حتی بهترین ترفندهای افزایش بهره‌وری هم زمانی که مغزتان مشغول مبارزه با غرایز طبیعی و انسانی خودتان است کمکی نمی‌کنند. به جای مبارزه با مغزتان، بهتر است چند راهکار مناسب برای کنترل احساسات و اضطراب را یاد گرفته و از این طریق بهره‌وری خود را افزایش دهید.
احتمالاً برای خیلی از ما پیش آمده که موعد تحویل یک پروژه بسیار نزدیک شده و هیچ‌کاری برای آن انجام ندادیم. در این شرایط، اضطراب باعث می‌شود کارمان حتی سخت‌تر هم بشود. عدم تمرکز فکر و حواس یکی از مشکلاتی است که معمولاً بروز می‌کند و فرد نمی‌تواند تمام فکر خود را روی موضوع مهم متمرکز کند.
روش‌های مختلفی برای تمرکز حواس و یا افزایش بهره‌وری وجود دارند. خیلی از این روش‌ها واقعاً مفید بوده و تأثیرگذار هستند. ولی تجربه ثابت کرده است که زمانی که درگیر اضطراب باشید، حتی این روش‌های هم نمی‌توانند کمکی به شما کنند. حتی بهترین روش‌های افزایش بهره‌روی هم در این شرایط کارآمد نخواهند بود. بنابراین، در وهله اول بهتر است روش‌های دیگری را برای تسلط بر اضطراب امتحان کرده و کارها را یک به یک پیش ببریم.
۱. کاری کمتری انجام دهید
با کمی دقت و توجه بیشتر متوجه خواهید شد که برنامه‌ها و کارتان را از طریق روش‌های مختلفی می‌توانید اولویت‌بندی کنید. با این حال، زمانی که فرسوده، افسرده و یا مضطرب هستید، کارایی شما به‌شدت کاهش پیدا کرده و تعداد کارهایی که می‌توانید انجام دهید به میزان قابل‌توجهی کم می‌شود. چطور باید با این مشکل مبارزه کنیم؟
نیازی به این کار نیست! کمتر کار کنید.
یا حداقل اینکه سفارش‌ها و یا کارهای کمتری قبول کنید. خیلی از مدیران به این موضوع تاکید دارند که هنگام برنامه‌ریزی بهتر است کارها و وظایف کمتری را انتخاب کنیم، ولی آن‌ها را با دقت و کیفیت خیلی بهتری انجام دهیم. اگر از منظر درصدی و آماری به این قضیه نگاه کنیم. انجام ۲ کار از ۱۰ کار برابر با انجام ۲۰ درصد از وظایف است. ولی، انجام ۲ کار از ۳ کار برابر با نرخ تکمیل ۶۶ درصد است.
البته، گاهی اوقات حتی ممکن است شما قادر نباشید حتی این ۲ کار را هم تکمیل کنید و این هیچ اشکالی ندارد. گاهی اوقات باید اهداف خود را کوچک‌تر کنید. مثلاً، شاید حتی کافی باشد که انتظاراتتان از یک روز بسیار پراسترس را تنها به صبح به‌موقع بیدار شدن، دوش گرفتن، صبحانه خوردن و به‌موقع سرکار رسیدن کاهش دهید. باقی موارد در اولویت‌های بعدی قرار می‌گیرند. درست است که ممکن است حجم کارهای زیادی انباشته شود، ولی نگران این موضوع نباشید.
۲. اولویت‌های خود را ساده‌تر کنید
در همین راستا، وقتی مغزتان در حال مبارزه با خودتان است و نمی‌توانید کارهای مفیدی انجام دهید، چطور کارهایتان را دسته‌بندی و اولویت‌بندی می‌کنید؟ توصیه ما این است که همه چیز را ساده کنید. هیچ احتیاجی به استراتژی‌های پیچیده برای اولویت‌بندی کارها نیست.
در اینجا قصد داریم یک چارچوب تصمیم‌گیری نسبتاً ساده را به شما معرفی کنیم. این چارچوب از کتاب Making Ideas Happen استخراج شده است. این کتاب به طور خاص افراد خلاقی را هدف قرار می‌دهد که ایده‌های عالی تولید می‌کنند، اما زمانی که می‌خواهند آن‌ها را اجرا کنند، دچار آشتفگی و بی‌برنامگی می‌شوند.
بر اساس این برنامه، شما وظایف خود را در ۳ سطح مرتب می‌کنید:
- مراحل اقدام: کارهایی هستند که حتماً باید انجام دهید تا روال کار طی شود. اگر آن‌ها را انجام ندهید، کارها را به تعویق انداخته‌اید.
- دسته دوم کارهایی هستند که اهمیت دارند، ولی انجام ندادن آن‌ها باعث نمی‌شود روال کار شما مسدود شده و وقفه‌ای در آن ایجاد شود.
- دسته سوم مراجع هستند و شامل کارهای جانبی مختلفی می‌شوند که می‌توانند روی کار اصلی شما تأثیرگذار باشند. مانند خواندن توضیحات پروژه، بلاگ‌ها و یا هر چیز دیگری که مستلزم صرف زمان برای مطالعه است.
در یک روز طبیعی و معمولی، طبعاً باید دسته اول کارها را در اولویت قرار دهید. اگر همچنان زمان کافی داشتید، سراغ دسته دوم رفته و آن‌ها را انجام می‌دهید و خیلی از اوقات حتی دسته سوم را نادیده می‌گیرید. خیلی اوقات تنها هفته‌ای یکبار برای انجام این دسته از کارها صرف می‌کنید.
روزهایی که خیلی مطرب و یا افسرده هستید، ایده بدی نیست که تمرکز خود را تنها معطوف به کارهایی کنید که ضرب‌الاجل آن‌ها نزدیک است. اگر پروژه و یا کار موردنظر ضرب‌الاجل ندارد، بنابراین عجله‌ای برای آن نیست و می‌توان بیشتر صبر کرد. همین سیستم ساده می‌تواند خیلی مفید و کارآمد باشد. در روزهایی که خیلی مضطرب هستید، معمولاً مغز شما بیش از حد به موضوعات واکنش داده و نمی‌تواند کارها را به‌خوبی دسته‌بندی کند؛ بنابراین ایده بدی نیست که وظایفتان را از پیش به‌خوبی دسته‌بندی کنید. دسته‌بندی مناسب کارها شاید حتی در جلوگیری از بروز استرس و اضطراب هم به شما کمک کند.
۳. تعداد اپلیکیشن‌هایتان را محدود کنید!
شاید فکر کنید که مشکلی با انجام دادن چند کار به‌صورت هم‌زمان ندارید. ولی به احتمال زیاد چنین چیزی اشتباه است. تجربه نشان داده که تغییر موضوع کار و محیط باعث افت چشمگیر بهره‌وری و تمرکز می‌شود. تصور کنید که مشغول نوشتن مقاله‌ای هستید، در میان کار پیام‌رسان را باز کرده و یک پیام برای دوستتان ارسال می‌کنید و سپس به محیط Word باز می‌گردید تا مقاله را ادامه دهید. انجام هم‌زمان کارها در روزهایی که در بهترین حالت روحی و تمرکز خود هستید شاید خیلی آسان‌تر به نظر برسد. اما در روزهایی که اضطراب دارید، حتماً از چنین کاری اجتناب کنید، چراکه انرژی زیادی از شما برده و بازدهی شما را خیلی کمتر می‌کند.
شاید بهتر باشد خیلی از کارها را اتومات کنید. امروزه وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلفی برای مدیریت جریان کاری طراحی شده‌اند. با استفاده از این نرم‌افزار‌ها، بدون اینکه نیازی باشد از یک برنامه به برنامه دیگر بروید، کارها خودکار ساماندهی شده و مرتب می‌شوند.
۴. از هر چیز که حواستان را پرت می‌کند دوری کنید
مواجهه با اطلاعات بیش از حد در شرایط عادی شاید خیلی هم عجیب و سخت نباشد. ولی وقتی از لحاظ ذهنی آمادگی کافی نداشته باشید، این اطلاعات می‌توانند انرژی و تمرکز زیادی از شما بگیرند. در این شرایط ذهن شما قادر نیست اطلاعات همان مقدار اطلاعات را مثل همیشه پردازش کند. این حجم از اطلاعات نه‌تنها عملکرد شما را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. بلکه حتی ممکن است باعث افزایش اضطراب و استرس در شما هم شود.
این موضوع فقط در بحث کاری و حرفه‌ای مطرح نیست. حتی در زندگی شخصی هم اگر گزینه‌های خیلی زیادی پیش روی شما باشد، تصمیم‌گیری و پردازش همه‌ی آن‌ها می‌تواند خیلی سخت و یا حتی غیرممکن باشد.
بنابراین، وقتی جریان بزرگی از اطلاعات به سمت شما سرازیر است و امکان پردازش و توجه به همه‌ی آن‌ها را ندارید، جلوی این جریان‌های اطلاعاتی یا همان حواس‌پرتی‌ها را بگیرید. این جریان‌ها ممکن است تلویزیون، رادیو، تلفن همراه، صدایی شهر از یک پنجره‌ی باز، پیام و ایمیل‌های متعدد، همکاری که بلند صحبت می‌کند و یا هر چیز دیگری باشد.
البته گفتن این حرف از عمل کردن به آن آسان‌تر است. ولی تلاش خود را بکنید. برخی برنامه‌ها می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند. یکی از آن‌ها اپلیکیشن Focus است. وقتی این برنامه روشن باشد، تمام نرم‌افزارهای جانبی را می‌بندد و اجازه استفاده از آن را به شما نمی‌دهد. بنابراین ناچار به تمرکز روی کار اصلی خودتان خواهید بود. تلفن‌های هوشمند هم چنین قابلیت‌هایی دارند و از آن‌ها هم می‌توانید در همین راستا استفاده کنید. تنها اجاره فعالیت به اپلیکیشن‌هایی را بدهید که احساس می‌کنید خیلی مهم و ضروری هستند.
به‌صورت کلی، اگر هر نوع فناوری، دستگاه و یا موضوعی در اطراف شما وجود دارد که شما را تحت‌تأثیر قرار داده و جلوی بازدهی و تمرکز شما را می‌گیرد، آن را خاموش کنید. چیزی را پیدا کنید که شما را آرام کند، تا بتوانید هر مرتبه روی یک کار به صورت کامل تمرکز کنید.
۵. از کمک خواستن نترسید
هیچ‌کس دوست ندارد که اطرافیان وجهه آسیب‌پذیر و یا شکست خورده آن‌ها را ببینند؛ بنابراین خیلی از اوقات احساس واقعی خود را پنهان می‌کنیم. پنهان کردن اضطراب و احساس ناخو‌ش‌آیند درون شاید برخی اوقات مناسب باشد و کسی متوجه مشکل شما نشود. ولی یک راه‌حل همیشگی نیست. مدیر و یا همکاران شما احتمالاً متوجه ضعف عملکرد و وضعیت روحی نامناسب شما خواهند شد.
پنهان کردن احساسات واقعی و وانمود کردن حال خوب ممکن است بعد از مدتی باعث فروپاشی کامل احساسی و ذهنی شما شود. از سوی دیگر، تجربه نشان داده که مردم، همکاران و مدیران مشکلات شخصی، سلامت روانی و یا اضطراب کارمندان را به خوبی درک می‌کنند. بنابراین بهتر است با آن‌ها صحبت کرده و مشکل خود را مطرح کنید. مدیرتان می‌تواند در زمینه اولویت‌بندی مجدد کارها، سبک‌تر کردن وظایف، مرخصی‌های بیشتر و یا تقسیم وظایفتان به شما کمک کند.
هیچ‌کس دوست ندارد که اعتراف کند به کمک احتیاج دارد و انجام آن خیلی دشوار است. ولی این موضوع را نباید نشانه ضعف بدانید. در عوض، این یک نشانه و علامت به مدیرتان است که این تمام توانایی من نیست و می‌توانم عملکرد خیلی بهتری داشته باشد. بهتر است این صحبت‌ها را از خود شما بشنوند تا اینکه در زمان رسیدن به ضرب‌الاجل، متوجه ناقص بودن کارتان بشوند.
اگر رابطه خوبی با دوستان و برخی همکاران خود دارید، ایرادی ندارد که آن‌ها را هم در جریان مشکلات خود قرار دهید. زمانی که فشار کاری شما خیلی زیاد است، شاید آن‌ها هم بتوانند به شما کمک کنند. اگر هم کمکی نکنند، شاید بتوانند گوش خوبی باشند و صحبت‌های شما را شنیده و به شما دلگرمی بدهند!
در انتها، اگر خیلی احساس درماندگی، افسردگی و یا اضطراب بیش از حد می‌کنید. شاید بهتر باشد این موضوع را با دکتر خودتان هم در میان بگذارید.
۶. تغییر شغل هم می‌تواند راهکار مناسبی باشد
اگر تمام این موارد هم نتوانست کمکی به شما کند چطور؟ شاید مشکل از کارتان باشد و این شغل برای شما مناسب نیست. به این موضوع هم فکر کنید که آیا واقعاً احتیاج به این شغل دارید و یا وقت آن رسیده که به وقتتان را صرف کار دیگری کنید؟
محیط کار کاملاً مناسب و دوست داشتنی مزیتی است که تمام افراد از آن بهره نمی‌برند. خیلی از مردم با محیط کاری و به خصوص مدیران خود مشکل دارند. اگر احساس می‌کنید می‌توانید با مدیر خود صادقانه صحبت کنید، پس آدم خوش‌شانسی هستید. از سوی دیگر، ترک کردن یک کار حتماً با دغدغه‌های مالی مختلفی برای شما همراه خواهد بود.
با تمام این اوصاف، همیشه باید سلامت ذهنی خودتان را در اولویت قرار دهید. اگر واقعاً این کار برای شما مناسب نیست، بهترین تصمیم این است که در اسرع وقت آن را تغییر دهید. مطمئناً مشاغل دیگری هم وجود دارد که در آنجا احساس آرامش بیشتری کنید و این آرامش در عملکرد شما هم بدون شک تاثیرگذار خواهد بود.