داشتن محیط کاری مثبت اهمیت زیادی برای فرهنگ سازمانی و تجربه کارکنان دارد. محیط کاری روی همه چیز، از سطح استرس گرفته، تا بهره‌وری، رفاه، سلامت و عملکرد کارکنان تأثیر دارد. ولی باید در نظر داشته باشید که ساخت یک محیط کاری مستلزم اقدامات خیلی بیشتری از صرف رنگ‌آمیزی دیوارها و چینش اتاق‌ها است. در واقع، ایجاد چنین محیطی مستلزم تصمیماتی فراتر از صرفاً محیط فیزیکی سازمان است.
تحقیقات نشان می‌دهد که بعد از قرنطینه ابتدایی بحران همه‌گیری کرونا،تعداد کارکنان دورکار در برخی صنایع بیش از ۵ برابر شده است. چنین اقدامات و تصمیماتی باعث شده تا محیط‌های کاری غیرملموس‌تر از سال‌های قبل شوند. با این حال، کارها و اقدامات زیادی در راستای بهبود آن‌ها می‌توان انجام داد تا محیط کاری مثبت و انگیزشی بهتری را برای کارکنان آماده کرد.
برای شروع، بیایید نگاهی به عناصر اصلی یک محیط کاری مثبت و مناسب و نحوه دسترسی به آن‌ها داشته باشیم.
یک محیط کاری مثبت چطور است؟
وقتی به اصطلاح «محیط کاری» فکر می‌کنید، فضای فیزیکی شرکت احتمالاً اولین چیزی باشد که به ذهنتان می‌رسد. میز کار، دسترسی شما سرویس‌های گرمایشی و سرمایشی، دستگاه قهوه‌ساز، میزان مدرن بودن تجهیزات، رنگ دیوارها و … همگی برای شما مفهوم محیط کار را شکل می‌دهند. ولی باید بدانید که محیط کاری خیلی فراتر از محیط فیزیکی می‌رود.
یک محیط کاری مثبت به سلامت، رفاه، بهره‌وری، عملکرد و رشد کارکنان کمک می‌کند. چند عامل به این امر منجر می‌شود، از جمله داشتن شیوه‌های کاری خوب، ارزش‌های مرتبط، فضای حمایتی، و فرهنگ مبتنی بر اعتماد.
در مجموع، یک محیط کاری مثبت، محیطی است که به کارکنان انگیزه می‌دهد تا بهترین عملکرد خودشان را داشته باشند. فرقی هم نمی‌کند که این کارکنان به‌صورت حضوری در شرکت باشند و یا اینکه دورکاری کنند.
چرا محیط کاری مثبت اهمیت زیادی دارد؟
یک محیط کاری مثبت برای افراد در تمام سطوح یک سازمان مزایایی دارد. تحقیقات Deloitte نشان می‌دهد ۹۴ درصد از مدیران و ۸۸ درصد از کارمندان معتقدند که فرهنگ مثبت محل کار برای موفقیت کسب‌وکار ضروری است. دلیل آن هم بسیار واضح است: زمانی که کارکنان در فضای کاری خود احساس شادی و رضایت داشته باشند، طبعاً مشارکت بیشتری در سازمان داشته و با جنب‌وجوش و انگیزه بیشتری برای رسیدن به اهداف شخصی و سازمانی خود تلاش می‌کنند.
در ادامه ۷ مورد از مزایای ایجاد یک محیط کاری مناسب را توضیح می‌دهیم:
استرس و فرسایش شغلی کمتر
بر اساس تحقیقی که در کشور انگلستان انجام شده بود، در سال ۲۰۱۹/۲۰۲۰ حدود ۸۲۸ هزار کارمند از استرس‌های مرتبط با شغل، افسردگی و اضطراب مرتبط با شغل رنج می‌بردند. طبق تخمین‌ها، این مشکلات منجر به از دست دادن ۱۷.۹ میلیون روز کاری شده بود و این عددی واقعاً بزرگ است.
بنابراین، برای سازمان‌ها خیلی ضروری است که محیطی را بسازند که کارکنان در آن راحت باشند و هرگونه سؤال و مشکل خود را به خیالی آسوده مطرح کنند تا بتوانند استرس را مدیریت کرده و از فرسایش شغلی جلوگیری کنند.
افزایش بهره‌وری
شاید، رضایت و بهره‌وری ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. بر اساس تحقیقی که دانشگاه آکسفورد انجام روی بهره‌وری کارکنان مجموعه BT انجام داده بود، زمانی که کارکنان شاد بودند، ۱۳ درصد بهره‌وری بیشتری داشتند، سریع‌تر کار می‌کردند، تماس‌های تلفنی بیشتری در ساعت می‌گرفتند و تعداد بیشتری از این تماس‌ها منجر به فروش می‌شد.
یک محیط کاری مثبت به کارکنان کمک می‌کند تا بهره‌وری و کارایی بهتری داشته باشند. زمانی که تمام افراد گروه به شخصه کارشان را بهتر انجام دهند، عملکرد کلی تیم و سازمان نیز بهبود خواهد داشت.
حفظ کارکنان
عجیب نیست که بگوییم احتمال استعفا و ترک شغل در میان کارکنان خوشحال کمتر است. اگرچه ممکن است استعدادهای برتر را با ارائه دستمزدهای مناسب جذب کنید. اما اگر محیط کاری، فرهنگ سازمان و فرصت‌های پیشرفت در سازمان شما مناسب نباشد، آن‌ها به سرعت به دنبال موقعیت‌های شغلی جدیدی خواهند بود.
مؤسسات کاری تخمین می‌زنند که هزینه جایگزین کردن یک کارگر ساده آمریکایی برابر با یک‌سوم دستمزد سالانه آن‌ها است. از سوی دیگر، کارمندان در سال اول حضور خود عملکرد چندان خاصی ندارند و نسبت به سرمایه‌گذاری‌ای که شرکت روی آن‌ها کرده، بازدهی خاصی ارائه نمی‌کنند؛ بنابراین، اخراج کارمندان و یا استعفا سریع آن‌ها می‌تواند هزینه‌های زیادی برای سازمان به همراه داشته باشد.
رفاه بیشتر و بهتر
طبق گزارش سالانه سلامت و رفاه مؤسسه CIPD، سال ۲۰۲۰ بدترین سال از لحاظ سلامت روان در محل کار بود. نزدیک به دو سوم (۶۸درصد) از پاسخ‌دهندگان نوعی اضطراب را گزارش کردند و ۵۸ درصد نیز گفته‌اند که حداقل علائم خفیف افسردگی را تجربه کرده‌اند.
با توجه به اینکه اکثر کارمندان ۵ روز و ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنند، جای تعجب ندارد که سلامت جسمانی و عاطفی نقش مهمی در احساس آن‌ها به محل کار ایفا می‌کند. کاملاً واضح است که سازمان‌ها در آینده باید رویکرد فعال‌تری را برای حمایت از رفاه کارکنان در محل کار اتخاذ کنند تا بتوانند یک محیط کاری مثبت و مناسب را ایجاد و حفظ کنند.
بهبود روحیه
به صورت خلاصه، روحیه کارکنان شامل رضایت شغلی کلی، نگرش و دیدگاهی است که آن‌ها در محل کارشان درند. روحیه بالای کارکنان باعث می‌شود تا میزان همکاری در بین آن‌ها بیشتر شده و طرز فکر مثبت‌تری را در محل کار داشته باشند.
عوامل مختلفی می‌تواند در روحیه کارمندان تأثیرگذار باشد. در این میان می‌توان به: ارتباطات تجاری (کاری) خوب بین کارکنان و مدیریت، ارائه مسیرهای شغلی روشن و سنجیده، تجلیل از دست‌آوردها و موفقیت‌های کارکنان اشاره کرد.
چطور یک محیط کاری مثبت بسازیم؟
پیش‌تر در مورد مزایای ساخت یک محیط کاری مناسب و مثبت صحبت کردیم. ولی چطور چنین محیطی را بسازیم؟ طبق بررسی‌های انجام شده، ۷۸٪ دلایل ترک شغل و استعفای کارکنان قابل پیشگیری هستند. ولی ساخت یک محیط کاری مناسب ربط چندانی به این موضوع ندارد. برای ساخت چنین محیطی، این ۷ پیشنهاد را در نظر داشته باشید.
۱- تجربه خوبی برای کارکنان تازه‌وارد بسازید
احتمالاً این اصطلاح را شنیده باشید که «اولین برداشت‌ها ماندگارترین اثرات را دارند». این موضوع کاملاً درست است و تقریباً در تمام زمینه‌ها صدق می‌کند. یک تجربه مناسب برای کارمندان، از اولین روز حضورشان در شرکت آغاز می‌شود. طبق یک تحقیق انجام شده، ۶۴٪ متقاضیان شغلی بعد از دیدن محیط کاری ناخوشایند از درخواست شغلی خود منصرف می‌شوند. علاوه بر این، استقبال نامناسب کارکنان از کارمندان جدید باعث شده تا ۴۴ درصد از آن‌ها در ۳ روز اول کارشان به تعویق بیفتد.
درک نیازهای استخدام جدید شما برای ایجاد اولین برداشت (First Impression) عالی ضروری است. معرفی فرد در کل دفتر کار (سازمان) و توضیح واضح نقش آن‌ها – چه به‌صورت حضوری و چه فیزیکی – می‌تواند به آن‌ها کمک کند که احساس استقبال و پذیرش بهتری داشته باشند. همچنین، اولین برخورد سازمان با فرد بسیار حرفه‌ای بوده و این تأثیر مثبت برای همیشه همراه کارمند جدید خواهد بود. در غیر این صورت، تأثیر منفی اولین برداشت و اولین برخورد نامناسب سازمان برای همیشه همراه آن‌ها خواهد بود.
۲- ارزش‌های خود را داشته باشید
بین شرکت‌هایی که فرهنگ و یا ارزش سازمانی آن‌ها به وضوح بیان شده و عملکرد کلی کسب‌وکار همبستگی کاملی وجود دارد. با این حال، خیلی از سازمان‌ها می‌دانند که تنها صحبت کردن در مورد این مسائل خیلی از آسان‌تر از عمل کردن و اجرای آن‌ها است.
ارزش‌های سازمانی واضح و الهام‌بخش همان چیزی است که می‌تواند چشم‌انداز کسب‌وکار شما را شکل داده و کارکنان شما را متحد سازد. نکته مهم این است که باید تلاش کنید آن‌ها را عملی کرده و این حس را به کارکنان بدهید که همه‌ی شما برای دستیابی به اهدافی مشترک کار می‌کنید.
۳- کارکنان را تشویق به ارتباط با یکدیگر کنید
ایجاد ارتباطات مثبت بین همه‌ی کارمندان برای ایجاد فرهنگ همکاری تیمی ضروری است. این موضوع در محیط‌های دورکاری امروزی اهمیتی بسیار بیشتر نیز پیدا می‌کند، چراکه کارکنان احتمالاً فرصت کمی برای ملاقات حضوری یکدیگر پیدا می‌کنند.
تمرین‌های تیم‌سازی (حضوری و یا مجازی) می‌تواند روشی عالی برای دور هم جمع کردن کارکنان، پیدا کردن نقاط مشترک و ایجاد ارتباطات اجتماعی باشد. در این محیط‌ها کارمندان می‌توانند احترام و اعتماد متقابل را یاد گرفته و فرصت بیشتری برای صبحت در مورد خودشان داشته باشند.
۴- روی رفاه کارمندان تمرکز کنید
کارفرماها حتماً باید از رفاه و سلامت کارمندان خود اطلاع داشته باشند و باید تلاش کنند به کارمندان نشان دهند که به آن‌ها اهمیت داده و از شرایطشان آگاه هستند. طبق تحقیقی که توسط Meta انجام شده بود، اگر رهبران شرکت نسبت به نیازهای کارکنان خود بی اطلاع و بی‌توجه باشند، ۵۸٪ از کارمندان بریتانیا کار خود را ترک خواهند کرد.
ارائه مزایای مختلف مانند تخفیف در اشتراک باشگاه ورزشی، گزینه‌های کاری انعطاف‌پذیر و مشاوره رایگان می‌تواند استرس شغلی را کاهش داده و رفاه کارکنان را بالاتر ببرد. با این حال، ایجاد محیطی صمیمی که در آن کارمندان به‌راحتی می‌توانند با مدیران و رهبران شرکت صحبت کنند می‌تواند تأثیر مثبت‌تری هم داشته باشد.
۵- هنگام استخدام از تنوع استقبال کنید
آیا شرکت شما از افراد در هر سن، قومیت، فرهنگ، مذهب و جنسیت استقبال می‌کند؟ تیم‌های متنوع و فراگیر باعث شکل‌گیری سازمان‌هایی خلاق، قدرتمند و آینده‌نگر می‌شوند. اگر این تفاوت‌ها در سازمان شما کم‌رنگ هستند، ممکن است تأثیر مستقیمی بر بخش اقلیتی سازمان شما بگذارد و آن‌ها احساس خوبی در سازمان نداشته باشند. برای مثال، حضور تنها یک کارمند خانم در میان چندین کارمند مرد احتمالاً باعث می‌شود این فرد در محیط کار راحت نباشد.
۶- محل کار را به زیبایی بسازید (محیط فیزیکی)
تاثیر فضای کاری مناسب بر روحیه کارمندان واقعاً باورنکردنی است. همه چیز، از صندلی‌ها گرفته تا نورپردازی محیط می‌تواند تاثیر مستقیم و چشم‌گیری بر عملکرد و توانایی‌های کارمندان شما داشته باشد.
هنگام طراحی محیط‌های کاری باید نکات مختلفی را در نظر داشت. بازدهی و تمرکز قطعاً موضوعات مهمی هستند. اما باید محیط‌هایی را هم برای کارهای گروهی و یا استراحت کارکنان در نظر داشت. محیط‌های این چنینی به کارمندان اجازه شکل دادن ارتباطات اجتماعی می‌دهد که خود در روحیه و خوشحالی آن‌ها در محل کار تأثیرگذار است.
در انتها، یادتان باشد ساخت محیط کاری زیبا، مناسب و کارآمد یک سرمایه‌گذاری بدانید. طراحی و ساخت چنین محیطی ممکن است هزینه‌ای برای سازمان به همراه داشته باشد، ولی مطمئناً این هزینه بعد از مدتی به شما باز خواهد گشت.
۷- از نظرات و پیشنهادها استقبال کنید
کارکنانی که احساس می‌کنند رهبرانشان مستقیم و صادقانه با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند، به احتمال زیاد احترام بیشتری برای شرکت و مجموعه قائل بوده و احساس مثبت‌تری به محیط کاری خود خواهند داشت.
شرایط دورکاری و کار نیمه‌حضوری امروزه بیش از پیش مورد استقبال قرار گرفته است. کارکنان دورکار نیز حتماً باید مورد توجه قرار گرفته راه‌های ارتباطی مناسبی را نیز برای این گروه از کارمندان در نظر بگیرید. کارمندان دورکار باید بتوانند به راحتی و با سایر کارمندان و یا بخش مدیریت سازمان ارتباط برقرار کنند.