چطور زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنیم
شاید برایتان جالب باشد که بدانید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه است، تا بتوانید از آن به عنوان دستور کار روزانه خود استفاده کنید. تمام کسانی که مدیران زمان موفقی هستند، روی کاغذ فکر می کنند و بر اساس یک فهرست روزانه کارها و وظایف خود را اجرایی می کنند.
افراد موثر مانند خلبانی که قبل از هر پرواز چک لیست خود را کنترل می کند، قبل از شروع روز، چند دقیقه را به نوشتن فهرست کارهای روزانه خود اختصاص می دهند، به همین دلیل به موفقیت در کسب و کار و تمام ابعاد زندگی خود دست پیدا می کنند. بهترین زمان برای تهیه فهرست، شب قبل است. به این خاطر که ذهن ناخودآگاه شما در زمان خواب بتواند روی فهرستی که تهیه کردید، کار کند. وقتی صبح بیدار می شوید، اغلب ایده ها و دیدگاه هایی در ذهن دارید که برای دستیابی به مهم ترین اهداف فهرست به شما کمک می کند و با این روش است که می توانید به موفقیت در کسب و کار و زندگی خود دست پیدا کنید.
آخرین کاری که انتهای هر روز باید انجام دهید این است که برای روز بعد برنامه ریزی کنید. در مطالعه بیش از پنجاه مدیر بسیار اثربخش، ۴۹ نفر از آن ها گفتند که بهترین سیستم مدیریت زمانی که تاکنون یافته اند یک برگ کاغذ ساده بوده است که قبل از شروع کار، مواردی که باید انجام شود را روی آن می نوشتند.
بهتر بخوابید
بعضی ها شب ها خیلی بد می خوابند، زیرا نگران فراموش کردن کارهایی هستند که روز بعد باید انجام دهند. اگر قبل از این که بخوابید فهرستی تهیه کنید و همه برنامه های خود را برای روز کاری بعد بنویسید، خیلی بهتر می خوابید و سر حال تر از خواب بیدار می شوید.
طبق نظر متخصصین مدیریت زمان، تهیه فهرستی از کارهای روزانه حدود ۱۲ دقیقه طول می کشد. اما این فهرست با افزایش بهره وری باعث صرفه جویی ۱۰ برابری در وقت می شود. ۱۲ دقیقه ای که صرف تهیه فهرست روزانه می شود، مطمئن باشید که بازپرداخت ۱۲۰ دقیقه ای یا افزایش بهره وری دو ساعته را برایتان به همراه دارد و در درازمدت موجب رسیدن به موفقیت در کسب و کارتان می شود.
روش الف.ب.پ.ت.ث
زمانی که فهرستی از تمام کارهای روزانه بعد تهیه کردید، آن را با استفاده از روش الف.ب.پ.ت.ث سازماندهی کنید. مهم ترین واژه در مدیریت زمان، عواقب است. اهمیت هر کاری بر اساس عواقب احتمالی انجام دادن یا ندادنش تعیین می شود. وقتی اولویت هایی برای خود تعیین می کنید، هر کاری را با این اصل بسنجید و همیشه کاری را در اولویت قرار دهید که بزرگ ترین عواقب را به دنبال دارد. اینجاست که روش الف.ب.پ.ت.ث بسیار مفید خواهد بود.
این تمرین را با تهیه فهرستی از کارهای روز بعد آغاز کنید. سپس قبل از این شروع کار در کنار هر مورد الف، ب، پ، ت یا ث بگذارید. مورد الف کاری است که باید حتما آن را انجام دهید. این مورد کار بسیار مهمی است که انجام دادن یا ندادنش عواقبی جدی در پی خواهد داشت. کنار مواردی که حتما همان روز باید انجام شوند، الف بگذارید.
موارد ب شامل مواردی است که بهتر است انجام شوند. انجام دادن یا ندادنشان عواقب کمتری دارد، اما اهمیت آن ها به اندازه موارد الف نیست. قانون این است که تا وقتی یکی از موارد الف باقی مانده است، نباید به سراغ موارد ب بروید. انجام دادن موارد پ خوب است، اما هیچ گونه عواقب مثبت یا منفی ندارند. گفتگو با همکار، خوردن یک فنجان چای بیشتر یا چک کردن ایمیل کارهایی است که انجام آن ها خوب است و اغلب خوشایند و لذت بخش هستند، اما انجام دادن یا ندادن آن ها هیچ عواقب و اثری در میزان اثربخشی کاری شما ندارد.
اتلاف وقت کارها را خراب می کند
موسسه رابرت هف اینترنشنال تخمین می زند که ۵۰ درصد زمان کار صرف فعالیت های پ می شود، کارهایی که هیچ فایده ای برای کسب و کار ندارند. هر فردی مخلوق عادات است. افراد موثر عادات خوبی برای خود ایجاد کرده و آن ها را به ارباب خود تبدیل می کنند. افراد غیر موثر تصادفا عادات بدی برای خود ایجاد می کنند و سپس همان عادات بد کنترل زندگی شان را در دست می گیرد.
بسیاری از افراد عادت دارند به محض رسیدن به محل کار به کارهای وقت تلف کن، کم ارزش و بی ارزش بپردازند. آن ها به محض رسیدن به محل کار، کسی را پیدا می کنند تا با او گپ بزنند، روزنامه بخوانند، ایمیل خود را چک کنند، چای بنوشند و در تمام طول روز وقت خود را تلف کنند.
اما هر کاری را که مدام انجام دهید، به زودی به عادت تبدیل می شود. متاسفانه اکثریت بزرگی از افراد شاغل عادت دارند قسمت اعظم وقتشان را برای انجام کارهایی هدر دهند که هیچ کمکی به کسب و کار یا زندگی شان نمی کند. بنابراین اگر می خواهید به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنید، اجازه ندهید که این اتفاق برای شما هم بیفتد.
کارتان را برنامه ریزی کنید و روی آن کار کنید
هرگز کاری را که در فهرست ثبت نشده، انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدیدی پیش آمد، آن را در فهرست خود بنویسید و قبل از شروع کار روی آن، اولویتی برایش تعیین کنید. اگر ایده ها و کارهای جدید را ننویسید و در عوض به تقاضای بی وقفه برای گرفتن وقت خود واکنش و پاسخ دهید، به سرعت کنترل روز خود را از دست داده و در نهایت می بینید که اکثر وقتتان را برای کارهای کم ارزش و بی ارزش هدر داده اید.
هر سیستم مدیریت زمانی بهتر از این است که اصلا مدیریت زمان نداشته باشید. در حال حاضر اپلیکیشن های زیادی برای گوشی های همراه وجود دارد که امکان مدیریت زمان را برای شما فراهم می آورد. همچنین سیستم های مدیریت زمانی وجود دارد که می توانید آن ها را بر کامپیوتر خود نصب کنید. می توانید یک سیستم مدیریت زمان مکتوب را با خود حمل کرده و آن را مدام به روز کنید.
فقط این نکته را به یاد داشته باشید که در دنیای کار، تنها چیزی که باید بفروشید، وقتتان است. پس اطمینان حاصل کنید که وقت خود را بر ارزشمندترین و مهم ترین کارهایی متمرکز کرده اید که می توانند بیشترین کمک را به موفقیت در کسب و کار شما کنند.
فهرست کارهایی که نباید انجام دهید
درست همان طور که به فهرست وظایف خود برای هدایت کسب و کارتان در طول روز نیاز دارید، به فهرست کارهای غیر لازم هم نیاز دارید تا در مسیر بمانید. این ها همان کارهایی هستند که از قبل تصمیم گرفته اید در صورت پیش آمدن انجامشان ندهید، حتی اگر بسیار وسوسه انگیز باشند. بنابراین به کارهایی که به ارزش والای زمان شما لطمه می زنند، نه بگویید.
نه بهترین واژه برای صرفه جویی زمان در دنیای مدیریت زمان است. هنگامی که استفاده از این واژه را آغاز کنید، گفتن آن راحت تر و راحت تر می شود. به یاد داشته باشید که مردم بزرگترین وقت تلف کن ها هستند. وقتی از شما می خواهند کاری برایشان انجام دهید یا به طریقی به آن ها کمک کنید، از خودتان بپرسید «آیا در حال حاضر این ارزشمندترین نوع استفاده از زمانم هست؟» اگر پاسخ منفی بود، می توانید با احترام پاسخ دهید: «از درخواست شما متشکرم. اجازه دهید کمی در موردش فکر کنم و نگاهی به برنامه ام بیندازم. آن وقت به شما می گویم که کمکی از من ساخته است یانه!آن وقت به شما می گویم که کمکی از من ساهآآ»
بنابراین به خاطر داشته باشید که فقط وقتی می توانید کنترل زندگی تان را در دست بگیرید که انجام کارهای کم ارزش را متوقف کنید. همیشه کارهایتان بسیار بیشتر از آن چیزی است که از عهده اش برآیید. پس در قبلا آن ها نه بگویید، این واژه را زود و در اغلب موارد بگویید. زمانی که اصلا وقت نداشته باشید، همان موقعی است که کنترل زمان خود را به طور کامل در دست دارید.