مدیریت زمان می‌تواند یکی از چالش‌های افراد در محل‌کار باشد. شاید به همین خاطر است که افراد و سازمان‌ها خیلی از اوقات در مدیریت صحیح و بهینه زمان مشکل دارند. این موضوع همیشه اهمیت بالایی داشته و در تمام مشاغل نیز حائر اهمیت است. بحران همه‌گیری ویروس کرونا و افزایش دورکاری کارکنان نیز بیش از پیش به اهمیت این موضوع افزوده است. مدیریت زمان را می‌توان یکی از اصلی‌ترین عوامل برای افزاد بهره‌وری شغلی دانست. در هرحال، فرقی نمی‌کند که دورکار باشید و یا اینکه طبق روال عادی در محیط کار حضور پیدا کنید، تکنیک‌های مدیریت زمان برای شما کاربرد خواهد داشت. برخی افراد مشغله خیلی بیشتری دارند و حتما باید از این روش‌ها استفاده کنند. در مجموع، فرقی نمی‌کند که کِی و کجا کار می‌کنید، تمام افراد و تیم‌ها باید راه‌هایی پیدا کنند که به سازماندهی و مدیریت کارهای روزانه آنها کمک کند. دقیقا در همینجا است که تکنیک‌های مناسب مدیریت زمان مطرح می‌شوند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان تعریف سختی و پیچیده‌ای ندارد، در واقع همه چیز در اسم آن مشخص است. اگر تا به حال با یک همکار قرار ملاقاتی تعیین کرده باشید، شما زمان خودتان را مدیریت کرده‌اید. اگر تا به حال به این نتیجه رسیده باشید که کاری ارزش صرف وقت و تمام کردن را ندارد، باز هم مدیریت زمان انجام داده‌اید. ولی چرا موضوعی به این سادگی اینقدر مهم است؟
چرا مدیرت زمان اهمیت دارد؟
یک روز کاری خوب و سازماندهی شده می‌تواند به کاهش سطح استرس و افزایش بهره‌وری کمک کند. وقتی افراد وظایف خود را به دقت برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنند، احساس اطمینان و اعتماد به نفس بیشتری برای انجام آن کار دارند. ارائه‌ی به موقع پروژه‌ها و وظیفه‌های محول شده به ایجاد اعتماد و احترام از سوی همکاران نیز کمک می‌کند.
مدیریت زمان تعادل زندگی شغلی شما را نیز بهبود می‌بخشد. این موضوعی بسیار ارزشمند برای سازمان‌ها است. چراکه کارکنانی که زندگی شغلی بهتری دارند، تا ۱۰ درصد بیشتر احتمال دارد که در شرکت خود باقی بمانند. علاوه بر این، مدیریت به‌خوبی می‌تواند به افراد کمک کند تا تعادل بهتری بین کار و زندگی شخصی خود نیز ایجاد کنند.
مدیریت زمان و کارمندان عملیاتی
بر اساس یافته‌های تحقیق جدیدی که در سال ۲۰۲۰ انجام شده بود، سازمان‌ها از به‌کارگیری مدیران عملیاتی مناسب غفلت می‌کنند و و این موضوع تا اندازه زیادی می‌تواند در تعهد شغلی، مشارکت و بهره‌وری کارکنان تاثیرگذار باشد.
بر اساس آمار، به‌نظر می‌رسد مدیران عملیانی در طول یک‌سال حدود ۹ هفته را به‌خاطر ارتباطات ضعیف از دست می‌دهند. تحقیق دیگری بیان دارد که مدیران عملیاتی حدود ۶۰ درصد زمان خود را به مدیریت کارهای اجرایی می‌پردازند و تنها ۱۰ درصد زمان خود را به مدیریت زمان و برنامه‌ها اختصاص می‌دهند.
این یافته‌ها حاکی از قطع ارتباط موثر بین مدیران عملیاتی و کارکنان آنها است. این موضوع می‌تواند به محدودیت‌های جدی در بهره‌وری و مدیریت زمان کارکنان عملیاتی نیز منجر شود. این مشکلات باعث می‌شود آنها نتوانند به تیم‌سازی، حل مشکلات و پیدا کردن مشکلات و پاسخگویی به مشتریان بپردازند.
مدیریت زمان و مشاغل نیمه حضوری
همه‌گیری کرونا و قرنطینه‌های مختلف باعث شده تا مشاغل نیمه‌حضوری نیز افرایش پیدا کنند. دورکاری زمان بیشتری را برای افراد آزاد کرده تا بتوانند تعادل بهتری بین زندگی شخصی و شغلی خود ایجاد کنند. بر اساس مطالعه‌ای که اخیرا در کشور انگلیس انجام شده بود، ۶۱ درصد از کارکنان معتقد بودند که دورکاری توانسته تعادل بهتری بین زندگی شخصی و شغلی آنها ایجاد کند.
ولی دورکاری و شغل‌های نیمه‌حضوری چندان عاری از ایراد هم نیست. کار کردن از محیط خانه ممکن است باعث محو شدن مرزهای بین محیط خانه و محیط کار شده و همین امر منجر به ایجاد استرس و فرسوگی شغلی شود. در همین راستا، دکتر پتروس چاماکیوتیس، دانشیار مدیریت در دانشگاه کسب و کار ESCP، مادرید می‌گوید: بر اساس تحقیقات، به نظر می‌رسد که دورکاری پیچیدگی و مسئولیت بیشتری را برای هر کارمند ایجاد می‌کند.
دادن آزادی بیشتر به کارمندان برای سازماندهی و مدیریت زمان خود می‌تواند راهکاری مناسب برای مواجه شدن با این چالش باشد. از منظر کارکنان، انعطاف زمان کاری باارزش‌ترین مزیت دورکاری است. بنابراین، بهتر است آزادی اختیار و عمل بیشتری به تیم‌های خود داده و در عین حال از ترکیبی از ابزارها استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید کار خود را به‌خوبی انجام داده و یا اینکه بیش از حد زمان صرف نمی‌کنند.
توانایی مدیریت زمان را چطور می‌توان تقویت کرد؟
قبل از اینکه بتوانید توانایی‌های مدیریت زمان خود و یا تیم خودتان را بهبود ببخشید، باید تشخیص دهید که چه زمانی مشکل وجود دارد.
نمونه‌های زیادی در این باره وجود دارد. یکی از واضح‌ترین مشکلات، از دست دادن مهلت‌ها است. اگر جزو آن دسته از افراد هستید که پروژه‌های خودتان را همیشه دیرتر از موعد تحویل می‌دهد، وقت آن است که آماده عمل شده و تکنیک‌های مدیریت زمان را یاد بگیرید.
پایین آمدن استانداردهای شغلی نیز یکی دیگر از نشانه‌هایی است که به‌کارگیری مدیریت زمان برای شما ضروری است. اگر اعضای تیم شما همیشه دیر، با تاخیر، خسته و آشفته در جلسات حاضر می‌شوند، احتمال دارد که تحت فشار زمان باشند.
هنگامی که در تنگنا زمانی قرار داشته باشیم، روحیات ما هم دستخوش تغییر می‌شود. خیلی از افراد کم‌حوصله و پرخاشگر می‌شوند. افزایش احساس استرس، آشفتگی، اضطراب و خستگی هم می‌تواند جزو همین مثال‌ها باشد.
طرح مشکل در مورد مدیریت زمان
هیچکدام از مشکلات مربوط به مدیریت زمان ماهیتی یکسان ندارند. بنابراین، ارتباطات شغلی مناسب می‌تواند کلید حل این مشکلات باشد. اگر یکی از اعضای تیم در مدیریت زمان خود به مشکل برخورده است، احتمالاً یکی از شرایط زیر را تجربه می‌کند:
- فشار و حجم‌کاری آنها آنقدر بالا است که نمی‌توانند تمام آنها را زمان‌بندی و برنامه‌ریزی کنند.
- در نحوه‌ی انجام کار مشکل دارند.
- ترکیبی از دو مشکل قبلی
اگر حجم کاری آنها خیلی بالا است. شاید بهتر باشد که در وظایف آنها تجدید نظر کرده و آنها را بین افراد بیشتری توزیع کنیم. ولی اگر در نحوه‌ی کار کردن و انجام دادن مسئولیت‌ها مشکل دارند، بهتر است زمانی را مجدداً صرف یادگیری و مدیریت زمان کنند.
۶ راهکار برای تقویت مهارت مدیریت زمان
۱- اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید
تمام وظایف شما یکسان نیستند. وقتی کارهای طول روز خودمان را سازماندهی می‌کنیم، طبعاً کارهای کوچک‌تر و یا کم اهمیت‌تری هم وجود دارند که آنها را باید در کنار فعالیت‌های اصلی روزانه انجام دهیم. اولویت قدم برای بهبود مدیریت زمان، این است که برنامه‌های خودتان را اولویت‌بندی کنید. وقتی که در مورد فعالیت‌های اصلی و مهم‌تر خود تصمیم‌گیری کردید، برنامه‌زمانی خود را بر محور آنها تنظیم کنید. با استفاده از این تکنیک ساده می‌توانید بهره‌وری خودتان را افزایش دهید.
۲- «نه گفتن» را یاد بگیرید
همه‌ی ما باید یاد بگیریم مرزهایی را تعیین کنیم که در حفظ سلامت زندگی کاری و شخصی به ما کمک کنند. اگرچه موافقت و «بله گفتن» به همکارها شاید وسوسه‌انگیز به نظر برسد، ولی کار مفیدی نیست و می‌تواند بهره‌وری شما را کاهش دهد. این موضوع برای افراد تازه‌کار بیشتر صدق می‌کند. آنها هنوز به‌خوبی با محیط جدید آشنا نشده‌اند و مخالفت کردن با سایر همکاران برای آنها دشوارتر است. اگر به‌خوبی زمان خودتان را برنامه‌ریزی کرده و به هرکدام از وظایف و فعالیت‌های خود زمانی منطقی را اختصاص داده باشید، قبول کردن وظایف و پروژه‌های اضافی کاری کاملاً اشتباه است و باید با آن مخالفت کنید. از سوی دیگر، یادتان باشد شما در محیط کار تنها نیستید. همانطور که پیشنهاد همکاری به شما شده است، شما هم می‌توانید بابت بخشی از کارهای خود از کسی کمک بگیرید.
۳- صبح زود بیدار شوید
هرچه صبح زود را زودتر آغاز کنید، فرصت بیشتری برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی خواهید داشت. با این کار شما می‌توانید به آرامی و به دور از استرس روزتان را آغاز کرده و برای تمام کارها برنامه‌ریزی کنید. هرچه فاصله کمتری تا ضرب‌العجل‌ها داشته باشید، استرس شما بیشتر شده و زمان‌بندی و بهره‌وری هم کاهش پیدا می‌کند. در ساعات اولیه صبح بهترین زمان برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای کل روز است. با این کار احتمالاً زمان کافی برای مواجه شدن با رویدادها و مشکلات خارج از انتظار را نیز خواهید داشت.
۴- واقع‌گرا باشید
گاهی اوقات افراد خودشان را بی‌دلیل درگیر استرس و فشار کاری می‌کنند تا تحت هر شرایطی کارشان را در موعد مقرر تمام کنند. از سوی دیگر، بهترین برنامه‌ریزها به خوبی می دانند که گاهی اوقات مشکلاتی ایجاد شده و باعث می‌شوند کار بیش از حد انتظار طول بکشد. برای اینکه بتوانید روی کارتان متمرکز بمانید، باید در فواصل خاصی به خودتان استراحت دهید. انجام کارهای ساده و کوچک‌تر در این تایم استراحت می‌تواند تکنیک هوشمندانه‌‌ای باشد. از این زمان‌ها استراحت همچنین می‌توانید برای صحبت با همکاران و یا پرسش و نظرخواهی در مورد مشکل ایجاد شده استفاده کنید. در هرحال، اینکه تمام طول روز با استرس فراوان سعی کنید روی کارتان متمرکز باشید، بازدهی و بهره وری خوبی ندارد؛ در طول روز ضروری است که ساعاتی دست از کار بکشید و استراحت کنید.
۵- جلوی اتلاف وقت و فعالیت‌های بیهوده را بگیرید
برخی فعالیت‌ها در ذات خود اتلاف‌کننده وقت هستند. حتماً سعی کنید این فعالیت‌ها را شناسایی کرده و از آنها اجتناب کنید. جلسات کاری برنامه‌ریزی نشده یکی از بهترین مثال‌ها و ممکن است وقت و انرژی زیادی از شما بگیرند. طبق تحقیق انجام شده توسط موسسه Doodle، این جلسات در کشور ایالات متحده هرساله حدود ۳۳۹ میلیارد دلار هزینه برمی‌دارند! هنگام برنامه‌ریزی جلسات کاری دقت کنید که یک دستورالعمل مشخص داشته باشید، در مورد تمام مسائل مورد نیاز بحث و گفتگو کنید و کار را سریع‌تر تمام کنید. به عبارت دیگر، درگیر حواشی نشده و اجازه ندهید این جلسات وقت شما ر تلف کنند.
۶- استراتژی‌های مختلف را بررسی کنید
هیچ روش مشخصی برای مدیریت زمان تمام افراد وجود ندارد. روشی که برای برخی افراد به خوبی کار می‌کند و عملکردی عالی دارد، ممکن است برای برخی دیگر اصلاً مفید نباشد. خوشبختانه استراتژی و تئوری‌های مختلفی برای این کار وجود دارد که از آنها می‌توانید بهره بگیرید. شما حتی می‌توانید هرکدام از این روش‌ها را برای یک هفته امتحان کنید و سپس نتایج را با یکدیگر مقایسه کنید. برخی از روش‌ها برای استفاده شخصی مناسب است و برخی دیگر نیز بیشتر برای کار تیمی مناسب هستند. در هرحال، توصیه ما این است که چند مورد از این تکنیک‌ها را استفاده و سپس یکی را انتخاب کنید.
بهترین تکنیک و استراتژی مدیریت زمان کدام است؟
همانطور که بیان شد، روش‌های بسیار مختلفی برای انجام این کار وجود دارد. در ادامه برخی از آنها را معرفی می‌کنیم.
تکنیک پومودورو
در میان تکنیک‌های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو (Pomodoro) بسیار ساده است. کار/وظیفه/تکلیف مورد نظرتان را انتخاب کنید، زمان‌سنج را روی ۲۴ دقیقه تنظیم کنید و سپس کارتان را شروع کنید. وقتی ۲۵ دقیقه تمام شد، پیشرفت خودتان را یادداشت یا علامت‌گذاری کرده و بین ۳ الی ۵ دقیقه استراحت کنید. هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه‌ای، یک پومودورو نامیده می‌شود. بعد از ۴ پومودورو، می‌توانید برای مدت زمان بیشتری، یعنی حدود ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.
اگر کارتان را قبل از اتمام این ۲۵ دقیقه تمام کردید، از زمان اضافه برای مرور کار و یا انجام کارهای ساده و کم‌اهمیت‌تر استفاده کنید. البته این امکان را دارید که زمان را کمی شخصی سازی کنید. شاید به این نتیجه برسید که بهتر است که هر کدام از این بازه‌های زمانی برای شما طولانی‌تر باشد. اگر چنین تصمیمی گرفتید، یادتان باشد که مدت زمان استراحت‌ها را هم طولانی‌تر کنید.
این روش به‌خصوص برای افرادی مناسب است که وظایف و کارهای آنها متعدد ولی کوتاه است. برای مثال در هر بازه ۲۵ دقیقه‌ای می‌توانند یکی از کارها را انجام داده، کم استراحت کنند و سپس کار دیگری را شروع کنند.
تکنیک مدیریت زمان ALPEN
روش ALPEN به‌جای کمک به انجام یک یک کار، به شما کمک می‌کند تا کل روز کاری خودتان را برنامه‌ریزی کنید. این روش در برنامه‌ریزی روزانه و عملی و همچنین تنظیم اولویت‌ها به افراد کمک می‌کند. نکته جالب و مهم‌تر این است که این روش تنها ۵ دقیقه از زمان شما را در طول روز می‌گیرد. نام ALPEN در واقع مخفف نام ۵ فعالیت اصلی است:
A (Activities and Tasks) – فعالیت‌ها و وظایف
در این مرحله، تمام کارهایی که دارید را یادداشت کنید. فرقی نمی‌کند این کارها و یا وظایف چقدر بزرگ و یا کوچک هستند. تمام آنها را بنویسید.
L (Length o time) – مدت زمان
در این مرحله سعی کنید تخمین بزنید که برای انجام هرکدام از این کارها به چقدر زمان احتیاج دارید
P (Plan for Buffering) – برنامه‌ریزی برای متعادل کردن
یک برنامه‌ریزی عملی و مناسب باید واقع‌گرایانه باشد. زمان‌هایی که در مرحله قبل تخمین زدید احتمالاً خیلی خو‌شبینانه اعلام شده باشند. شاید هم در تخمین زمان اشتباه کرده باشید. خیلی اوقات هم کارهایی خارج از برنامه برای شما ایجاد می‌شود. بنابراین، در این مرحله‌ی بعد باید تخمین‌های خود را متعاد‌ل‌تر و واقع‌گرایانه‌تر کنید. برای مثال، حدود ۲۰٪ زمان را برای حل مشکلات احتمالی و ۲۰٪ هم برای استراحت و صحبت با همکاران در نظر بگیرید. در کل، چیزی حدود ۴۰ درصد زمان را برای احتیاط در نظر داشته باشید
E (Establishing Priorities) – اولویت‌بندی
در این مرحله احتمالاً با لیستی طولانی از کارها و زمان‌بندی‌ها رو‌به‌رو باشید. انجام دادن تمام این موارد شاید ممکن نباشد، بنابراین باید آنها را اولویت‌بندی کرده و تنها برخی را انتخاب و انجام دهید. انتخاب بین گزینه‌های مختلف لیست را می‌توانید بر اساس دو معیار اهمیت و ضرورت انجام دهید. ماتریکس زیر هم می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری کمک کند:
کدام کارها هم مهم و هم فوری هستند؟ آنها را انجام دهید
کدام کارها مهم هستند ولی فوریت ندارند؟ آنها را بعدا انجام دهید
کدام کارها فوری هستند ولی چندان مهم نیستند؟ آنها را به فرد دیگری بسپارید یا اینکه در میان کارها خودتان انجام دهید
کدام کارها نه مهم و نه ضروری هستند؟ آنها را حذف کنید.
N (Note Taking) – یادداشت برداری
در مرحله‌ی آخر باید به خودتان بازخورد دهید. این بازخورد به شما کمک می‌کند تا ایرادات برنامه‌ریزی خود را متوجه شده و یا اینکه کارهای باقی مانده را برای روز بعد برنامه‌ریزی کنید. در واقع، ایده هوشمندانه این است که زمانی که یادداشت‌های مربوط به یک روز را می‌نویسید، برنامه مدیریت زمان ALPEN فردا را هم در عین حال تنظیم کنید.
تکنیک ALPEN علیرغم مزایای مختلف، معایبی هم دارد. این روش بیشتر برای فعالیت‌های شخصی مناسب است و به‌کارگیری آن برای گروه‌ها و تیم‌ها ممکن نیست. از سوی دیگر، در نظر گرفتن ۴۰ درصد زمان اضافه خیلی از اوقات بیش از نیاز است.
تکنیک ظرف تُرشی
تکنیک ظرف ترشی یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان است. تصور کنید که قصد دارید یک ظرف ترشی را با چند قلوه‌سنگ، مقدری ماسه و شن پر کنید. بهترین حالت چیست؟ اگر ظرف را در ابتدا با شن و ماسه پر کنید، دیگر قلوه‌سنگ‌ها در ظرف جا نمی‌شوند. بهترین کار این است که قلوه‌سنگ‌ها را در ظرف قرار داده، ماسه‌ها را روی آن بریزید و در انتها هم شن‌ها را اضافه کنید. این صحبت‌ها چه ارتباطی با مدیریت زمان دارد؟ تمام این موارد استعاره هستند.
ظرف ترشی استعاره از زمان، قلوه سنگ‌ها استعاره از کارهای اصلی و مهم، ماسه‌ها همان کارهای کوچک و شن هم تفریحات ما است. حالا این تکنیک معنا بیشتری پید می‌کند.
شن نشان‌دهنده تفریحات، تماس‌های تلفنی، چت کردن، گوش کردن به موسیقی، ایمیل زدن، بررسی شبکه‌های اجتماعی و یا سایر فعالیت‌هایی هستند که حواس شما را از کار اصلی پرت می‌کنند.
ماسه‌ها همان کارهایی هستند که اهمیت کمتری دارند. ولی بخشی از وظایف شما بوده و در طول روز باید آنها را نیز انجام دهید.
در انتها، قلوه سنگ‌ها قرار دارند که همان وظایف اصلی، بااهمیت و فوری شما هستند. با تمام این توضیحات، این روش چطور کار می‌کند؟
الف) چند کار اصلی را برای هر روز انتخاب کنید
ب) چند کار کوچک و کم‌اهمیت‌تر را هم انتخاب کنید که در میان همان کارهای اصلی انجام دهید
ج) در انتها مقداری شن (تفریح) هم به کارهای خودتان اضافه کنید
ابزارهای مدیریت زمان
امروزه طیف وسیعی از ابزارهای آنلاینی وجود دارند که در مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند. خیلی از آنها امکانات جانبی جابی هم ارائه می‌کنند. به‌عنوان مثال، افراد یک تیم را در یک محیط اضافه می‌کنید و یا اینکه وظیفه خاصی را از طریق همین اپلیکیشن‌ها به همکارتان محول می‌کنید. این ابزارهای آنلاین بسیار متنوع هستند؛ هم نسخه‌های ساده و هم نسخه‌های پیچیده و پیشرفته آنها را می‌توانید انتخاب کنید.