زمانیکه وارد محل کارمان می شویم، اینکه در چند دقیقه ی اول چه کارهایی انجام می دهیم، اثر خیلی زیادی روی ۸ ساعتی که پیش روی ماست، خواهد داشت.
به طور مثال اگر دیربه محل کار برسیم یا همان اول خودمان را درگیر Inbox و ده ها ایمیل کنیم، باقی روز سخت تر روی کارمان تمرکز می کنیم و بازدهی پایین تری داریم. در اینجا بر اساس تحقیقی که انجام شد، ۱۰ توصیه برای شما جمع آوری کرده ایم که با انجام آنها در چند دقیقه ی ابتدایی روز کاریمان، ساعت های مفیدتر و بهتری را سپری خواهیم نمود.
۱- دیر نرسیم
ما اگر دیر برسیم، پیش از اینکه ساعت کاری بخواهد شروع شود، همه چیز را خراب کرده ایم. دقت کنیم که رییس، کسانی که دیر به محل کار می رسند را افرادی بی مسوولیت می دانند و امتیاز کمتری برای آنها قایل میشود. حتی اگر برای اضافه کاری بمانیم هم آن تأخیر و تصویر ذهنی ساخته شده جبران نمیشود. عادلانه نیست ولی باید قبول کنیم که حقیقت همین طور است. پس تا می توانیم سر موقع یا حتی زودتر در محل کارمان حاضر باشیم.
۲- به همکاران مان سلام کنیم (روش های مدیریتی)
کافی است مدت کوتاهی زمان بگذاریم و با همکارانمان سلام و احوا‌پرسی گرمی داشته باشیم. رییسی که وارد میشود و سلام نمیکند، تمام تکنیک های مدیریتی اش را، هر قدر هم عالی باشند، زایل کرده است. چون از مهارت های تعاملی بی اطلاع است. حتی اگر مدیر هم نباشیم، باید در ابتدای روز یخ را بشکنیم و خودمان را به عنوان یک فرد در دسترس و پذیرا معرفی نماییم، نه کسی که در قالب سکوت، خود را از دیگران جدا میکند.
۳- چای/ قهوه نخوریم
افرادی که عادت دارند در ابتدای روز حتماً قهوه یا چای بخورند، اگر در خانه وقت نکنند، مطمئناً به محض رسیدن به محل کار اول سراغ چای یا قهوه را می گیرند. مطالعات نشان داده که بهترین وقت برای صرف این نوشیدنی ها، حوالی ۹:۳۰ صبح می باشد. چون در این زمان هورمون استرس یا همان کورتیزول که انرژی را تعریف میکند، حوالی ۸ و ۹ صبح به اوج خود میرسد. وقتی در این زمان چای و قهوه می خوریم، ترشح کورتیزول کاهش پیدا میکند و بیشتر وابسته به دریافت کافیین میشود. در حالیکه در حالت طبیعی، کورتیزول حدود ساعت ۹:۳۰ کاهش پیدا میکند و باید با نوشیدن چای و قهوه جبران شود.
۴- به تمام ایمیل های مان جواب ندهیم
وقتی پشت میزمان نشستیم، مسلماً وسوسه می شویم که تمام پیام های دریافتی را باز کنیم و به آنها جواب بدهیم. اما راه صحیح این است که در ده دقیقه ی آغازین کارمان، یک نگاه کلی روی ایمیل های مان بیندازیم و فقط آنهایی که مهمتر هستند را شناسایی کنیم. چک کردن ایمیل از آن قبیل کارهایی است که شاید مهم به نظر برسد ولی جزو اولویت ها نیست و نباید در ابتدای روز صورت بگیرد.
۵- بدون داشتن یک برنامه کار را شروع نکنیم
پیش از اینکه کار را شروع نماییم، ببینیم که هدف مان چیست و چه برنامه ای برای پیش برد آن روز داریم. نگاهی به تقویم و برنامه ها بیندازیم و اولویت های مان را بررسی نماییم. باید همین ابتدا از جلسه ها، کنفرانس ها و تماس هایی که در طول روز خواهیم داشت، باخبر باشیم.
۶- کار آسان تر را اول انجام ندهیم
تحقیقات نشان داده همین طور که روز سپری میشود، میزان انرژی و قدرت اراده ی انسان تحلیل میرود. پس لازم است تا کارهای مهمتر را در همان ابتدا که انرژی بیش تری داریم، به انجام برسانیم. بعضی ها در توصیف این کار می گویند: “قورباغه ات را قورت بده.” که این در واقع یک نقل قول از “مارک تواین” (Mark Twain) است که میگفت: “اول هر صبح یک قورباغه ی زنده را قورت بده، باقی روز هیچ چیز بدتری برای تو اتفاق نمی افتد.”
۷- چند کار را به طور هم زمان انجام ندهیم
انسان چون در ابتدای روز انرژی زیادی دارد، اینگونه فکر میکند که قادر است در آن واحد صد کار را انجام بدهد. اما تحقیقات نشان داده که انجام هم زمان چند کار، بازدهی کلی را پایین می آورد. بهتر است در هر لحظه روی یک کار تمرکز کنیم، چون در صورت نداشتن این برنامه ریزی تمام روزمان هدر خواهد رفت.
۸- روی فکرهای منفی تمرکز نکنیم
شاید اول صبح مطلبی خواند یا شنیده باشیم که ناراحت مان کند یا فکرمان را به خودش مشغول کند. شاید شب قبل، دعوا و سر و صدایی داشتیم و از این بابت خلق مان تنگ است. اجازه ندهیم که آن تجربه ها حواس ما را پرت کنند یا خللی در کارهای امروزمان ایجاد کنند. در ذهن مان آن افکار را در یک جعبه قرار بدهیم و در آن را ببندیم، تا زمانی که از کار فارغ شویم و بتوانیم دوباره برای حل و فصل کارها وقت بگذاریم.
۹- جلسه ای نگذاریم
جلسه های اول صبح درصد زیادی از ذخیره ی فکری و خلاقیت ما را تحلیل می برند. اول صبح را برای کارهایی صرف نماییم که تمرکز و دقت زیادی می خواهند، مثلاً نوشتن. اگر می خواهیم در مورد موضوع هایی با رییس یا همکارمان صحبت کنیم، این کار را در ساعت های بعدازظهر که انرژی کمتر است، انجام بدهیم، مگر اینکه صحبت های مان نیاز به تفکر و تمرکز فراوانی داشته باشد.
۱۰- یک برنامه ی منظم داشته باشیم
دانشمندان می گویند که منابع شناختی انسان محدود هستند، به همین علت باید عاقلانه استفاده شوند. اگر در اول صبح خودمان را با کارهایی از قبیل رسیدگی به ایمیل ها، چای خوردن یا یک پروپوزال شغلی شروع کنیم، انرژی ذهنی کافی برای رسیدگی به کارهای اصلی و ضروری را داریم. اگر یک روند روتین را برای خودمان مشخص نماییم، مغز ما برای مدتی به طور خودکار کارها را انجام میدهد و به همین دلیل انرژی کمتری مصرف میکند. انجام کارهای روتین یک جور آزادی ذهنی به انسان میدهد و او فرصت دارد تا در مورد کارهای مهمتر فکر کند.