۲ سال گذشته علیرغم تمام رویدادهای ناگوار مرتبط با همه‌گیری کرونا، یک مزیت بزرگ به همراه داشت و آن هم گسترش موقعیت‌های دورکاری بود. در این مدت، بسیاری از شرکت‌ها و ادارات چاره‌ای جز استفاده از دورکاری نداشتند. برخی هم روش‌های نیمه دورکاری و نیمهحضوری را پیش گرفتند. در هرحال، این سبک‌های کارکردن انعطاف و خودمختاری بیشتری را برای کارکنان به همراه داشت. علیرغم تمام چالش‌های دورکاری، بسیاری از مردم بر این باور هستند که دورکاری باعث شده تا تعادل بیشتری بین زندگی شخصی و کاری آنها برقرار شود. با این حال، با افزایش موقعیت‌های دورکاری، چالشی جدید به نام مدیریت کارمندان دورکار نیز شکل می‌گیرد!
تحقیقات حاکی از آن است که ۷۰ درصد کارمندان دورکار احساس طردشدگی از محیط کاری را دارند. انسان موجودی اجتماعی است و به ارتباطات احتیاج دارد. به همین خاطر، احتیاج به رو‌به‌رو شدن با افراد داریم. در شرایط فعلی، بسیاری از افراد در تیم‌هایی دورکاری می‌کنند که تا به‌حال سایر اعضاء آن را حضوراً ندیده‌اند. در این شرایط، ایجاد ارتباطات واقعی و طبیعی واقعا دشوار بوده و تبدیل به یک بحران میشود.
خوشبختانه روش‌هایی برای مدیریت کارمندان دورکار وجود دارد و می‌توان به آنها کمک کرد که بیشتر در کارها درگیر و دخیل شده و بیشتر این احساس را داشته باشند که بخشی از تیم و شرکت هستند.
۹ راهکار برای اینکه کارمندان دورکار احساس طردشدگی نداشته باشند
۱- آنها را در جریان اخبار بگذارید
این روش یکی از آسان‌ترین راهکارها برای مشغول و دلگرم کردن کارمندان دورکار است. سعی کنید به صورت مرتب آنها را در جریان اخبار و رویدادهای شرکت قرار دهید. این کار باعث میشود احساس طردشدگی نداشته و اضطراب و استرس کمتری به آنها وارد شود.
۲- از سلامت و رفاه کاری و حرفه‌ای آنها پشتیبانی کنید
مسائل مربوط به رفاه ممکن است در محیط‌های مجازی و آنلاین به راحتی قابل تشخیص نباشند. بنابراین، مدیرها باید سعی کنند نشانه‌ها و سرنخ‌هایی باشند تا متوجه شوند آیا کارمند دورکار آنها با مشکلاتی دست‌وپنجه نرم می‌کند یا خیر و در صورت نیاز از آنها حمایت کنند. «خستگی از انزوا» یکی از مشکلاتی است که ممکن کارمندان دورکار گریبان‌گیر آن شوند. خاموش کردن دوربین، صحبت کردن بی‌حال و شرکت نکردن در جلسات می‌تواند نشانه‌هایی برای این مشکل باشد.
۳- توانمند سازی کارمندان
توانمندسازی کارکنان می‌تواند یکی از روش‌های مدیریت کارمندان دورکار و یا درگیر کردن آنها با شغل است. سعی کنید این حس را در کارمندان ایجاد کنید که آنها اهمیت داشته و کارهای مهمی انجام می‌دهند. این امر می‌تواند باعث شود که خود مسائل شرکت را از خود جدا نبینند. به‌عنوان مثال، به آنها احساس استقلال بدهید. مسائل و انتخاب‌های کوچکی مثل ساعت کردی منعطف، انتخاب نوع جلسه (تماس‌های تصویری یا صوتی) و به‌عهده گرفتن مسئولیت‌های جزئی می‌تواند باعث شود آنها احساس توانمندی کنند.
۴- کمک کنید تا احساس کنند بخشی از فرهنگ سازمانی هستند
ایجاد فرهنگ سازمانی کار دشواری است. با ایجاد محیط‌های کاری نیمهحضوری، وظیفه مدیرها در ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی بسیار دشوارتر شده است، چراکه انتقال این فرهنگ از طریق محیط‌های مجازی به راحتی امکان پذیر نیست. این یکی از چالش‌های مدیریت کارمندان دورکار شمرده میشود. از سوی دیگر، آنها باید تلاش کنند که کارمندان خود را بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت ببینند.
اگر تمام کارمندان خود را بخشی از یک فرهنگ سازمانی ببینند، با اشتیاق و همدلی بیشتری کار کرده و خود را درگیر موضوعات مختلف کاری می‌کنند. برای انجام این کار، حتی در محیط‌های مجازی هم سعی کنید تاکید بیشتری روی ارزش‌ها و اهداف شرکت داشته باشید. به‌عنوان مثال، هر هفته جلسات مجازی خود را با تاکید بر یکی از این عناصر فرهنگ سازمانی آغاز کنید. از افراد بخواهید که توضیح دهند چگونه آن را نشان داده و یا در راستای رسیدن به آن تلاش کرده‌اند. سعی کنید پاداش‌هایی را نیز برای آنها در نظر بگیرید.
۵- کارمندان دورکار را تشویق کنید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند
کارمندان دورکار خود را تشویق کنید که حتی در ساعات و یا محیط‌های غیراداری هم با یکدیگر ارتباط داشته باشند. هرچه این گروه‌ها شامل افراد کمتری باشد بهتر است، چراکه صمیمیت و اعتماد بهتر در آنها شکل می‌گیرد. این حتی ایده بدی نیست که در ساعات مشخصی از روز به آنها یه فرصت استراحت و چای نوشیدن بدهید و از آنها بخواهید که در این زمان به صحبت در مورد مسائل متفرقه بپردازند.
دیدارهای مجازی رو در رو با مدیران هم برای مدیریت کارمندان دورکار بسیار مفید است. این رویدادها می‌تواند به آنها کمک کند که احساس کنند بخشی از تیم بوده و اهمیت دارند. همین تفکر باعث میشود آنها بیشتر درگیر موضوعات مرتبط با شرکت شوند.
۶- دقت کنید نظرات و ایده‌های تمام افراد شنیده شود
خیلی اوقات کارمندان دورکار نادیده گرفته میشود. در این شرایط نه‌تنها در هیچ‌زمینه ای از آنها نظرخواهی نمی‌شود، بلکه حتی صدا، نظرات و مشکلات آنها نیز شنیده نمی‌شود. این موضوع باعث میشود آنها حس کنند ارزشمند نیستند و یا اینکه جایی در آن تیم ندارند. در نتیجه، انگیزه کافی برای انجام کارها و درگیر شدن با موضوعات مختلف را ندارند. ولی این تمام ماجرا نیست. سازمان‌ها نیز با این اشتباه متضرر می‌شوند، چراکه ایده‌ها و نوآوری‌های این کارمندان را نشنیده و از دست می‌دهند.
برای حل این مشکل، راه‌هایی را برای برقراری ارتباط با کارمندان دورکار در نظر داشته باشید. از روش‌های مختلف از آنها نظرخواهی کنید تا احساس کنند علیرغم اینکه در محیط کار حضور فیزیکی ندارند، ولی فرد بااهمیتی هستند. استفاده از پلتفرم‌های اجتماعی، تماس‌های تصویری و یا استفاده از فرم‌های نظرسنجی می‌تواند گزینه مناسبی برای جلوگیری از ایجاد این احساس باشد. در طول جلسه‌ها نیز حتماً زمانی را به صحبت‌های این دسته از کارکنان اختصاص دهید. به‌خصوص اگر احساس می‌کنید انگیزه کافی ندارند و کارشان را به‌خوبی انجام نمی‌دهند، حتماً از این روش‌ها برای حل مشکل استفاده کنید. در طول صحبت‌های آنها به خوبی گوش داده و بازخورد دقیق و مناسبی ارائه کنید. همین رفتار و رویکرد را در مورد پیامک‌ها و ایمیل‌ها آنها نیز داشته باشید. ارائه بازخورد مناسب باعث میشود آنها احساس ارزشمند بودن کرده و متوجه شوند که صحبت‌ها و ایده‌های آنها شنیده شده و بررسی می‌شوند. این نکته را برای مدیریت کارمندان دورکار در نظر داشته باشید.
۷- فعالیت‌های جالب و سرگرم‌کننده را به کارها اضافه کنید
محیط‌های بسیار خشک طبعاً جذابیت کمتری دارند. بنابراین بهتر است فعالیت‌های غیررسمی و دوستانه خاصی را بین اعضای تیم برنامه‌ریزی کنید. امروزه این فرهنگ در بین شرکت‌ها بیشتر دیده میشود. برخی از آنها از مسابقات استفاده می‌کنند، برخی اتاق بازی و کنسول تهیه می‌کنند، کلوپ‌های کتاب‌خوانی هم می‌تواند یکی از مثال‌های جالب باشد. برای اینکه تعهد کاری افراد دورکار را بیشتر کنید، توصیه می‌کنیم بودجه را برای این قبیل فعالیت‌ها نیز در نظر بگیرید. حالت بسیار بهتر این است که این افراد در خرج کردن این بودجه اختیار داشته باشند. یعنی آن را صرف فعالیت‌هایی کنند که خودشان دوست دارند.
۸- ایجاد برنامه‌های نیمهحضوری
با افزایش ساعات دورکاری، احتمال فاصله افتادن بین اعضای تیم و کناره‌گرفتن کارمندان از برخی موضوعات افزایش می‌یابد. اگر تمایل دارید که کاربران دورکار بیشتر با محیط کاری خود ارتباط برقرار کرده و در آن دخیل باشند، خوب است محیط کاری منعطف‌تری را ایجاد کنید. انعطاف در ساعات کاری یکی از اصلی‌ترین دلایل رضایت شغلی است. این امر به‌خصوص در مورد کارمندان دورکاری صدق می‌کند که احتمالاً کارها و اولویت‌بندی‌های دیگری هم داشته باشند. این انعطاف در ساعات کاری اگرچه جذابیت خاصی دارد، ولی ممکن است باعث ایجاد حس تنهایی و بی‌ارتباطی با محیط کاری شود. برگزاری جلسات آنلاین می‌تواند یکی از راه‌حل‌ها برای حل این مشکل باشد. مدیران مجموعه باید سعی کنند نقطه تعادلی بین انعطاف در ساعات کاری و تعداد ارتباطات آنلاین و واقعی کارمندان پیدا کنند. انتخاب چند ساعت اصلی و کلیدی در طول روز می‌تواند یکی از راهکارها باشد. در این ساعات تمام کارمندان دورکار باید آنلاین بوده و دوربین‌های خود را روشن کنند. این موضوع کمک زیادی به ایجاد حس کار تیمی می‌کند.
راهکار مناسب دیگر این است که از آنها بخواهید بعضی از روزهای هفته و یا ماه حضوراً به محل کار بیایند. در واقع، ترکیبی از دورکاری و کار حضوری را ایجاد کنید. با انجام این کارها، کارمندان احساس تعلق بیشتری به مجموعه خواهند داشت.
۹- از ابزارهای ارتباطی برای پشتیبانی و افزایش تعهد استفاده کنید
استفاده موثر از ابزارهای ارتباطی نیز می‌تواند یکی از راه‌های مدیریت کارمندان دورکار باشد. همانطور که در موارد پیشین نیز بیان شده بود، افزایش ارتباط بین اعضای دورکار تیم با شرکت و مجموعه باعث میشود آنها احساس تعلق بیشتری به مجموعه داشته و در نتیجه تعهد بیشتری به کار پیدا کنند. بنابراین، یک راهکار ساده و هوشمندانه این است که از ابزارهای ارتباطی به‌خوبی استفاده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کند تا بسیاری از ۸ مورد قبلی را به دست بیاورید. به‌عنوان مثال، ارسال اخبار مربوط به شرکت و یا ایجاد بستر مناسب برای مکالمه زنده با مدیران شرکت می‌تواند تاثیر زیادی در افزایش تعهد افراد دورکار داشته باشد.
چطور در زمان دورکاری به شغل و سازمان متعهد بمانیم؟
پیش‌تر از منظر سازمان‌ها به بررسی موضوع تعهد شغلی پرداختیم، ۹ پیشنهاد فوق، راهکارهایی بودند که سازمان‌ها می‌توانستند از آنها بهره ببرند. ولی در ادامه این موضوع را از منظر کارکنان بررسی می‌کنیم. به‌عنوان یک فرد دورکار، شما چطور می‌توانید به کارتان متعهد بمانید؟
۱- محیط کاری اختصاصی برای خودتان آماده کنید
تمام افراد دسترسی به اتاق جداگانه‌ای در منزل ندارند که در آن به‌تنهایی و در سکوت به کارشان بپردازند. ولی با مقداری خلاقیت و دقت بیشتر، بخشی از فضای خانه را می‌توانید به عنوان محیط کاری خودتان آماده کنید. این کار باعث افزایش تمرکز و بازدهی شغلی شما میشود. از سوی دیگر، در انتهای ساعت کاری نیز می‌توانید این حس را داشته باشید که به محیط خانه و زندگی خودتان بازگشتید.
۲- بین زندگی خانگی و شغلی مرز قرار دهید
کار کردن از محیط خانه سهولت خاصی دارد، اما حفظ مرز بین زندگی شخصی و ساعات کاری بسیار دشوار است. حضور در محیط خانه باعث میشود افراد جدیت کمتری در مسائل کاری داشته باشند. ایجاد و حفظ یک مرز مشخص بین فعالیت‌های شخصی/خانگی و شغلی می‌تواند در این زمینه به افراد دورکار کمک کند.
یک راهکار پرطرفدار این است که در ساعات اداری، لباس رسمی پوشیده و طبق معمول همیشه رفتار کنید. این کار اگرچه ممکن است عجیب به نظر برسد، اما می‌تواند نقش همان مرزی را ایفا کند که پیش‌تر در مورد آن بحث کردیم. در انتهای روز و پایان ساعت کاری، می‌توانید لباس خانگی بپوشید. اگر برایتان ممکن است، کامپیوتر را خاموش کرده و دیگر وارد اتاق کاری خودتان نشوید.
۳- مراقب باشید چیزی حواس شما را پرت نکند
طبق نظرسنجی‌های انجام شده، ۱۲ درصد کارکنان معتقدند که حواس‌پرتی‌ها بزرگ‌ترین چالش دورکاری هستند. اگر به‌تازگی شروع به دورکاری کرده و هنوز روتین خاصی برای خودتان مشخص نکرده باشید، ممکن است چالش بیشتری برای شما ایجادکند.
برای اینکه جلوی این عوامل را بگیرید و روی کار خود متمرکز بمانید، توصیه میشود که وعده‌های غذایی را از قبل آماده کرده و نوتیفیکشن‌های تلفن همراه را خاموش کنید. اگر سروصدای محیط خانگی شما زیاد است، استفاده از اتاق مجزا و یا استفاده از هدفون‌های خاص می‌تواند مفید باشد. البته تمام این موارد بستگی به شرایط شغلی و میزان انعطاف‌پذیری آن دارد.
۴- مراقب سلامت خودتان باشید
شرایط دورکاری اگرچه جالب به‌نظر می‌رسد، ولی می‌تواند بسیار فرسایشی و خسته‌کننده باشد. بعد از همه‌گیری کرونا و دورکاری اجباری بسیاری از کارکنان، ۶۹ درصد از آنها بعد از ۴ ماه از گذشت همه‌گیری احساس فرسودگی و خستگی می‌کردند. در این شرایط، مراقبت از سلامتی باید یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های افراد دورکار باشد. البته این موضوع تنها محدود به همه‌گیری کرونا نمی‌شود. حتی پیش از شیوع این ویروس نیز تحقیقات حاکی از آن بود که «تنهایی» اصلی‌ترین چالش و معضل برای افراد دورکار است. این افراد حتماً باید راهکاری برای حل این مشکل پید کنند.
حتماً برنامه‌های تفریحی و گردش خارج از خانه را در فعالیت‌های روزانه خودتان بگنجانید. ورزش، یوگا و دورهمی‌های دوستانه می‌تواند تاثیر زیادی در حفظ روحیه شما داشته باشد. اینکه تمام ساعات روز را از خانه دورکاری کنید و بعد از اتمام ساعات اداری در همان محیط خانه به استراحت بپردازید به‌سرعت شما را فرسوده و بی‌انگیزه خواهد کرد.
۵- زمان خود را ساماندهی کنید
برخی از مشاغل دورکاری انعطاف زمانی بسیار زیادی دارند. در این مشاغل شما لزوماً نباید در ساعات رسمی اداری در دسترس بوده و مشغول کار باشید. مشاغل نتیجه‌محور چنین شرایطی دارند. در این مشاغل شما باید وظایف محول شده را در تاریخ‌های مشخص انجام دهید. تنها نتیجه و خروجی کار شما اهمیت دارد.
این موضوع اگرچه می‌تواند یک مزیت بزرگ باشد، ولی تهدید بسیار بزرگی نیز برای افراد دورکار محسوب میشود. عدم مدیریت صحیح زمان می‌تواند هم به زندگی شغلی و هم زندگی شخصی شما لطمه بزند. بنابراین زمان و برنامه‌های خود را به دقت مدیریت کنید. توصیه می‌کنیم فعالیت‌هایتان را در دو سطح روزانه و هفتگی برنامه‌ریزی کنید. با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، با هوشمندی می‌توانید وظایفتان را با صرف زمان کمتر انجام دهید.
پیدا کردن عادات شدید و وفق پیدا کردن با شرایط جدید زندگی در ابتدا ممکن است دشوار به نظر برسد. ولی با برنامه‌ریزی و استفاده از امکانات مختلف، این چالش را می‌توان تبدیل به یک فرصت کرد و از شرایط دورکاری بیشترین سود را برد.