تا به حال شده کارتان را به دقیقه ۹۰ واگذار کنید؟ آیا کاری که تنها چند دقیقه زمان می‌برد را در عرض چند ساعت انجام داده‌اید؟ شاید خودتان را در بهترین شرایط، فردی اهمالکار بدانید، ولی در عمل با قانون پارکینسون مواجه هستید. طبق این قانون، آنقدر کارتان را کش می‌دهید و اهمالکاری می‌کنید تا کار را در همان موعد مقرر شده به پایان برسانید.

متأسفانه، موعد تحویل پروژه، همیشه باعث افزایش بهره‌وری ما نمی‌شود. ولی با شناخت قانون پارکینسون و روش‌های مقابله با آن می‌توان بهره وری کاری را افزایش داد. در این مقاله عملکرد قانون پارکینسون را تشریح کرده و نکاتی را برای انجام کارها در زمان کمتر، در اختیارتان قرار می‌دهیم.

قانون پارکینسون چیست؟

طبق این قانون (Parkinson’s Law) کارتان را آنقدر کش می‌دهید تا در موعد تحویل آن را تمام کنید. این قانون در مدیریت و تعیین موعد تحویل پروژه، نقش دارد.

برای مثال دو هفته وقت برای تکمیل پروپزال پروژه دارید. می‌دانید که وقت کافی دارید. با این حال موعد تحویل دورتر باعث می‌شود که بیش از زمان لازم برای انجام کارهای جاری وقت صرف کنید یا اهمالکاری می‌کنید و درست قبل از موعد تحویل پروژه انجامش می‌دهید. به عبارت دیگر کار را آنقدر کش می‌دهید تا زمان تعیین شده را پر کنید.

چه کسی قانون پارکینسون را معرفی کرد؟

سریل نورثکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) تاریخدان نیروی دریایی بریتانیا در مقاله‌ای که برای مجله اکونومیست در سال ۱۹۵۵ نوشت، قانون پارکینسون را معرفی کرد. بعد کتابی با عنوان «قانون پارکینسون: در تعقیب پیشرفت» نوشت. داستان مقاله او در مورد زنی بود که کارش در طول روز، تنها ارسال یک کارت پستال بود.

از آنجا که زن داستان، یک روز کامل وقت داشت، یک ساعت وقت صرف پیدا کردن کارت می‌کرد، نیم ساعت وقت برای پیدا کردن عینکش می‌گذاشت، ۹۰ دقیقه را صرف نوشتن کارت می‌کرد و همینطور ادامه می‌داد تا روز کاری پر شود. این داستان به خوبی کش دادن کار برای پر کردن وقت را نشان می‌داد. با این که مثال پارکینسون خیلی افراطی به نظر می‌رسید، ولی همه ما آن را در مقیاس کوچکتر تجربه کرده‌اید.

چرا کار را کش می‌دهیم؟

طبق مطالعات انجام شده به جای اینکه به زمان مورد نیاز برای انجام کار فکر کنیم، به میزان وقت موجود فکر می‌کنیم. این دیدگاه، باعث اتلاف وقت و ناکارآمدی در فرایند کاری می‌شود. به همین دلیل حس می‌کنیم که باید تمام زمانی که در اختیارمان قرار گرفته را صرف آن کار کنیم با این که به این مقدار زمان نیاز نداریم.

مثال‌هایی از قانون پارکینسون

قانون پارکینسون تقریباً در هر زمینه‌ای کاربرد دارد. هیچ کسی تا زمانی که با این قانون آشنا نشده و روش‌های شخصی مقابله با آن را پیدا نکرده، از گزند این قانون در امان نیست. نمونه‌هایی از قانون پارکینسون را در حوزه بازاریابی و طراحی می‌بینید و توسعه آن در مقیاس بزرگ و سازمانی قابل مشاهده است.

با این حال، روش‌هایی برای غلبه بر قانون پارکینسون وجود دارد. فقط باید مبارزه با قانون پارکینسون را هدایت کنید. در ادامه به سه مثال و راه حل هر کدام از این موقعیت‌ها اشاره می‌کنیم:

حوزه بازاریابی

فرض کنید که مدیر بازاریابی هستید و مشتری جدیدی دارید. یک ماه وقت دارید تا تمامی اطلاعات لازم را جمع آوری کنید. این مهلت، وقت زیادی را در اختیارتان قرار می‌دهد، ولی کارهای فوری دیگری دارید و کار مشتری جدید را کنار می‌گذارید. مهلت تحویل فرا می‌رسد و در دقیقه‌های آخر با شتاب عمل می‌کنید.

در سناریوی دیگری، فرض کنید که کار دیگری ندارید. پس کل یک ماه را برای جمع آوری اطلاعات وقت دارید. از نظر شما کار این مشتری به دو هفته وقت نیاز دارد؛ پس وقت اضافه دارید. حالا کم کم و جست و گریخته به جمع آوری اطلاعات می‌پردازید و کارتان را تا یک ماه کش می‌دهید.

راه حل احتمالی: اعضای تیم بازاریابی می‌توانند با هم کار کنند تا مدت زمان واقعی انجام پروژه را به جای مهلت قراردادی تعیین کنند. تمرکز روی مدت زمان لازم به جای مهلت مشخص شده باعث افزایش بهره‌وری و پیشگیری از ناکارآمدی می‌شود.

حوزه طراحی

فرض کنید که طراح هستید و یک کار طراحی کاتالوگ در دست دارید و باید کاتالوگ را در عرض دو هفته تکمیل کنید. شما به عنوان فردی خلاق که به کارتان افتخار می‌کنید؛ به دنبال اجرای کامل و بی نقص هر پروژه هستید. هیچگاه فکر نمی‌کنید که پروژه‌هایتان به طور کامل، تمام شده‌اند چون همواره نکته‌ای برای اصلاح یا تقویت پروژه پیدا می‌کنید.

مهلت‌های تحویل پروژه برایتان مفید هستند چون با آنها در مسیر درست حرکت می‌کنید. با این حال همواره کارتان را تا دقیقه آخر کش می‌دهید چون شیفته هر پروژه می‌شوید.

راه حل احتمالی: اگر مشتری را در فرایند طراحی شرکت دهید، مانع از صرف زمان غیر ضروری روی طراحی می‌شوید. معیارهایی را برای مشتری و مدیر پروژه مشخص کنید تا بر اساس آن‌ها به شما بازخورد بدهند تا بدانید که چقدر پیشرفت کرده‌اید و چقدر کار کفایت می‌کند.

هفته کاری ۴۰ ساعته

اغلب شرکتها با مدل کاری ۴۰ ساعته فعالیت می‌کنند. طبق این مدل، اغلب کارها هر هفته برای انجام وظایفشان به مدت زمان مشابهی نیاز دارند.

به نظرتان در نظر گرفتن زمان مشابه برای کار در حوزه بازاریابی و پزشکی، واقع بینانه است؟ آیا پیچیدگی این کارها مشابه است؟ خب البته که نه! قانون پارکینسون در اطرافمان فعال است. برخی از افراد هر چهل ساعت از هفته، مشغول کار هستند ولی سایر افراد از مدیریت زمان به نفع خودشان برای انجام کارها در زمان کمتر استفاده می‌کنند.

راه حل احتمالی: می‌توانید از اصل پارتو (Pareto principle) استفاده کنید. طبق این اصل، ۸۰ درصد از پیامدها حاصل از ۲۰ درصد از دلایل هستند. به جای زمان صرف شده، روی کار مفید متمرکز شوید تا بهره وری افزایش یابد.

روش‌های مقابله با قانون پارکینسون

می‌توانید از  راهبردهای خاصی برای غلبه بر قانون پارکینسون و بهره برداری بهتر از زمانتان استفاده کنید. هنگامی که به دنبال پر کردن ساعت کاری نیستید، کارها را سریعتر انجام داده و از زمان اضافی برای استراحت کردن یا رسیدگی به سایر امور استفاده می‌کنید.

۱.کارتان را به طور راهبردی برنامه ریزی کنید

هنگامی که به طور راهبردی زمان کاری پیش رو را برنامه ریزی می‌کنید، احتمال اهمالکاری کاهش یافته و کارآمدی شما افزایش می‌یابد. برنامه‌ای طراحی کنید که به مدیریت زمان و ارزیابی مدت زمان لازم برای هر کاری کمک نموده و هر کار را بر اساس مدت زمان لازم برنامه ریزی کنید. در این برنامه، موارد زیر را مطرح کنید:

• اهداف SMART خودتان
• لیستی از کارها و فعالیت‌ها
• بازه زمانی لازم برای تکمیل کارها
• منابع مورد نیازتان
• موعدهای چک کردن پیشرفت کارها

همچنین می‌توانید طرح راهبردی گسترده‌تری را برای اهداف بلندمدت و کوتاه مدت درون شرکت، طراحی کنید. این برنامه بهره‌وری کاری شما را افزایش می‌دهد.

۲.موعدهای تحویل پروژه را خودتان مشخص کنید

گام اول برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین مهلت‌های تحویل پروژه از جانب خودتان است. به جای اینکه بگویید:«چقدر وقت برای تکمیل پروژه دارم؟» به زمانی که در واقعیت برای هر کار نیاز دارید فکر کنید و بر همین اساس مهلت‌های خودتان را مشخص کنید.

برای تعیین زمان واقعی جهت اجرای پروژه موارد زیر را در نظر بگیرید:

• الزمات پروژه را بشناسید: برای تعیین مدت زمان لازم برای اجرای پروژه به درک وسیعی از الزامات پروژه نیاز دارید. در این گام، فهرستی از تمامی کارهای فرعی و فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه بزرگتر و اصلی تهیه کنید.
• فعالیت‌ها و کارها را بر اساس الزامات پروژه، اولویت بندی کنید: هنگامی که فهرستی از الزامات پروژه تهیه کردید، می‌توانید فهرست فعالیت‌های اجرایی را تهیه کرده و مهم‌ترین و پیچیده‌ترین کارها را مشخص کنید. در بالای فهرست، کارهای نیازمند بیشترین زمان را قرار دهید.
• در مورد افراد مورد نیاز برای حضور در پروژه، تصمیم گیری کنید: اگر بخش‌هایی از پروژه شما نیازمند کمک همکارانتان است، باید بدانید که چه کسی شرکت خواهد کرد. از ابتدای پروژه به تیم خودتان اطلاع دهید تا در وقت صرفه جویی کنید.
• زمان تان را تخمین بزنید: حالا به درک خوبی از افراد ، حجم کار و چگونگی پروژه رسیده‌اید. پس می‌توانید زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را بر اساس بار کاری و سطح بهره وری شخصی خودتان، تخمین بزنید.

کارها را به صورت اهداف کوتاه مدت در نظر بگیرید. هر چقدر سریعتر به این اهداف برسید، زمان بیشتری برای انجام سایر کارها خواهید داشت.

۳.از تایم باکسینگ (timeboxing) استفاده کنید

تایم باکسینگ راهبرد کاری سازنده برای مقابله با اهمالکاری، بازیابی کارایی از دست رفته و تمرکز روی کارهای مهم است.

تایم باکسینگ یعنی هدفی را برای اجرای یک فعالیت در یک بازه زمانی مشخص، تعیین می‌کنید. هنگامی که قبل از شروع هر کاری، مدت زمان لازم را ارزیابی می‌کنید، هدفمندتر عمل کنید. می‌توانید از تایم باکسینگ برای برنامه ریزی فعالیت‌های فردی، کمک به سازماندهی تیمی یا مدیریت کارآمدتر جلسات کاری استفاده کنید.

۴.تکنیک پومودورو (Pomodoro) را امتحان کنید

تکنیک پومودورو هم مانند تایم باکسینگ، بخش‌های کاری را به همراه وقفه‌هایی برای استراحت در نظر گرفته است. هدف از این تکنیک، افزایش بهره وری در عین کاهش خستگی ذهنی است. این تکنیک از بخش‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای و وقفه‌های ۵ دقیقه‌ای برای رسیدن به حداکثر تمرکز استفاده می‌کند.

رویکرد مدیریت زمان در تکنیک پومودورو دارای پنج گام زیر است:

۱.فهرستی از کارها به ترتیب اهمیت تهیه کنید.

۲.تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.

۳.در طول زمانی که تایمر را روشن می‌کنید، به کار کردن مشغول شوید.

۴.بعد از ۲۵ دقیقه کاری، پنج دقیقه استراحت کنید.

۵.بعد از چند چرخه پومودورو از وقفه‌های ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای برای استراحت کردن استفاده کنید.

۵.از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

ابزار مدیریت پروژه، روشی عالی برای سازماندهی دوره کاری و برنامه فردی است تا مطمئن شوید که وقت کافی برای مدیریت کارهای مهم را دارید. می‌توانید فهرست کارهای اجرایی پروژه را تهیه کنید تا با این ابزار امکان همکاری تیمی و اجرای پروژه‌های فردی فراهم شود.

اگر می‌خواهید کنترل زمان را به دست گرفته و حجم کارهای اجرا شده را افزایش دهید؛ غلبه بر قانون پارکینسون اهمیت حیاتی دارد. اگر قبل از موعد تحویل پروژه، کارتان را تمام کنید؛ از زمان باقیمانده برای انجام سایر کارها یا استراحت کردن استفاده خواهید کرد. هدفتان هم افزایش بهره وری است و به دنبال بیگاری نیستید.

در نهایت . . .

با غلبه بر قانون پارکینسون می‌توانید کار بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. در این مقاله با این قانون و عملکردش آشنا شدید و می‌توانید از آن به نفع خودتان استفاده کنید. با استفاده از راهبردهایی مثل برنامه ریزی، تعیین مهلت‌های فردی و اولویت بندی، کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و به تعادل بهتری میان کار و زندگی برسید. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه هم می‌توانید راهبردهای مذکور را در عمل اجرا کنید و به اهداف مدنظرتان برسید.