابل، گروه کار عمیق به تمرکز و توان ذهنی حداکثری نیاز داد و شامل وظایفی است که برای قرار گرفتن در مسیر صحیح به آنها نیاز دارید.
با گروه‌بندی کردن وظایف خود در آغاز روز، می‌توانید از انرژی و حالت غرقگی ابتدای روز برای انجام کار عمیق استفاده کنید و کارهای سطحی را برای پایان روز یا زمان استراحت ناهار واگذار کنید که میزان تمرکزتان کمتر شده است.
۵. استفاده از قانون ۵ دقیقه
در نهایت، اگر شما به‌جای انجام کار به اهمال کاری روی می‌آورید، قانون ۵ دقیقه می‌تواند به کمک شما بیاید. این قانون یک تکنیک رفتاری-شناختی است که مغز را به دام می‌اندازد تا چیزی را که سعی دارد از آن دوری کند، آغاز کند. تنها ۵ دقیقه را به وظیفه‌ی مورد بحث اختصاص دهید و پس از گذشت ۵ دقیقه، اگر خواستید می‌توانید آن را رها کنید.
این احتمال وجود دارد که زمانی که شروع کردید، بتوانید بر مانع ذهنی خود غلبه کنید و در ادامه‌ی اجرای آن وظیفه موفق شوید. برای این که قانون ۵ دقیقه را با موفقیت اجرا کنید، باید تمام تمرکز خود را به آن ۵ دقیقه‌ی آغازین ببخشید.
اجرای تمامی این ترفندهای بهره‌وری با هم
لزومی ندارد برای افزایش بهره‌وری خود همه‌ی ترفندهای معرفی شده را با هم و در یک زمان اجرا کنید؛ در واقع، گاهی اوقات بهتر است که فقط با یک یا دو مورد شروع کنید و زمانی که به یکی از آنها عادت کردید، به‌تدریج بر آنها اضافه کنید.