چگونگی تهیه برنامه های مکتوب برای رسیدن به موفقیت
همه مدیران زمان موفق، برنامه ریزهای بسیار خوبی هستند. آن ها فهرست ها و ریز فهرست هایی دارند که برای دستیابی به هر هدف کوچک و بزرگ، و به عبارت دیگر رسیدن به موفقیت در زندگی از آن استفاده می کنند. هر گاه که پروژه ی جدید به آن ها محول می شود، زمانی را به فکر کردن دقیق در مورد آن اختصاص می دهند تا به درستی بررسی کنند که می خواهند چه کاری انجام دهند و سپس فهرست منظمی از همه گام های لازم برای تکمیل پروژه را می نویسند.
هر دقیقه ای که برای برنامه ریزی کردن صرف می شود، باعث می شود که حداقل ده دقیقه در زمان اجرا صرفه جویی صورت گیرد. زمان را که قبل از آغاز کار به فکر کردن روی کاغذ اختصاص می دهید، باعث افزایش انرژی شخصی به میزان ۱۰۰۰ درصد می شود، به این خاطر که در ازای هر یک دقیقه سرمایه گذاری در برنامه ریزی قبلی برای کار، ۱۰ دقیقه صرفه جویی می کنید.
وقتی هدف شفافی داشته باشید، آن وقت می توانید فهرستی از همه ی کارهای لازم برای دستیابی به هدف و موفقیت در زندگی را تهیه کنید. همیشه وقتی به موارد جدید فکر می کنید، آن ها را به فهرست اضافه کنید تا کامل شود. سپس فهرست خود را با دو روش توالی و اولویت بندی سازماندهی کنید.
در اولین گام در سازماندهی بر اساس توالی، فهرستی را از فعالیت های خود به ترتیب زمانی از اولین گام تا آخرین گام قبل از دستیابی به هدف یا اتمام پروژه تهیه کنید. به قول هنری فورد «اگر اهداف خود را به بخش های بسیار کوچک تقسیم کنید، می توانید به بزرگ ترین هدف ها هم دست پیدا کنید».
در گام دوم با پذیرفتن این که ۲۰ درصد موارد فهرست، تعیین کننده ۸۰ درصد ارزش و اهمیت کارهایی هستند که شما انجام می دهید، اولویت هایی را از بین این موارد انتخاب کنید. تعیین اولویت ها به شما امکان می دهد تا بدون حواس پرتی، روی وظایف و فعالیت های خود تمرکز نمایید تا به مفهوم واقعی موفقیت در زندگی دست پیدا کنید. به قول گوته «مواردی که از اهمیت زیادی برخوردار هستند، هرگز نباید تحت تسلط موارد بی اهمیت قرار بگیرند».
بنابراین تا جایی که می توانید برنامه های خود را به طور منظم مورد بازبینی قرار دهید، به خصوصی زمانی که با هر نوع ناامیدی یا مخالفت روبه رو می شوید. هنگام دریافت اطلاعات یا بازخوردهای جدید، برنامه های خود را بازبینی نمایید. این نکته را به خوبی به یاد داشته باشید که تقریبا هر برنامه ای نواقص بزرگ یا کوچکی دارد. همواره به دنبال پیدا کردن آن ایرادات و نواقص باشید.
زمانی که برنامه خود را به صورت روزانه مرور می کنید، نسبت به آن چه در ابتدا فکر می کردید، ایده ها، رویکردها و بینش های جدیدی برای انجام سریع تر و بهتر کارها به دست می آورید. یک عمل بدون برنامه ریزی دلیل هر شکستی می باشد. بنابراین اگر واقعا به دنبال رسیدن به موفقیت در زندگی هستید، با جدیت در مقابل وسوسه عمل بدون برنامه ریزی، به طور کامل و پیشاپیش مقاومت کنید.
برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف زندگی
شاید مهم ترین واژه مربوط به موفقیت در هر حوزه ای شفافیت باشد. افرادی که به احساس و مفهوم موفقیت در زندگی رسیده اند، درک شفافی از این که چه کسی هستند و در هر حوزه از زندگی شان چه می خواهند، دارند. افراد موفق علاوه بر داشتن اهداف مکتوب، برنامه های عملی مکتوبی هم دارند که هر روز با جدیت و انگیزه زیاد از آن ها پیروی می کنند. زمانی که هدف بزرگتری برای خود و کسب و کارتان تعیین می کنید، باید از خود این چهار سوال را بپرسید:
۱ – مشکلات و موانعی که میان شما و دستیابی به اهداف وجود دارد، کدام هستند؟
بررسی کنید که چرا قبل از این به اهدافی که دارید نرسیده اید؟ چه چیزی شما را عقب نگاه داشته است؟ چه چیزی سد راهتان شده است؟ باید چه مشکلاتی را حل کنید و بر چه سختی هایی غلبه کنید تا در نهایت به اهداف خود برسید؟ از بین همه مشکلاتی که باید حل کنید، کدام ۲۰ درصد از مشکلات باعث ایجاد ۸۰ درصد موانع میان شما و هدف تان هستند؟! سعی کنید این موارد را مورد بررسی قرار داده و پاسخ های روشنی به آن ها بدهید.
۲ – چه دانش، مهارت و اطلاعات بیشتری برای دستیابی به هدف یا تکمیل پروژه لازم دارید؟
این ضرب المثل را به یاد داشته باشید که «چیزی که شما را به جایگاه امروزتان رسانده است، برای پیشرفت بیشترتان کافی نیست». از کجا می توانید این دانش و مهارت بیشتر مورد نیاز برای دستیابی به هدف و موفقیت در زندگی را کسب کنید؟ آیا قادر هستید این دانش و اطلاعات را بخرید یا اجاره کنید؟ آیا باید مهارت های جدیدی را در خود پرورش دهید تا بتوانید از همه توان تان در کار استفاده کنید؟ چه اطلاعاتی برای اتخاذ تصمیمات صحیح در فرآیند دستیابی به هدف حیاتی است؟
جاش بیلینگز می نویسد «دانسته های بشر، آسیبی به او نمی رساند، بلکه این دانش اشتباه است که به او صدمه می زند».
۳ – افراد، گروه ها و سازمان هایی که در راستای دستیابی به هدف به کمک و همکاری شان احتیاج دارید، کدام هستند؟
گاهی یک فرد می تواند ایده ها و دیدگاه هایی به شما بدهد یا دری را به رویتان باز کند و کمک کند تا بیش از آنچه تصور می کردید، به موفقیت برسید. به همین دلیل بسیاری از فعالان کسب و کار به مشارکت های انتفاعی روی می آورند تا محصولات و خدمات خود را به مشتریان یکدیگر ارائه کنند.
۴ – از میان همه کسانی که می توانند در دستیابی به هدف به شما کمک کنند، مهم ترین فرد چه کسی می باشد؟
در ازای همکاری و کمک این فرد برای دستیابی سریع تر به اهداف مهم تان، به او چه چیزی می توانید ارائه کنید؟ مهم ترین پروژه ها در کسب و کار و دنیای اطراف ما با افرادی کامل می شود که قبل از شروع کار برنامه های عملی دقیقی تهیه می کنند. برنامه های مکتوبی برای خود و کسب و کارتان بنویسید و سپس با دقت تمام از آن ها پیروی کنید تا به موفقیت در زندگی و کسب و کار خود دست پیدا کنید.