همه مشکلات مدیریت زمان را در محل کار تجربه کرده‌ایم. امیدوار و خوش بین از خواب بیدار می‌شوید نه تنها به تمام ضرب‌الاجل‌های خود عمل می‌کنید، بلکه به باشگاه می‌روید و غذای خانگی سالم نیز درست می‌کنید. مهارت‌های مدیریت زمان در بدترین حالت قابل کمک حال بودن است.
سپس زندگی اتفاق می‌افتد. دیر می‌روید، به ترافیک برخورده و از قبل ناامید از دنیا پشت میزتان می‌رسید. وقتی می‌نشینید تا در نهایت پروژه‌ای را که هفته‌ها به تعویق انداخته‌اید، از بین ببرید، متوجه می‌شوید که تا ظهر جلساتی پشت سر هم دارید و بله برای اولین جلسه دیر کرده‌اید.
خبر خوب این است که راه‌هایی برای بازیابی آن ساعت‌های گمشده به ظاهر دست نیافتنی روز وجود دارد. همه چیز مربوط به مدیریت زمان شخصی است. به جای اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند، خود آن را مدیریت کنید. ده نکته مدیریت زمان برای کار داریم که کار را شروع کنید.
مهارت‌های مدیریت زمان و نکات آن
۱. دریابید که در حال حاضر زمان خود را چگونه می‌گذرانید
اگر می‌خواهید مدیریت زمان شخصی خود را بهینه کنید، ابتدا باید بفهمید زمان به کجا می‌رود. همچنین با ردیابی فعالیت‌های روزانه خود، زمان خود را به مدت ۱ هفته ثبت کنید. این ممیزی به کمک خواهد کرد که تعیین کنید که چقدر می‌توانید در ۱ روز به انجام برسانید. سپس اقدامات زیر را با توجه به نتایج به دست آمده ترتیب دهید.
- مشکلات زمان را شناسایی کنید.
- روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که بیشترین بازده را به همراه دارند.
- با انجام این ممیزی زمان، کاملاً مشخص خواهد شد که چه مقدار از زمان صرف افکار، گفتگوها و فعالیت‌های غیرمولد می‌شود.
درک دقیق‌تری نسبت به مدت زمانی که انواع خاصی از کارها برایتان طول می‌کشد به دست خواهید آورد که برای اجرا در نکات بعدی بسیار مفید خواهد بود. این تمرین همچنین می‌تواند کمک کند که زمانی از روز را که بیشترین بهره‌وری را دارید تعیین کنید. به این ترتیب، می‌دانید چه زمانی روی پروژه‌های خود که به بیشترین تمرکز و خلاقیت نیاز دارند، کار کنید.
۲. برنامه روزانه ایجاد کنید و به آن پایبند باشید
این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار کاملاً حیاتی است. حتی سعی نکنید روز خود را بدون فهرستی از کارهای سازماندهی شده شروع کنید. قبل از اینکه کار را برای ۱ روز ترک کنید، فهرستی از مهم‌ترین وظایف روز بعد ایجاد کنید. این مرحله این امکان را می‌دهد که به محض رسیدن به دفتر کار را ادامه دهید.
گذاشتن همه چیز روی کاغذ مانع از این می‌شود که شب‌ها بیدار بمانید و کارهایی که در مغزتان انجام می‌شود را زیر و رو کنید. در عوض، ضمیر ناخودآگاه زمانی که خواب هستید به برنامه‌هایتان می‌پردازد، به این معنی که می‌توانید صبح‌ها با بینش‌های جدید برای روز کاری از خواب بیدار شوید.
مهارت‌های مدیریت زمان
اگر نمی‌توانید روز قبل این کار را انجام دهید، مطمئن شوید که لیست خود را اول صبح بنویسید. متوجه خواهید شد که زمانی که صرف ایجاد برنامه واضح کرده‌اید، در مقایسه با زمانی که در صورت نداشتن چنین برنامه‌ای از بین کارها پرش می‌کنید، چیزی نیست.
۳. عاقلانه اولویت بندی کنید
همانطور که فهرست کارهای خود را سازماندهی می‌کنید، اولویت بندی برای مدیریت موفق زمان در محل کار کلیدی است. با حذف کارهایی که در وهله اول نباید انجام می‌دادید، شروع کنید. سپس سه یا چهار کار مهم را شناسایی کنید و ابتدا آنها را انجام دهید. به این ترتیب، مطمئن شوید که کارهای ضروری را تمام کرده‌اید.
لیست کارهای خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که آن را بر اساس اهمیت کار و نه بر اساس فوریت آن سازماندهی کرده‌اید. مسئولیت‌های مهم از دستیابی به اهدافتان حمایت می‌کنند، در حالی که مسئولیت‌های فوری نیاز به توجه سریع دارند و با دستیابی به اهداف دیگران مرتبط هستند.
تمایل دارید زمانی که واقعاً باید روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که اهداف تجاری‌تان را پشتیبانی می‌کنند، موارد فوری را تحت سلطه قرار دهید.
برای جلوگیری از این دام، یکی از نکات مدیریت زمان برای کار استفاده کنید این است که همه چیزها، ابتدا وجود دارد. ماتریس مدیریت زمان که به ماتریس آیزنهاور معروف است، به عنوان ابزاری سازمانی برای اولویت بندی وظایف بر اساس این ایده‌های مهم و فوری ارائه می‌دهد.
ماتریس آیزنهاور
در اینجا نگاه دقیق تری به هر یک از این ربع‌ها داریم:
مهارت‌های مدیریت زمان و ماتریس آیزنهاور
مهم و فوری: این وظایف دارای ضرب‌الاجل‌های مهم با فوریت بالا هستند – آنها را فوراً تکمیل کنید.
مهم اما فوری نیست: این موارد مهم هستند اما نیازی به اقدام فوری ندارند و باید شامل استراتژی توسعه بلندمدت باشند. سعی کنید بیشتر وقت خود را در این ربع بگذرانید.
فوری اما مهم نیست: این وظایف فوری هستند اما مهم نیستند. آنها را به حداقل برسانید، تفویض یا حذف کرده، زیرا به خروجی کمک نمی‌کنند. عموماً حواس پرتی هستند که ممکن است ناشی از برنامه ریزی ضعیف دیگران باشد.
نه فوری و نه مهم: این فعالیت‌ها ارزش کمی دارند و باید تا حد امکان حذف شوند.
وقتی بتوانید اولویت بندی را مشخص کنید، مهارت‌های مدیریت زمان شخصی می‌تواند به سطح کاملاً جدیدی برسد. در آن روزهایی که ساعت‌های کافی وجود ندارد، می‌دانید کجا باید وقت خود را متمرکز کنید. به این ترتیب به راحتی جذب موفقیت و رشد فردی پدیدار خواهد شد. با ماتریس آیزنهاور کمتر تعلل کنید و کارآمدتر باشید. نحوه استفاده از آن را بیاموزید.
۴. کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید
با تلاش برای تکمیل همه نوع کار قبل از رفتن به کار بعدی، در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه جویی کنید. به‌عنوان‌مثال، برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، برقراری تماس‌های تلفنی، تشکیل پرونده و غیره زمان‌های جداگانه‌ای ایجاد کنید.
به ایمیل‌ها و پیام‌هایی که وارد می‌شوند پاسخ ندهید، زیرا انجام این کار در بهترین حالت حواس‌پرتی است. نوتیفیکیشن‌های تلفن و ایمیل خود را خاموش کنید تا وسوسه چک کردن در زمان تعیین نشده کاملاً از بین برود.
۵. خودداری از تمایل به انجام چند کار
این یکی از ساده‌ترین نکات در موضوع مهارت‌های مدیریت زمان برای کار است، اما می‌تواند از سخت‌ترین آنها باشد. بر کاری که در دست دارید، تمرکز کرده و از همه عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید.
انجام چند کار ممکن است که وسوسه‌انگیز باشد، اما وقتی می‌خواهید این کار را انجام دهید، فقط به‌پای‌خود شلیک می‌کنید. وقتی از یک کار به کار دیگر می‌روید، زمان را از دست می‌دهید و بهره وری را کاهش می‌دهید.
به طور مشابه، در فهرست کارهایی که راه زیادی در پیش دارد، غرق نشوید. تاکید بر آن باعث کوتاه‌تر شدن نمی‌شود، بنابراین نفس بکشید و هر بار آن را انجام دهید.
۶. تعیین محدودیت زمانی برای کارها
بخشی از برنامه‌ریزی برای مهارت‌های مدیریت زمان باید شامل تعیین محدودیت‌های زمانی برای کارها باشد، به‌جای اینکه فقط تا زمانی که انجام شوند، کار کنید. لیست کارهایی که باید انجام دهید، عالی و فوق‌العاده هستند، اما گاهی اوقات ممکن است احساس کنید که هرگز چیزی را حذف نکرده‌اید.
اگر به دنبال تنظیم سرعت ثابت برای گردش کار خود هستید، تکنیک Pomodoro می‌تواند در حوزه مهارت‌های مدیریت زمان کمک کند که لیست کارهای خود را در قسمت‌های ۲۵ دقیقه‌ای بررسی کنید و بین هر دوره استراحت کوتاهی داشته باشید و پس از تکمیل چهار استراحت طولانی‌تر. این تکنیک تمرکز محدود را با استراحت‌های مکرر متعادل می‌کند، فشار ذهنی را کاهش می‌دهد و انگیزه را حفظ می‌کند.
اگر ترجیح می‌دهید که سرعت خود را تنظیم کنید، تایم باکس این امکان را می‌دهد زمان‌های مختلف را مسدود کنید. از گزارش زمان خود در مرحله شماره ۱ استفاده کنید که تخمین بزنید که یک فعالیت چقدر طول می‌کشد.
هنگامی که زمان تعیین شده را صرف آن کار کردید، به فعالیت مهم بعدی بروید. هنگامی که این پارامترها را در اختیار داشته باشید، خواهید دید که بهره وری سر به فلک می‌کشد و لیست کارهایتان کاهش می‌یابد. به این ترتیب می توانید به موفقیت دست پیدا کنید.
مهارت‌های مدیریت زمان و تایم باکس
۷. ایجاد استراحت
یکی از لذت‌بخش‌ترین نکات مهارت‌های مدیریت برای کار استراحت‌ها است که در بخشی از برنامه خود قرار دهید. وقتی کاری را به پایان می‌رسانید، به خود فرصت نفس کشیدن بدهید. استراحت‌های کوتاهی برای شارژ داشته باشید، چه پیاده روی کوتاه، بازی پینگ پنگ، کمی مدیتیشن و غیره.
۸. نه گفتن را یاد بگیرید
اگر نه گفتن را تمرین نکنید، هرگز یاد نخواهید گرفت که چگونه زمان را در محل کار مدیریت کنید. مهارت‌های مدیریت زمان گاهی کوتاه ولی سخت پذیر برای خود فرد است.
مهارت‌های مدیریت زمان و نه گفتن
واقعاً می‌دانید که برای چه چیزی وقت دارید، بنابراین اگر برای تمرکز بر کارهای مهم‌تر نیاز به رد درخواست دارید، در انجام آن تردید نکنید. اگر پروژه‌ای را انجام می‌دهید که مشخصاً به جایی نمی‌رسد، از رها کردن آن نترسید.
به جای انجام کارهای زیادی که ارزش کمی دارند یا بدون ارزش هستند، کارهای کمتری را انجام دهید که ارزش بیشتری ایجاد می‌کند. قانون ۸۰/۲۰ را به خاطر داشته باشید. ۸۰ درصد خروجی شما از ۲۰ درصد ورودی‌هایتان می‌آید. تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنید.
اگر نمی‌توانید نه بگویید، آن را محول کنید. در حالی که تفویض اختیار می‌تواند یک مهارت سخت برای یادگیری باشد، می‌تواند برای مدیریت زمان شخصی معجزه کند. در حقیقت تیمی با استعداد را تشکیل داده‌اید، بنابراین وظایفی را که می‌توانید انجام دهید، مشخص کنید.
۹. سازماندهی
برای اثر بخشی مهارت‌های مدیریت زمان، این نکته باید در لیست کارهایتان قرار گیرد. اگر انبوهی از کاغذها روی میزتان پراکنده شده، پیدا کردن کاغذ مورد نیازتان مانند پیدا کردن سوزنی در انبار کاه خواهد بود. چیزهای کمی به اندازه اتلاف وقت با ارزش به دنبال اقلام نابجای ناامید کننده وجود دارد. ناگفته نماند که درهم و برهمی چقدر سخت می‌تواند باعث تمرکز شود.
مهارت‌های مدیریت زمان و سازماندهی
چیزهای کوچک تفاوت بزرگی ایجاد می‌کنند. ایجاد سیستم بایگانی برای اسناد اشتراک ایمیل‌هایی را که دیگر نیازی ندارید، لغو کنید. فقط ۱ بار باید این کار را انجام دهید، اما برای همیشه از مزایای آن برخوردار خواهید شد.
در حقیقت چیزهای قدیمی که دیگر در زندگی کاری و فردی به دردتان نمی خورد از برنامه ریزی حذف کنید.
۱۰. از بین بردن عوامل حواس پرتی
از مهم ترین کارها در موضوع مهارت‌های مدیریت زمان حذف نکات اضافه است. رسانه‌های اجتماعی، مرور وب، همکاران، پیام‌های متنی، پیام‌های فوری و حواس‌پرتی در محل کار می‌تواند نامحدود باشد. کلید مدیریت زمان شخصی، فعال بودن برای خلاص شدن از شر آنان است. در را ببندید تا وقفه‌ها را محدود کنید. همه برگه‌ها را ببندید به جز آن‌هایی که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنید.
اعلان‌های پیام رسانی را خاموش کنید و تماس‌های تلفنی شخصی خود را برای ناهار بگذارید. در حقیقت دورتان را به معنا واقعی کلمه برای رسیدن به نتیجه خلوت کنید.
مهارت‌های مدیریت زمان و حواس پرتی
قدم‌های کودکی بردارید. دو عامل اصلی خود را که حواستان را پرت می‌کنند، شناسایی و به مدت دو هفته روی غلبه بر آنها تمرکز انجام دهید. به یاد داشته باشید که خواب کافی، نوشیدن آب کافی و تغذیه سالم همگی می‌توانند کمک کنند که در طول روز کاری متمرکز بمانید. به خصوص زمانی که آن رکود بعد از ظهر فرا می رسد.
سخن آخر
برای مهارت‌های مدیریت زمان بهتر است که چندین نکته مختلف را در کنار یکدیگر انجام دهید. بدین ترتیب قادر هستید که به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید. البته نکته مهم دیگر در این مورد رعایت اصول خواهد بود. کار یا زندگی فرقی ندارد و رعایت اولیه ترین اصول از واجبات خواهد بود.