چند راهکار ساده برای برنامه ریزی درست
یکی از اصلی ترین راه هایی که افراد را به موفقیت در زندگی نزدیک می کند، برنامه ریزی است. ولی نکته اینجاست که همواره یادگیری نحوه برقراری تعادل و انجام وظایف مختلف در زندگی به یک چالش بزرگ تبدیل شده است. مطمئنا برای شما هم اتفاق افتاده که برخی اوقات کارهای روزانه بر روی هم انبار شده و در عین حال اطرافیانتان نیز انتظار دارند به کمک آن ها بروید. همین جاست که نقش برنامه ریزی مشخص می شود.
در واقع داشتن یک برنامه روزانه مناسب، انجام وظایفی که بر عهده شما قرار دارد را امکان پذیرتر می کند و یک تعادل بسیار عالی میان اهداف کوتاه مدت و بلند مدت به وجود می آورد. به همین منظور در این مقاله در نظر داریم ۴ گام اساسی را برای شما عزیزان شرح دهیم که شما را به سمت داشتن یک برنامه روزانه کارآمد و مفید هدایت می کند. با ما در ادامه همراه باشید.
گام اول: در برنامه ریزی تان به کارهای روزانه توجه کنید
۱ – به چگونگی سپری کردن زمانتان توجه داشته باشید
قبل از این که به برنامه ریزی کارهایتان بپردازید باید به این مسئله پی ببرید که چگونه باید با مدیریت برنامه روزانه تان به موفقیت در زندگی دست پیدا کنید. در واقع اگر باید ساعاتی را در مدرسه و یا محل کار سپری کنید، مطمئنا برنامه ریزی برای آن ساعات بسیار سخت خواهد بود اما در اوقات آزادی تان، با ازادی عمل بیشتری روبرو خواهید شد.
از همین رو چند روز به بررسی چگونگی اوقات خود سپری کنید. آنها را یادداشت کرده و اوقات آزاد خود را بیابید. با انجام این کار فهرستی بدست خواهید آورد که در آن زمان انجام هر کار به ثبت رسیده است.
۲ – زمان های رفت و آمد به مدرسه و محل کار را برآورد کنید
مطمئنا اگر به مدرسه و یا سرکار می روید، وقت زیادی را صرف رفت و آمد می کنید که امکان صرف آنها برای انجام کارهای دیگر وجود داشت. از همین رو توجه به رفت و آمدها می تواند در برنامه ریزی روزانه و اختصاص دادن زمان کافی به رفت و آمدها موثر باشد.
۳- عادت هایتان تا چه اندازه بر زندگی روزانه تاثیر می گذارد
در بسیاری از موارد انجام کارهای روزانه تا حدود زیادی بر طبق عادت صورت می گیرد. از همین رو توجه به این عادت ها می تواند تاثیر بسیار زیادی بر زندگی روزانه داشته باشد. حتی این امکان وجود دارد که عادت های بد، همچون مانعی در برابر لذت بردن از زندگی و یا دستیابی به اهداف عمل کنند. از همین رو در حین برنامه ریزی باید به نقشی که عادت ها در زندگی ایفا می کنند فکر کنید.
مهمترین نکته ای که پس از یافتن عادت های بد در زندگی وجود دارد، یافتن راه هایی برای تغییر آن عادت است. این کار در اکثر موارد با تعیین محدودیت هایی برای کارهایی خاص، می تواند صورت گیرد. حتی در برخی موارد نیاز است «نه» گفتن را بیاموزید تا به جای انجام کارهای دیگران، وقتی را به خود اختصاص دهید.
۴ – کاهش زمان های تلف شده
مطمئنا برای شما هم پیش آمده که در طی روز، زمان تان را هدر می دهید. در واقع بسیاری از این موارد اجتناب ناپذیر هستند و همانند رفت و آمدهای صبح یا رفتن به اداره پست و… در شلوغ ترین زمان روز صورت می گیرد. اگر نگاهی به برنامه ریزی روزانه تان بیندازید می توانید زمانی را که در آن وقت تان به هدر می رود پیدا کنید. اگر کمی به آن بیندیشید، می توانید با اندکی تغییر، زمان های تلف شده را کاهش دهید.
حتی اگر نتوانید تغییراتی را در زمانبندی کارهایتان انجام دهید، توصیه می شود که به انجام همزمان کارها روی آورید. به عنوان مثال در مسیر مدرسه و یا محل کار می توانید با مطالعه کتاب از زمان خود لذت ببرید.
۵ – برنامه ریزی روزانه خود را از شب قبل انجام دهید.
به طور کلی افراد موفق بر این عقیده اند که برنامه روزانه پیش از موعد به شما کمک می کند تا نسبت به آن چیزی که پیش روی شماست آگاهی پیدا کنید و خود را برای آن آماده کنید. اگر تاکنون همچین برنامه ریزی در زندگی خود انجام نداده اید مطمئنا در ابتدا با کاستی هایی روبرو خواهید داشت. اما نیازی به نگرانی نیست پس از مدتی همه چی به روال عادی برمی گردد.
سعی کنید برنامه روزانه خود را به صورت تقریبی بنویسید و در آن تمامی کارهایی را که می خواهید انجام دهید و حتی زمان صرف انجام آن را یادداشت کنید. داشتن انعطاف پذیری در این برنامه می تواند کمک کند تا راحت تر با آن کنار بیایید.
گام دوم: مهمترین وظایف روزانه خود را بنویسید
۱- تهیه فهرست از کارهایی که باید انجام دهید
هیچ نیازی نیست که برای انجام روزانه کارهایتان فهرستی مرتب و دقیق اماده کنید. زیرا در بسیاری از موارد استفاده از طوفان فکری می تواند آنها را به نتیجه دلخواه برساند. سپری کردن یک ساعت و یا بیشتر برای نوشتن کارهای روزانه تنها کاریست که باید برای تهیه فهرست انجام دهید. حتی اگر به یادآوردن تمامی کارهایتان کمی سخت است، دفترچه یادداشت کوچکی را همراه خود داشته باشید تا در صورت نیاز از آن استفاده نمائید.
۲ – کارهای کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی شروع به نوشتن می کنید، نباید از هیچ کار کوچک و کم اهمیتی غافل شوید. در واقعی وقتی اولین بار شروع به نوشتن کارهای روزانه می کنید، بهترین کار این است که شرایطی را فراهم آورید که امکان ویرایش در آن وجود داشته باشد. این گزینه به این معنی است که حتی پیاده روی روزانه را نیز باید یادداشت نمائید.
۳ – در رابطه با کارهایی که انجام می دهید، سوالاتی از خود بپرسید
برای اینکه بتوانید تغذیه مناسبی داشته باشید چه کاری انجام می دهید؟ برای این که به سرکار بروید، روزانه چه اقداماتی انجام می دهید؟ مطمئنا کارهای کوچک بسیار زیادی وجود دارد که انجام آن ها به کمک گرفتن از مسئولیت های بزرگ تر بستگی دارد. از همین رو می توانید با کمک برنامه ریزی، بخش هایی که نتوانسته اید بهره وری بالایی از خود نشان دهید را شناسایی کرده و برای بهبود آن اقدام کنید.
۴ – به تجزیه و تحلیل فهرست خود بپردازید
اگر به این مسئله پی برده اید که زمان آزاد شما بسیار اندک است و یا هیچ زمان آزادی در اختیار ندارید، حتما به سراغ بررسی دوباره کارهایتان بروید. این کار به شما این فرصت را می دهد که بررسی کنید آیا کارهایی که در برنامه خود یادداشت کرده اید، ضروری است یا خیر. مطمئنا می دانید که در بسیاری از موارد می توان کارها را به شکلی دیگر انجام داد و حتی و به شخصی دیگر واگذار کرد.
گام سوم: برنامه زمانی مناسب ایجاد کنید
۱ – به سراغ برنامه های کاربردی بروید
می توانید در این راستا از برنامه های مایکروسافت و یا اکسل و حتی برنامه های مشابه استفاده کنید. در این راستا می توانید ستونی را مخصوص زمان در سمت راست و قسمت افقی را به روزهای هفته اختصاص دهید.
۲ – هر یک از زمان ها را به انجام کاری اختصاص دهید
زمانی که فعالیت های خود را یادداشت می کنید، باید روز و زمان مشخصی را نیز برای آن در نظر بگیرید. نوشتن کارها در مقابل زمانی مشخص به شما این امکان را می دهد حتی زمان استراحتی را نیز برای خود در نظر بگیرید.
۳ – به سازماندهی بخش های طولانی تر بپردازید
به طور کلی چارچوب‌های زمانی ساعتی، به‌اندازه‌ی کافی بزرگ هستند ولی در انجام بعضی از کارها، کمی زمان لازم است تا روی غلتک بیفتید و در جریان کار قرار بگیرید. از همین رو در نظر گرفتن بازه زمانی ۹۰ دقیقه ای یا حتی ۲ ساعته به شما کمک می کند تا بدون فشردگی به انجام کارها بپردازید.
۴ – به برنامه زمانی خود انعطاف دهید
همه میدانیم که پیش بینی دقیق انجام کارها، کاری بسیار سخت و دشوار است. از همین رو باید برنامه زمانی خود را بسیار انعطاف پذیر تنظیم کنید. نکته اینجاست که هیچ گاه زمان میانی خود را به استراحت سپری نکنید. زمان استراحت نیز به اندازه انجام کارهای مهم اهمیت دارد.
۵ – برنامه ریزی خود را چاپ کنید
چاپ برنامه روزانه و چسباندن آن به در یخچال و یا هر جایی که در تیررس نگاه شما باشد، می تواند در انجام سریع آن ها و حتی فراموش نکردنش تاثیر داشته باشد.
۶ – کارهای مرتبط با حوزه های مختلف را با رنگ مشخص نمائید
برای اینکه بتوانید کارهای مرتبط با هم را تشخیص دهید، تلاش کنید از رنگ های متفاوتی در حین نوشتن استفاده کنید و یا با هایلایت کردن آنها شرایط دیگری را برای خود رقم بزنید.
گام چهارم: برنامه زمانی تان را بهینه کنید
۱ – به انرژی صبحگاهی تان توجه کنید
معمولا افراد صبح را بهترین زمان برای انجام کارهایشان می دانند. آن ها بر این عقیده اند که صبح مهارت ها و توانایی آن ها در بالاترین حد خود قرار دارد و با نزدیک شدن به انتهای روز این توانایی ها تحلیل پیدا می کند. از همین رو اگر در طی روز باید کارهای خلاقانه ای از جانب شما صورت گیرد، بهترین کار این است که در حین برنامه ریزی آن را در ساعات اولیه روز قرار دهید.
۲ – به انرژی بعدازظهر خود توجه کنید
اگر همانند سایر افراد، انرژی تان در بعدازظهر کاهش پیدا می کند بهتر است زمانی را به استراحت سپری کنید. و یا انجام برخی کارها همانند ملاقات ها و یا جواب دادن به ایمیل ها که وقت و انرژی زیادی را از شما نمی گیرد در این ساعات انجام دهید.
۳ – به انرژی شب هنگام خود توجه کنید
در اغلب موارد زمان خاصی از شب را به برنامه ریزی و آماده شدن به روز بعد اختصاص می دهیم. در واقع کارهایی که باید در طول روز بعد صورت گیرد باید در این ساعت از شب یادداشت شوند.
۴ – عادت هایی برای رسیدن به اهداف در خود ایجاد کنید
اگر بتوانید در طول روز کمی از مسیر رسیدن به موفقیت را طی کنید، این عادت در شما شکل می گیرد و انجام آن در روزهای آینده به یک روتین عادی زندگی شما تبدیل خواهد شد.
۵ – برنامه ریزی خود را آزمایش کنید
وقتی به برنامه زمانی خود نگاه می کنید، چه حسی به شما دست می دهد؟ آیا زمان های مناسبی به انجام کارهایتان اختصاص داده اید؟ هیچ گاه مجبور نیستید که برای ایجاد تغییر در برنامه روزانه خود تا پایان ماه صبر کنید. هر چند روز به برنامه خود نگاه کنید و با تغییراتی هر چند اندک خود را در مسیر موفقیت در زندگی قرار دهید.