شاید این جمله به گوشمان خورده باشد که “۸۰% از موفقیت های ما ناشی از تنها ۲۰% از تمامی تلاش هایمان است.” جمله ی مذکور به وضوح این موضوع را بیان میکند که ۸۰% از فعالیت هایی که ما برای رسیدن به موفقیت انجام می دهیم ارزش پایینی دارند و به نوعی بیهوده هدر میروند. در این مقاله قصد داریم هفت مورد از این فعالیت ها که همان عادت های وقت کش هستند را به شما معرفی نماییم تا شما هر چه زودتر از شر آنها خلاص شوید.
اگر قرار است موفقیت بیشتری به دست آوریم، ۲ راه پیش رو داریم که یکی از آنها بدست آوردن زمان بیشتر در طول روز است و دیگری حذف فعالیت های وقت گیری است که در طول روز انجام می دهیم. مشکل اما اینجاست که بیشتر این فعالیت های غیرمفید خیلی زود تبدیل به عادتی در زندگی ما می شوند و ما بدون اینکه حتی متوجه باشیم در حال انجام آنها هستیم و بدون هیچ فکری شاید هر روز مرتب آنها را انجام می دهیم. زمانی که ما آن کار‌های غیر مفید را از زندگی خود ریشه کن نماییم و جای آن را با همان ۲۰% از فعالیت هایی که می توانند ما را بیش از این به موفقیت برسانند بپردازیم قطعاً چیزی شبیه به معجزه را تجربه خواهیم کرد و شاید دیگر پیش خود نگوییم که ۲۴ ساعت برای یک روز وقت بسیار کمی است.
ممکن است هنوز هم متوجه این عادت ها نباشیم یا به غیر مفید بودن آنها ایمان نیاورده باشیم، پس در ادامه همچنان با ما همراه باشید تا ۷ مورد از مهم ترین آنها را با هم بررسی کنیم.
۷- چک کردن دائم ایمیل ها
در سال ۲۰۱۳ حدود ۳۲% از کارمندانی که در ایالات متحده آمریکا مشغول به انجام کار خود بوده اند اعلام کرده اند که به ایمیل ها فقط پس از گذشت ۱۵ دقیقه از زمان دریافت آنها، پاسخ داده اند. به این مقدار ۲۳% از کارمندان دیگر این کشور را اضافه کنیم که صرفاً پس از ۳۰ دقیقاً ایمیل های دریافتی را پاسخ گفته اند. سوال، واقعاً هر چه سریع تر پاسخ دهیم، بهتر است؟ چک کردن دائم ایمیل ها می تواند مدت زمان زیادی ارزش زیادی نیز دارد را از ما بگیرد اما این روند را می توان کنترل کرد.
اگر بخواهیم عادت جدید و بهتری برای چک کردن ایمیل ها برای خودمان بسازیم، می توانیم اطلاعیه دهنده های دستگاه های گوناگون مثل لپ تاپ، گوشی یا تبلت خود را به شکلی تنظیم نماییم که در زمان کار روی پروژه های مهم به صورت دائم زمان ما را با ارسال نوتیفیکیشن از ایمیل جدید نگیرند. همچنین می توانیم کلاینت های ایمیل خود را به شکلی تنظیم نماییم که در طول روز تنها ۲ یا حداکثر ۳ بار در روز چک کنند. به این شکل و با عادت جدید حسابی برای خود وقت خریده ایم.
۶- عالی خواستن همه چیز
انجام دادن کارها به سبکی که کوچکترین نقصی در آنها به وجود نیاید به جرأت خواسته همه است. اما عادت به اینکه همه چیز را فقط عالی بخواهیم بعد از مدتی علاوه بر اینکه آزار دهنده میشود می تواند زمانی زیادی از ما بگیرید، چرا که مجبورمان میکند برای اینکه یک وظیفه را به حد عالی برسانیم صبر، زحمت و زمان بسیار بیشتری صرف نماییم.
در نظر گرفتن مقدار زیادی از زمان برای پرفکت کردن یک وظیفه تنها به عقب انداختن قدم های بعدی می باشد که باید مرتب و با نظم خاص خود برداشته شوند. از همین حالا این عادت را از بین ببریم و به جای آن تلاش نماییم وظیفه خود را درجه خوب و کافی برسانیم و بعد به سمت جلو حرکت نماییم و هیچگاه در یک مرحله توقف کامل نکنیم.
۵- چند وظیفگی
اکثراً فکر می کنند وقتیکه در حال انجام چند وظیفه با هم هستند بهره وری بسیار بالاتری دارند در حالیکه چند وظیفگی فقط می تواند این حس را برای ما شبیه سازی کند و در حقیقت بهره وری ما را پایین تر بیاورد. مغز ما در یک زمان مشخص تنها می تواند روی یک وظیفه تمرکز داشته باشد و حداکثر بهره وری خود را نشان دهد. بنابراین تغییر دائم تمرکز مغز بین دو یا چند وظیفه باعث خواهد شد روی هیچ کدام از وظایف تمرکزی که لازم است وجود نداشته باشد.
اگر فکر می کنیم جزو آن دسته افرادی می باشیم که فکر می کنیم چند وظیفگی یا همان مولتی تسکینگ را می دانیم، بهتر است دست از این کار برداریم و متوجه شویم که در حال صدمه زدن به عملکرد خود هستیم و وقت خود را هدر می دهیم. به جای چنین کاری بر روی یک وظیفه تمرکز لازم را قرار دهیم، در یک مدت زمان مشخص آن را انجام دهیم و سپس با خیال آسوده به سمت وظیفه بعدی برویم.
۴- حواس پرتی های دائمی
آیا در محیطی کار می کنیم که عوامل زیادی می توانند باعث حواس پرتی ما شوند؟ یکی از مطالعاتی که به تازگی منتشر شده، نشان دهنده این است که حواس کارمندان هر ۱۱ دقیقه کاملاً پرت میشود. با این حواسی که نمی تواند تمرکز بالای خود را حتی پس از ۱۱ دقیقه هم نگه دارد، نباید متعجب شویم وقتی که هیچ کاری با آن شکل مطلوب انجام نشود. درباره عادت هایی فکر کنیم که هر روز با انجام آنها همکاران خود را دعوت می کنیم تا حواس ما را پرت کنند، از ارسال یک پیام کوتاه سریع برای چک کردن ایمیل ها، در حالیکه سعی داریم به صورت کامل روی موضوع دیگری خود تمرکز نماییم.
کم کردن عادت ها و رفتار‌هایی که باعث حواس پرتی می شوند کمک میکند تا روی موضوعاتی که قصد تمرکز و انجام آنها را داریم، همچنان متمرکز بمانیم. سعی نماییم روی تقویم کاری خود مشخص کنیم که زمان های کاری باید حتماً “مشغول” باشید. اگر در مخصوصی برای محل کار خود داریم آن را ببندیم، گوشی خود را روی حالت سکوت قرار دهیم و به دیگران هم خیلی واضح بگوییم که در زمان مناسب دیگری با آنها صحبت خواهیم نمود.
۳- نامنظم بودن
کار کردن در محیطی که نظمی در آن وجود ندارد و همه چیز در جایی افتاده که در مواقع لزوم دسترسی سریعی به آن وجود ندارد می تواند زمان زیادی از ما بگیرد. نمونه این نامنظمی ها را میتوان نامنظم بودن برگه های مورد نیاز و مهم، پرسیدن دائم اطلاعات کلیدی و مهم و همچنین فراموش کردن انجام وظایف تا لحظات آخر همگی مثال هایی می باشند که با کمی نظم میتوان از اتفاق افتادن آنها حسابی پیش گیری نمود.
۲- انجام همه کارها با هم (تمرکز در کارها)
بسیاری از افراد حتی با دانستن اینکه در آن کار بهترین نمی باشند و می توانند آن وظیفه را به شخصی بسپارند که در آن زمینه تخصص دارد، اصرار می کنند که همه کارها را باید خودشان به سرانجام برسانند. این عادت می تواند وقت زیادی که به راحتی می تواند صرف کار‌های مهم شود را از ما بگیرد، به جای آن کاری که میدانیم در آن بهترین نیستیم را به شخصی دیگری در تیم خود یا دستیار بسپاریم و خودمان روی مسولیت های مهم تری که نیاز به توجه بیشتری دارند تمرکز کنیم.
۱- “نه»” نگفتن
موارد زیادی در زمان کار پیش می آیند که قصد دارند لحظات، دقایق یا حتی ساعاتی از زمان مهم ما را صرف خود نمایند تا به کار‌هایی مشغول شویم که از بهره وری ما می کاهد و زمان تمام شدن پروژه ما را با تأخیر مواجه میکند. یکی از عادات بدی که می تواند زمان زیادی از ما بگیرد همیشه بله گفتن یا هیچوقت نه نگفتن است، سعی نماییم خیلی راحت و با دلایل قانع کننده به خود یا شخص دیگری که از ما انجام کاری نامرتبط به پروژه ای که در حال کار روی آن هستیم “نه” بگوییم.