به گفته تونی رابینی: «افراد موفق سؤالات بهتری می‌پرسند و در نتیجه جواب‌های بهتری می‌گیرند.» منظور او این است که سؤالات ما نشان می‌دهند دیدمان نسبت به جهان چگونه است. به عنوان یک مشاور تولید یکی از مهم‌ترین سوالاتی که از مراجعه کنندگان خود می‌پرسم این است که مهم‌ترین مرحله در اولویت‌بندی اهداف چیست؟
هر مدیری می‌داند چگونه هدف تعیین کند، اما همه نمی‌دانند چگونه آن‌ها را به بهترین شکل تنظیم کنند. در واقع بسیاری هدف گذاری را با رویا پردازی اشتباه می‌گیرند. رویاپردازی هیچ اشکالی ندارد؛ اما همان‌طور که ناپلئون هیل می‌گوید: «وقتی برای رسیدن به یک هدف زمان مشخصی تعیین نشود، تنها یک رویاست.»
هدف گذاری یک هنر است. ایده‌های مبهم ذهن ما یا فهرست کارهایی که می‌خواهیم انجام دهیم، هدف نیستند. هدف گذاری برنامه مشخصی دارد که در طول زمان شانس موفقیت ما را بالا می‌برد. به گفته برایان تریسی عدم برنامه‌ریزی مساوی است با برنامه‌ریزی برای شکست.
برای هر کسی که واقعا می‌خواهد موفق شود، تسلط به هنر هدف گذاری الزامی است. خوشبختانه این کار نه تنها سخت نیست، بلکه خیلی هم آسان است. در ادامه چند نمونه از هدف گذاری‌های افراد را بررسی می‌کنیم و به این سوال که مهم‌ترین مراحل در اولویت‌بندی اهداف کدام اند، پاسخ می‌دهیم.
روش آیوی لی
مدیر عاملان با این نام آشنا هستند. او روش خود را به خیلی‌های دیگر از جمله چارلز م شاب مدیرعامل شرکت فلز بتلهم یاد داد و در آخر مقدار زیادی دستمزد در قبال یاد دادن این استراتژی دریافت کرد. روش لی به شکل زیر بود:
- در آخر هر روز کاری ۶ مورد از مهم‌ترین کارهایی را که در روز بعد می‌خواهید انجام دهید را یادداشت کنید.
- به ترتیب اولویت آن‌ها را مرتب کنید.
- فردای آن روز به محض اینکه سر کار رفتید روی مورد اول کار کنید و تا زمانی که تمام نشده است، دست از کار نکشید.
- در هر روز کاری این روند را تکرار کنید.
نکته این روش در دولایه بودن آن است. اکتفا کردن به تنها ۶ هدف برای این است که ما تنها روی اهداف مهم تمرکز کنیم و ترتیب اولویت آن‌ها به این دلیل است که بتوانیم مهم‌ترین کار را اول از همه به انجام برسانیم.
روش جیم ران
جیم ران استاد ساده کردن کارها بود و تکنیک اولویت بندی اهداف او نیز به همه شکل است. این روش از یک فرآیند چهار مرحله‌ای تشکیل شده است.
- تصمیم بگیرید چه می‌خواهید.
- آن‌ها را روی یک تکه کاغذ بنویسید و به صورت لیست در بیاورید.
- تاریخ روزی را که انتظار دارید به آن هدف برسید را در کنار هر مورد یادداشت کنید.
- سرکار بروید و با انجام دادن هر یک از کارها آن‌ها را از لیست خط بزنید.
همان‌طور که می‌بینید این روش بسیار ساده بوده و نکته آن در مشخص کردن چیزی که واقعاً می‌خواهید است.
تکنیک WOOP
این عبارت متشکل از چهار کلمه آرزو، ((wish نتیجه، ((outcome مشکل، (obstacle) و برنامه ((plan است.
آرزو: اهدافی هیجان انگیز، چالش برانگیز و واقعی داشته باشید.
نتیجه: خودتان را در موقعیتی تصور کنید که به آن هدف رسیده‌اید، احساس رسیدن به آن را تجسم کنید.
مشکل: هر مانع یا مشکلی را که ممکن است سر راه شما قرار بگیرد شناسایی کنید.
برنامه: برنامه‌ای برای حل مشکلات تهیه کنید.
هیچ چیز هرگز کاملا طبق برنامه پیش نمی‌رود، اما مشکل اینجاست که مردم فکر می‌کنند همه چیز قرار است بدون مشکل انجام شود. مشکلات اجتناب ناپذیرند و به دنبال آن هرج و مرج پیش می‌آید. به این علت مرحله چهارم این تکنیک بسیار مهم است. داشتن برنامه‌ای جامع برای مواجه شدن با مشکلات خیلی به شما کمک می‌کند و از استرس شما می‌کاهد.
تکنیک SMART
این اولین تکنیکی است که من با آن آشنا شدم و برای افراد تازه‌کار بسیار کاربردی است. کلمه اسمارت سرواژه کلمات مشخص، (specific) قابل اندازه‌گیری، (measurable) قابل دستیابی، (attainable) مناسب (relevant) و محدود به زمان (time-bound) است.
مشخص: شما دقیقا می‌دانید هدفتان چیست.
قابل اندازه گیری: برای هدفتان می‌توان اندازه تعیین کرد و آن را دنبال کرد.
قابل دستیابی: هدف شما واقعی و قابل دستیابی است.
مناسب: هدفتان برای شما الهام بخش است.
محدود به زمان: شما برای هدف خود محدودیت زمانی دارید.
نکته این تکنیک دنبال کردن اهدافی است که مشخص و قابل اندازه گیری‌اند. این مسئله باعث می‌شود ذهنیت شما طوری تنظیم شود که در زمانی مشخص کاری را با نظارت کامل به انجام برسانید.
تکنیک HARD
از کلمات قلب ,(heartfelt) زنده (animated)، لازم (required) و سخت (difficult) تشکیل شده است. برخلاف تکنیک قبلی که روی اهداف واقعی تمرکز داشت، این شیوه به منظور به چالش کشیدن شما طراحی شده است. این روش شمارا از منطقه امنتان بیرون می‌کشد و به سمت محدودیت‌هایتان هول می‌دهد.
بنابراین مراحل تکنیک هارد ممکن است برای افراد تازه کار چندان مناسب نباشد؛ اما به محض این که از سایر روش‌های گفته شده استفاده کردید و به نتیجه رسیدید می‌‌توانید از روش هارد به عنوان برگ برنده خود استفاده کنید.
احساس قلبی: همه اهداف شما باید وابستگی احساسی داشته باشند.
زنده: خودتان را در جایگاهی ببینید که به آن هدف رسیده‌اید و تصویر واضحی از رسیدن به آن هدف تصور کنید.
لازم: رسیدن به اهدافتان را ضروری بدانید.
دشوار: اهدافی داشته باشید که انعطاف پذیری شما را محک بزنند و برای شما چالش ایجاد کنند.
روش برایان تریسی
برایان تریسی هدف گذاری و اولویت بندی اهداف را در شش مرحله می‌بیند
- یک برگه کاغذ تمیز بردارید و بالای آن کلمه اهداف را به همراه تاریخ امروز بنویسید.
- لیست ده هدفی را که می‌خواهید امسال به آن‌ها برسید را بنویسید.
- هر هدف باید با کلمه من شروع شده و با یک فعل ادامه پیدا کند.
- همه اهدافتان را به زمان حال بنویسید، جوری که انگار همین حالا هم به آن‌ها رسیده‌اید.
- جملات باید مثبت باشند.
- اهداف را برای شغل خود، زندگی شخصی، وضعیت مالی و سلامتی بنویسید.
شاید متوجه شده باشید که بسیاری از موارد این تکنیک‌ها با یکدیگر یکسان هستند. پس بالاخره مهم‌ترین قدم‌ها در اولویت‌بندی اهداف چیست؟ در جواب این سوال باید گفت همه چیز از آنجا شروع می‌شود که از خود می‌پرسید «چرا؟»
همان‌طور که مارتین لوترکینگ در سخنرانی مشهور خود گفت من یک رویا دارم نه اینکه بگوید من یک برنامه دارم. او برای آینده یک دیدگاه داشت و این دید به او برای تغییر یک ملت الهام داد و این هدف نه تنها برای او بلکه برای همه نیز مشخص بود.
صرف نظر از اینکه از کدام تکنیک استفاده می‌کنید، باید بفهمید که چرا دارید آن کار را انجام می‌دهید. رسیدن به اهداف بزرگ نیازمند تلاش بسیار است، به همین علت است که تنها درصد کمی از مردم به اهداف خود می‌رسند.
سخن پایانی
مدیر عاملان و تمامی افراد مسئول اهمیت هدف گذاری و اولویت بندی اهداف را درک می‌کنند، اما خیلی از آن‌ها برای نوشتن اهدافشان روی کاغذ وقت نمی‌گذارند.
ایده‌هایی که در سر دارید همان جا باقی می‌ماند و تنها زمانی اتفاق می‌افتند که درست جلوی چشم ما قرار بگیرند. زمانی که آن‌ها نوشته شوند برای ما واقعی‌تر به نظر می‌آیند و تنها آن موقع است که می‌توانیم بفهمیم کدام هدف مهم‌تر از دیگری است و چرا باید اولویت ما باشد.