افزایش عملکرد به وسیله مدیریت زمان
دوستان عزیز با قسمت هفتم از سری مقالات راهکارهای طلایی افزایش عملکرد در خدمت شما هستیم. در این مقاله قصد داریم به نکاتی در مورد مدیریت زمان بهتر بپردازیم. با ما همراه باشید.
تعریف مدیریت زمان
سال ها قبل مفهوم مدیریت زمان این بود که ما قادر باشیم به تمام کارهای مورد علاقه ی خود برسیم و به همه ی آن ها وقت کافی اختصاص دهیم. اما امروزه با وجود تغییرات فراوانی که ایجاد شده و گزینه های زیادی که برای ما وجود دارد، مدیریت زمانی تعریف جدیدی پیدا کرده است.
مدیریت زمانی یعنی این که با ایجاد محدودیت به مهم ترین کارهای ممکن برسیم تا بتوانیم به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنیم. درواقع مهم ترین مهارتی که برای مدیریت زمان باید یاد بگیریم ایجاد محدودیت در خودمان است. با این که همه ی ما دارای سلیقه ها و علایق زیادی هستیم، ولی باید یاد بگیریم با محدود کردن خویش به کارهای مهم تر و ارزشمندتر بپردازیم تا از هرروز کاری خود بهترین استفاده ی ممکن را ببریم.
شما هم وقت کافی ندارید؟!
یکی از اعتراض هایی که همیشه از اطرافیان خود می شنویم این است که وقت کافی نداریم! ولی همان طور که می دانید تمام افراد روی کره ی زمین دقیقا از زمان یکسانی برخوردار هستند. افراد زیادی در تاریخ وجود داشته اند که از وقت خود خیلی بهتر از دیگران استفاده کرده اند و به دستاوردهای بزرگ و موفقیت فردی در زندگی خود رسیده اند.
برای مثال به امیرکبیر اشاره می کنیم. ایشان تنها به مدت سه سال و سه ماه به عنوان وزیر به کشور عزیزمان ایران خدمت کرد و در همین مدت کوتاه کارهای بزرگی انجام داد. از قبیل تاسیس مدرسه ی دارالفنون، انتشار روزنامه وقایع اتفاقیه، ایجاد اصلاحات اجتماعی وسیع و … که به اعتقاد بسیاری از بزرگان این حجم فعالیت در طول سی سال باید انجام می شد، ولی همه ی آن ها در مدت سه سال و سه ماه به سرانجام رسید. بنابراین اگر ما هم وقت خود را به موارد مهم اختصاص دهیم، می توانیم به دستاوردهای بزرگی در زندگی برسیم و موفقیت فردی در کسب و کار را تجربه نماییم.
اگر در طول روز قرار است، ۱۰ کار مختلف را انجام دهیم، احتمالا ۲ مورد از آن ها مهم ترین کارهای ما هستند که باعث خواهند شد، رشد بیشتری در کار خود داشته باشیم. بنابراین اگر این عادت را در خودمان ایجاد کنیم که ابتدای هرروز وقت خود را به کارهای مهم و سخت تر بپردازیم خیلی زودتر به موفقیت فردی در کسب و کار خود دست خواهیم یافت.
تئوری چالش ها و توانمندی ها
همان طور که در مطلب قبل در مورد ایجاد عادات عمیق صحبت کردیم، می توانیم این کار را در خودمان به یک عادت عمیق تبدیل کنیم که کارهای مهم تر و سخت تر را در ابتدای روز انجام دهیم. در این مورد یک تئوری جالب به نام «تئوری چالش ها و توانمندی ها» وجود دارد. این نظریه بیانگر این حقیقت است که چرا برخی افراد از فعالیت های روزانه خود لذت نمی برند؟! و احساس خستگی بی مورد و پوچی می کنند؟!
تئوری چالش ها و توانمندی ها به زبان ساده بیان می کند که ما زمانی از فعالیت های روزانه ی خود لذت خواهیم برد که چالش های روزانه ی ما در حد توانمندی های ما باشد. بنابراین زمانی که چالش ها، مشکلات یا مسائلی که در طول روز با آن مواجه می شویم که بسیار بزرگ تر از توانمندی های ما باشد و ما احساس کنیم توانایی حل کردن آن ها را نداریم، دچار ناامیدی، یاس و افسردگی خواهیم شد.
نکته ی جالب این است که برعکس همین موضوع نیز صادق است. یعنی هرگاه توانمندی های ما نسبت به چالش ها و کارهایی که باید انجام دهیم بسیار بالاتر باشد، باز هم از روز کاری و فعالیت هایی که داریم لذت نمی بریم و احساس خستگی و افسردگی بر ما چیره می شود. افراد با عملکرد بالا و قهرمانان ورزشی می دانند که باید هرروز توانمندی های خود را به خوبی افزایش دهند و در کنار آن با چالش های بزرگ تری مواجه شوند.
همواره به دنبال یادگیری باشید!
بنابراین یکی از کارهای مهمی که هرروز باید انجام دهیم یادگیری می باشد. توصیه می کنیم اگر حتی در جایی مشغول به کار هستید حداقل یک ساعت از هشت ساعت کاری خود را به یادگیری و افزایش مهارت های فردی خود اختصاص دهید. زمانی که هرروز در حال یادگیری و پیشرفت باشید مرتبا قادر خواهید بود چالش های بزرگ تری مواجه شوید و عملکرد خودتان را در روز افزایش دهید درنتیجه به موفقیت فردی در کسب و کار خود دست پیدا کنید. نکته ی مهم دیگر انواع فعالیت های روزانه ای است که ما انجام می دهیم.
فعالیت های روزانه به چهار دسته تقسیم می شود
این تقسیم بندی بر اساس اهمیت و فوریت کار می باشد:
کارهای مهم و فوری
کارهای مهم و غیر فوری
کارهای غیر مهم و فوری
کارهای غیر مهم و غیر فوری
از این چهار دسته فعالیت کاملا مشخص است که کارهای غیر مهم و غیر فوری به هیچ وجه نباید در برنامه ی روزانه ی ما جایگاهی داشته باشد. به این دلیل که هم بی اهمیت هستند و هم هیچ فوریتی بابت انجام آن ها وجود ندارد. کارهای مهم و فوری معمولا خود به خود انجام خواهند شد.
اما از این چهار دسته فعالیت، کارهایی که سبب پیشرفت و موفقیت فردی در کسب و کار ما خواهد شد کارهای مهم و غیر فوری هستند. این کارها خیلی مهم هستند ولی به این دلیل که هیچ فوریتی بابت آن ها وجود ندارد ممکن است نسبت به آن ها کمی بی توجه باشیم. یادگیری یکی از مواردی است که در این دسته بندی جای می گیرد.
ما هیچ وقت نباید به خودمان اجازه دهیم که آن قدر با کارهای روزانه و فوری خودمان سرگرم شویم که هیچ وقتی برای کارهای مهم و غیر فوری نداشته باشیم. بنابراین در طول روز تنها به موارد مهم و ضروری نپردازید و زمانی را نیز به کارهای مهم و غیرضروری اختصاص دهید. مطمئن باشید این دسته از فعالیت ها سبب ایجاد پیشرفت پایدار و رسیدن به موفقیت فردی در کسب و کار شما خواهند شد.
افراد میلیاردر چگونه می توانند به تمام کارهای خود برسند؟!
این افراد ممکن است هزاران یا شاید صدها هزار کارمند، حتی شرکت ها و کارخانه های زیادی داشته باشند، و مدیریت تمامی این ها مسلما کاری بسیار سخت است. این افراد هم مانند همه ی ما در طول روز حدود هشت ساعت کار می کنند. سوال اینجاست که در هشت ساعت کاری چگونه عملکرد بسیار بالایی دارند؟! میلیاردها در مدیریت زمان مواردی را رعایت می کنند که در اینجا به سه مورد از آن ها اشاره می کنیم:
۱ – فقط یک بار به سراغ هر کاری بروید
به این معنی که وقتی به سراغ کاری می روید خود را متعهد کنید حتما آن را به پایان برسانید و دوباره کاری را از فعالیت روزانه ی خود حذف کنید، همین موضوع ساده باعث می شود در طول سال حداقل ۱۰۰ ساعت یا بیشتر وقت آزاد داشته باشید. این وقت آزاد نقش زیادی در پیشرفت و رسیدن به موفقیت فردی در کسب و کار شما خواهد داشت.
۲ – حتما فهرست روزانه ای تهیه کنید که حداکثر شامل شش مورد شود.
اگر کارهای روزانه را برنامه ریزی می کنید و فهرست شما شامل ۳۰ مورد است مطمئن باشید که در مدیریت زمان قدرتمند عمل نخواهید کرد و هرگز نمی توانید تمام آن ها را در یک روز کاری به پایان برسانید. بنابراین از این به بعد سعی کنید فهرست روزانه ی شما شامل شش مورد از مهم ترین کارهایی باشد که در طول روز باید انجام دهید.
۳ – رژیم اطلاعاتی بگیرید
افراد ثروتمند رژیم اطلاعاتی می گیرند، یعنی به تمام اطلاعات و جزئیات علاقه ای ندارند و سعی می کنند موارد را به صورت کاملا سیستمی ببیند. بنابراین خودتان را در خواندن و جمع آوری اطلاعات بسیار محدود کنید و تنها اطلاعاتی را دریافت کنید و بابت آن ها وقت بگذارید که برای فعالیت و هدف های شما ضروری باشد.
دوستان عزیز سایت پرورش افکار ما با افزایش مهارت مدیریت زمان در کنار مدیریت انرژی می توانیم مدیریت انرژی را در خود بهبود ببخشیم، از روز کاری خود استفاده مفیدتری ببریم و به موفقیت فردی در کسب و کار خود دست پیدا کنیم.
