روش های غلبه بر تعلل برای افزایش بهره وری
بارها شنیده ایم که تعلل دزد زمان است. و اگر بخواهیم این جمله را بسط دهیم تا مفهوم آن را کامل تر بیان کرده باشیم، باید بگوییم که تعلل دزد زندگی است! توانایی شما برای غلبه بر تعلل و انجام کارها و وظایف تان مطابق زمان بندی، تعیین کننده میزان شکست یا موفقیت در زندگی و کسب و کارتان است.
با این وجود، حقیقت این است که همه کار خود را به تعویق می اندازند. همه افراد همیشه می گویند که کارهای خیلی زیادی دارند و زمان آن ها بسیار کم است. اما اگر همه کارشان را به تعویق بیندازند، تفاوت بین شخص با بهره وری برتر و فرد با بهره وری ضعیف در چیست؟
این مطلب بسیار ساده است. فردی که بهره وری بالایی دارد، همیشه سعی می کند کارهای کم ارزش یا بی ارزش خود را به تعویق بیندازد. شخص با بهره وری ضعیف کارهایی را به تعویق می اندازد که ارزش ویژه ای برای شرکت و شغل فرد دارند. برای این که حداکثر کارایی ممکن را داشته باشید، باید تصمیم بگیرید که از امروز تعلل خلاق داشته باشید.
تعلل خلاق یعنی این که بتوانید آگاهانه و عمدی تصمیم بگیرید که برخی از وظایف خود را به تعویق بیندازید. برای رسیدن به موفقیت در زندگی و کار خود، به فهرست کارهای روزانه خود نگاه کنید و مواردی که تا اتمام سایر موارد مهم تر، به سراغ آن ها نخواهید رفت را انتخاب کنید. به جای به تعویق انداختن اتفاقی و خود به خود کارها، آن ها را آگاهانه و عمدا به تعویق بیندازید.
اما ما انسان ها غالبا تمایل داریم که بزرگترین کارها را به تعویق بیندازیم، که معمولا همان ارزشمندترین کارها هستند، برای غلبه بر این تعویق ها یا حداقل مدیریت آن ها می توانید از مجموعه ای از تکنیک ها استفاده کنید. در حقیقت، کتابخانه ها مملو از کتاب هایی هستند که یک یا دو ردیف آن ها در مورد غلبه بر تعلل و به تعویق انداختن کارها می باشد. در این مقاله به چهار مورد از مهم ترین این ایده ها می پردازیم که برای غلبه بر تعلل و رسیدن به موفقیت در زندگی و کارتان باید سریعا استفاده از آن ها را آغاز کنید. در ادامه با ما همراه باشید.
۱ – برنامه ریزی ذهنی انجام دهید
«همین الان انجامش بده!» شاید این جمله یکی از قدرتمندترین و تاثیرگذارترین عبارتی باشد که می توانید برای افزایش بهره وری و کارایی خود از آن استفاده کنید. هرگاه می بینید که در حال به تعویق انداختن کارهای مهم هستید، با اشتیاق زیاد و انرژی فراوان به خودتان بگویید «همین الان انجامش بده! همین الان انجامش بده! همین الان انجامش بده!» و آن را بارها تکرار کنید.
کشف فوق العاده این است بعد از این که این واژه ها را ۱۰ بار، ۲۰ بار و یا حتی ۱۰۰ بار تکرار کردید، می بینید که به شکل ناخودآگاه متقاعد شده اید تا مهم ترین کارتان را بدون وقفه انجام دهید و قبل از انجام هر کار دیگری آن را به اتمام برسانید.
۲ – تلاش برای به اتمام رساندن کارهای بزرگ تر
بنا به گفته هنری فورد «اگر هر هدفی را به بخش های به اندازه کافی کوچک تقسیم کنید، برای شما قابل دستیابی خواهد بود.» شما می توانید هر کار بزرگی که باید انجام شود را با تقسیم کردن آن به بخش هایی به اندازه کافی کوچک انجام دهید. یکی از بهترین تکنیک ها برای رسیدن به موفقیت در زندگی و کارتان، این است که کار خودتان را به «لقمه های کوچک» تقسیم کنید. کاغذی بردارید و همه بخش های کوچک کار، به ترتیب از اولین بخش کوچک تا آخرین بخش تکمیل کننده را روی آن بنویسید.
سپس خودتان را به انجام کار «شماره یک» در فهرست موظف کنید. گاهی تصمیم برای انجام اولین گام یک کار بزرگ، انجام گام های بعدی و بعدی را ساده و ساده تر می کند. بعضی اوقات مجبور کردن خودتان به انجام یک کار مهم کمک می کند که نیرو و انرژی لازم برای انجام آن تا آخر را پیدا کنید.
۳ – از روش ورقه های کالباس استفاده کنید
نوع دیگری از تکنیک «لقمه های کوچک» برای غلبه بر تعلل در انجام کارها به «روش ورقه های کالباس» معروف است. همان طور که شما یک تکه از کالباس بزرگ را به یکباره نمی خورید، نباید تلاش کنید که کار بزرگی را نیز یکباره و در یک بازه زمانی کوتاه به انجام برسانید. در عوض باید سعی کنید کار خود را مانند برگه های کالباس ورقه ورقه کنید و با انجام هر کدام از آن ها در یک بازه زمانی، از اندازه آن کار بزرگ بکاهید.
در مرحله بعد تصمیم بگیرید که قبل از این که به سراغ کار دیگری بروید، آن بخش کوچک را به طور کامل تکمیل نمایید. هر باری که به کار مهم خود می پردازید، به خصوص زمانی که مسئولیت های پرفشار دیگری را نیز بر عهده دارید، تصمیم بگیرید که هر بار یک بخش از کار خود را انجام دهید. غالبا این استراتژی باعث می شود که کار کردن بر روی پروژه را شروع کنید و تکمیل بخش های دوم، سوم، چهارم و بعدی هم برای شما ساده تر خواهد شد.
۴ – در خودتان حس فوریت ایجاد کنید
یکی از ارزشمندترین و نادرترین قابلیت های انسان در دنیای کار و فعالیت، حس فوریت در انجام کارها می باشد. تخمین زده می شود که تنها ۲ درصد افراد به سرعت به انجام کار می پردازند. زمانی که به «عمل محوری» و انجام سریع کار معروف باشید، در سریع ترین و مستقیم ترین مسیر دستیابی به موفقیت در زندگی و کارتان قرار خواهید گرفت.
زمانی که از ۳۰۰ مدیر ارشد اجرایی سوال پرسیدند که کارمندان باید چه کارهایی انجام دهند که در سریع ترین مسیر دستیابی به موفقیت قرار بگیرند، ۸۵ درصد آن ها پاسخ یکسانی برای این سوال داشتند. مهم ترین ویژگی های مدنظر آن ها عبارت بود از:
۱ – توانایی تعیین کردن اولویت ها
۲ – توانایی آغاز کردن مهم ترین کار و انجام سریع و درست آن
زمانی که به این معروف شدید که مهم ترین کارها را می توانید در سریع ترین زمان ممکن شروع کرده و آن ها را با سرعت و به درستی به سرانجام برسانید، از تمام فرصت های فوق العاده ای که در مقابل شما قرار می گیرد، شگفت زده خواهید شد.