چگونه برای رشد کسب و کارمان جلسه کاری موفق و موثر برگزار کنیم
۲۵ تا ۵۰ درصد زمان مدیر، در انواع جلساتی سپری می شود که ممکن است جلسات دو نفره، جلسات کوتاه در راهرو یا هنگام ورود و خروج به دفتر یا جلسات رسمی تر و نشسته ای در اتاق مدیر یا اتاق کنفرانس باشد. متاسفانه پنجاه درصد زمان جلسات یا بیشتر از آن هدر می رود. جلسات زمان زیادی می برند و ارزش درازمدت کمی دارند. با این حال، از ابزار کلیدی مدیریت به حساب می آیند و باید به شکلی موثر از آن ها استفاده کرد تا بتوان به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کرد.
دوستان عزیز سایت پرورش افکار به همین منظور در این مقاله به بهترین راهکارها برای برگزاری جلسات کاری موثر اشاره کرده ایم، که مطمئنا با به کارگیری این روش ها می توانید به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنید. لطفا در ادامه با ما همراه باشید.
۱ – هزینه جلسه را محاسبه کنید
اطمینان حاصل کنید که دلیل خوبی برای برگزاری یا حضور در هر جلسه ای دارید. هر جلسه را یک سرمایه گذاری تجاری بدانید. هر جلسه را تحمیل هزینه بر زمان و دستمزد مدیر و کارمندان تلقی کنید. مجموع دستمزد ساعتی افراد حاضر در جلسات را محاسبه کرده و بدانید این مبلغی که سرمایه گذاری کرده اید، باید بازگشت مناسبی داشته باشد تا توجیه پذیر باشد.
اگر ده نفر با میانگین دستمزد ساعتی ۱۰۰ هزار تومان در جلسه حضور داشته باشند، هر جلسه یک ساعته یک میلیون تومان از حساب بانکی شرکت خارج می کند. اگر شخصی تمایل داشت که یک میلیون تومان را صرف پروژه ای کند و برای گرفتن تایید نزد شما می آمد، حتما می خواستید منافع انجام این کار را برای شرکت بدانید.
احتمالا قبل از تایید آن کمی در موردش فکر می کردید، حتی شاید قبل از این که با خیال راحت دستور چنین هزینه کردی را بدهید، درخواست می کردید که اطلاعات و جزئیات بیشتری را در اختیارتان قرار دهند. همین نگرش را نسبت به جلسات داشته باشید تا بتوانید به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنید.
۲ – از برگزاری جلسات غیر ضروری جدا اجتناب کنید
همیشه از خودتان بپرسید که اصلا برگزاری این جلسه لازم است؟ هرگاه جلسه ای غیر ضروری بود، ضروری است که آن را برگزار نکنید. اگر لازم نیست شخصا در جلسه ای حاضر شوید، حاضر نشوید. اگر در حال تدارک جلسه ای هستید، از خودتان بپرسید که حضور چه کسی در این جلسه حیاتی است و فقط آن افراد را دعوت کنید. افرادی که حضورشان لازم نیست را برای ایجاد احساس خوب یا مهم بودن در آن ها، دعوت نکنید.
۳ – دستور جلسه ای تهیه کنید
برای رسیدن به موفقیت در کسب و کارتان سعی کنید که برای هر جلسه دستور کار تعیین کنید و همیشه از دستور جلسه ای مکتوب پیروی کنید. موارد دستور کار را اولویت بندی کنید و اگر زمان کم آوردید، اول به مهم ترین موارد بپردازید. به عنوان هدایت کننده جلسه وظیفه دارید که بحث را در مسیر نگه دارید و کاری کنید که همه قبل از رفتن سراغ موضوعات دیگر، درباره موضوع قبل به جمع بندی برسند.
۴ – جلسات را به موقع شروع کرده و به پایان ببرید
اگر افرادی دارید که دیرکرد مزمن دارند، کمی بعد از شروع جلسه در را قفل کنید. یک استراتژی دیگر این است که فرض کنید شخصی که تاخیر دارد، اصلا نخواهد آمد و جلسه را شروع کنید. زمانی که جلسه شروع شد، اطمینان پیدا کنید، هنگامی که در جلسه هستید، به هیچ وجه مشکل یا مزاحمتی پیش نخواهد آمد.
مارشال گلد اسمیت در کتاب پرفروش خود با عنوان «آنچه شما را به اینجا رسانده، به آن جا نخواهد رساند» عنوان می کند که یکی از بزرگ ترین عیب های مدیر که موجب عدم موفقیت در کسب و کارها می شود، این است که آن ها تمایل به حکمرانی بر جلسات دارند.
از آن جایی که رئیس هستید، هنگام صحبت، همه به سخنان شما گوش می دهند. افراد در طول زمان متوجه خواهد شد که نباید چیزی بگویند یا مزاحم حرفتان نشوند؛ بلکه باید به شما اجازه دهند تا هر وقت که دلتان خواست درباره موضوع دلخواه تان حرف بزنید.
۵ – سعی کنید در طی جلسات سوالات بیشتری بپرسید
همواره در زمان برگزاری جلسات به خاطر داشته باشید که دو گوش و یک دهان دارید. بنابراین سعی کنید که از گوش ها و دهان خود به همان نسبت استفاده کنید. تا جایی که برایتان مقدور است سوالات بیشتری بپرسید و بیش تر از آن که سخن بگویید یا به دستور جلسه بپردازید، با دقت گوش دهید. از جلسه برای آشکار کردن بهترین اندیشه هریک از حاضرین در جمع استفاده نمایید. کاری که مطمئنا اگر دائما مشغول صحبت کردن باشید، میسر نخواهد شد.
شاید برایتان جالب باشد که بدانید بهترین و موثرترین جلساتی که شما را به سمت موفقیت در کسب و کارتان هدایت می کند، جلسات ایستاده هستند. شما حتی می توانید این نوع جلسات را در اتاق خودتان برگزار نمایید. فقط کافی است که هیچ کس ننشیند و هر چیزی که باید مورد بحث قرار بگیرد، فورا و به طور خلاصه مطرح شود تا همه بتوانند سراغ کارهای خود برگردند.
مطمئن باشید که برگزاری جلسات این چنینی به مراتب برای شما ساده تر خواهد بود. کافی است به همه حاضرین در جمع بگویید که برای صرفه جویی کردن در وقت و به این دلیل که می دانید همه کار دارند و بسیار گرفتارند، اجازه می خواهید که این جلسه را به صورت ایستاده برگزار کنیم. به این ترتیب می توانیم به تمام مسائل بپردازیم و هر چه سریع تر به کار بازگردیم.
از آن جایی که افراد مشغله زیادی دارند، خواهید دید که اگر زمان و مکان مناسب باشد، کارمندان از این نوع جلسات به شدت استقبال می کنند. همان طور که پیتر دراکر نویسنده مشهور در این باره می گوید: «اگر بیش از ۲۵ درصد از زمان مدیر در جلسات سپری شود، این قطعا نشان دهنده بی نظمی و نقص است که موجب عدم موفقیت در کسب و کارها خواهد شد.»