ایجاد تمرکز قاطعانه روی کارهای خود را یاد بگیرید
تمرکز به تنهایی و پرداختن به یک کار از الزامات مهم دستیابی به موفقیت های بزرگ در کار و زندگی می باشد. ایجاد تمرکز یعنی این که وقتی کار کردن روی مهم ترین وظیفه خود را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را با پشتکار و بدون کوچکترین انحراف و حواس پرتی به سرانجام برسانید. توانایی شما برای تمرکز قاطعانه بر مهم ترین نوع استفاده از زمان تان، الزام اول برای رسیدن به موفقیت در زندگی می باشد.
با هوشمندی، توانایی و خلاقیت می توانید به تمام الزامات دیگر دست پیدا کنید، اما اگر در یک زمان قادر نباشید روی یک کار خاص متمرکز شوید، قادر نخواهید بود به موفقیت در زندگی برسید. همواره به یاد داشته باشید که باید کارهای مهم را اول از همه انجام دهید، در هر زمان یک کار انجام دهید و کارهای نه چندان مهم را اصلا انجام ندهید. اگر نتوانید خودتان را موظف کنید تا قاطعانه تمرکز کنید، همیشه مشغول کار روی وظایف کم اولویت خواهید بود.
همیشه سعی کنید زمان لازم را برای اولویت های مهم خود در نظر بگیرید. زمان لازم برای انجام آن کار را تجسم کنید و سپس ۳۰ درصد آن زمان را به عنوان حاشیه اطمینان به زمان اصلی خود اضافه کنید تا مزاحمت ها، فوریت ها و مسئولیت های غیرمنتظره را نیز لحاظ کرده باشید. با این حاشیه اطمینان ۳۰ درصدی به احتمال زیاد به تخمین درست زمان لازم برای انجام کار، نزدیک خواهید شد. این یکی از رازهای دستیابی به سطوح بالای بهره وری در کار و موفقیت در زندگی است. بنا به گفته ی اِرل نایتینگل «هر موفقیت بزرگ در زندگی با تمرکز طولانی و پایدار حاصل می شود».
۱ – تک کاری را تمرین کنید
تک کاری را می توان یکی از مهم ترین تکنیک های مدیریت زمان و اصول مدیریت زندگی دانست. زمانی که کاری را شروع می کنید، تا اتمام ۱۰۰ درصد آن، به کار خود ادامه می دهید. تک کاری مستلزم این است که کاری را بارها و بارها شروع نکنید، یا آن را کنار نگذارید تا سراغ کار دیگری بروید و بعد دوباره به کار اول بازگردید. با تک کاری، خود را موظف می دانید کاری را که شروع کرده اید را کامل کنید و بعد سراغ کار دیگری بروید.
تک کاری را در مکاتبات خود به کار بگیرید. موارد بی اهمیت را فورا جدا کرده و یک بار به اسناد مهم رسیدگی کنید، یعنی بلافاصله آن ها را پر کرده یا به آن ها پاسخ دهید. اصل تک کاری که به وسیله آلن لیکن کارشناس مدیریت زمان مطرح شد، حاصل مطالعات فراوان در حوزه زمان و حرکت است که نتیجه کار افرادی که مصمم تمرکز می کنند را با نتیجه ی کار افرادی مقایسه می کند که تا زمان اتمام کار بارها و بارها سراغ آن می روند، آن را رها می کنند و دوباره برمی گردند.
این مطالعات به خوبی نشان داد هر بار که کاری را رها می کنید و سراغ کار دیگری می روید، حرکت و آهنگ آن کار را از دست می دهید و مسیر انجام کار را گم می کنید، وقتی که دوباره به سراغ آن می روید، چاره ای ندارید به جز این که کاری که قبلا انجام داده اید را مرور نمایید و ببینید که هنگام ترک کار در چه مرحله ای بوده اید و سپس دوباره شروع کنید. این فرآیند در مقایسه با وقتی که کاری را شروع می کنید و تا اتمامش آن را ادامه می دهید، تا ۵ برابر زمان لازم برای انجام آن را بیشتر می کند. به بیان ساده تر، تک کاری قادر می باشد که زمان لازم برای انجام کارهای مهم را تا ۸۰ درصد کاهش داده و کیفیت کار نهایی را به شدت افزایش دهد.
۲ – تا جایی که می توانید از چند کاری اجتناب کنید
امروزه بحث های زیادی در مورد مفهوم چند کاری مطرح شده است. بعضی از افراد فکر می کنند که توانایی انجام چند کار همزمان و با بهره وری بالا را دارند. اکنون مطالعات ثابت کرده اند که این عقیده کاملا اشتباه است.
آنچه کارشناسان متوجه شده اند حاکی از این است که چند کاری در حقیقت «تغییر کار» می باشد. حقیقت این است که در یک زمان فقط می توانید یک کار را انجام دهید. اگر انجام کاری را متوقف کرده و سراغ انجام کار دیگری بروید، باید تمام توجه و انرژی خود را به کار جدید معطوف کنید. زمانی که به کار قبلی باز می گردید، صرفا محور توجه خود را عوض کرده اید، درست مثل این که پرتو نور را از یک هدف روی هدفی دیگر بیندازید. سپس باید قبل از شروع مجدد کار قبلی، خودتان را به شرایط مطلوب برسانید. این گونه می توانید خودتان را در مسیر رسیدن به موفقیت در زندگی و کسب و کارتان قرار دهید.
۳ – انجام همزمان چندین کار، شما را کندذهن و کندذهن تر می کند
بر اساس تحقیقات انجام شده و مطالعه مجله «یو اس ای تودی» هر بار که از انجام کاری سراغ کار دیگری می روید و دوباره باز می گردید، مقدار مشخصی انرژی ذهنی و هوش خود را مصرف می کنید. در پایان یک روز پرمشغله و چند کاری، ممکن است ضریب هوشی تان ۱۰ نمره کاهش پیدا کند. بنابراین، در طول روز کند ذهن تر می شوید و همیشه در پایان روز احساس خستگی و بی حالی مفرط دارید. و این که اغلب اوقات حتی دیگر قادر نخواهید بود که در مورد کوچک ترین مسائل هم تصمیم بگیرید، مثلا این که برای وعده شام چه بخورید یا کدام برنامه تلویزیونی را ببینید.
اگرچه چند کاری برای همه بسیار وسوسه انگیز است، اما نوعی استفاده فریب آمیز از زمان است. به عبارت دیگر قادر است به کار شما آسیب وارد کند و توانایی شما را برای انجام مهم ترین وظایفی که همه موفقیت شما به آن بستگی دارد را تحلیل ببرد.
۴ – تصمیم بگیرید که تمرکز کنید
از همین امروز تصمیم بگیرید که برنامه ریزی دقیق برای کار کردن را به یک عادت خوب در خودتان تبدیل کنید. اولویت هایی تعیین کنید و سپس کار مهم خود را آغاز کنید. وقتی که کار روی مهم ترین وظیفه یا نتیجه را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را مصمم و بدون انحرف یا حواس پرتی تا پایان کار انجام دهید.
یکی از تکنیک های بسیار تاثیرگذار که مورد استفاده مدیرانی است که بهره وری بسیار بالایی دارند، این است که صبح یا بعدازظهر یا در تعطیلات آخر هفته در منرل خود کار می کنند. شما هم در این زمان ها می توانید بدون هیچ گونه مزاحمت و حواس پرتی کاملا مصمم روی کار خود تمرکز کنید.
یکی دیگر از کلیدهای تمرکز قاطعانه اجتناب از «جذابیت حواس پرتی» می باشد. به جای این که به همهی ایمیل ها، تماس ها و پیام هایی که برای تان ارسال شده جواب بدهید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن ها را رها کنید! سپس در اتاق خود را ببندید، همه وسایل خود را اعم از تلفن همراه و تلویزیون و … را خاموش کنید؛ و تمام چیزهایی که موجب حواس پرتی شما می شود را کنار بگذارید، تا بتوانید روی وظیفه ای که برعهده دارید تمرکز کنید.
در این مرحله می توانید بیشترین تمایز را در کسب و کار و شرکت خود ایجاد کنید. وقتی که این کار با به عادت خودتان تبدیل کردید، بهره وری، عملکرد و خروجی شما یک شبه دو تا سه برابر خواهد شد و به موفقیت در زندگی و کسب و کار خود دست پیدا خواهید کرد.