تقریبا دو سال از آغاز همه‌گیری ویروس کووید-۱۹ در دنیا می‌گذرد و با اینکه بسیاری از کشورهای دنیا با واکسیناسیون گسترده توانستند عملا این بیماری را شکست دهند، در کشور ما وضعیت این همه‌گیری همچنان تهدیدآمیز است و باید خودمان را برای پیک‌های بعدی بیماری آماده کنیم. یکی از مسائلی که باید برای آن آمادگی داشته باشیم، کار در منزل و دورکاری طولانی مدت است.
از همان ابتدای شیوع بیماری، بسیاری از کشورها با اعمال سیاست‌های قرنطینه توانستند تا حدودی این اپیدمی را کنترل کنند. شاید این روش به اندازه واکسیناسیون مؤثر نباشد اما در حال حاضر، تنها روشی که می‌توانیم برای جلوگیری از شیوع بیشتر بیماری مرگبار کرونا و محافظت از جانمان در ایران، به آن تکیه کنیم، در خانه ماندن است.
بسیاری از کسب‌وکارها در این دو سال، در مقاطعی به صورت اجباری یا به صلاحدید مدیران خود، کارکنانشان را دورکار کردند. حتی بعضی از کسب‌وکارها که مزیت‌های دورکاری را تجربه نمودند، به این نتیجه رسیده‌اند که بعد از پایان اپیدمی نیز از این نوع شیوه همکاری، استفاده کنند. با توجه به اینکه وضعیت همه‌گیری کووید-۱۹ در کشور ما رو به وخامت است، کسب‌وکارها و کارکنان باید خودشان را برای دوره‌های جدید دورکاری آماده کنند.
با اینکه دورکاری مزیت‌های بسیار مثبتی مثل کاهش هزینه رفت و آمد و عدم اتلاف وقت در مسیر رفت و برگشت بین محیط کار و منزل برای کارکنان دارد، اما در صورتی که خیلی طولانی شود، ممکن است برای کسانی که به این شیوه همکاری عادت ندارند، مشکلاتی را ایجاد کند.
با پیشرفت و توسعه فناوری‌های ارتباطی مثل تلفن اینترنتی و سرویس‌های ویدئو کنفرانس رایگان مثل اسکایپ، زوم و گوگل میت، پلتفرم‌های ابری مدیریت پروژه مثل ترلو و کلیک‌آپ و فضاهای ابری برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها مثل دراپ باکس و گوگل درایو، دورکاری برای سازمان‌ها و کارکنان آن‌ها، روز به روز ساده‌تر می‌شود.
دورکاری مزایای متعددی، هم برای پرسنل و هم برای کارفرمایان دارد اما می‌تواند با مشکلاتی نیز همراه باشد. در زیر می‌خواهیم به صورت جداگانه، مزایا و معایب این شیوه همکاری را برای شما توضیح دهیم.
مزایای دورکاری
کار کردن بدون نیاز به خروج از منزل، سبب حذف رفت و آمدهای غیر ضروری به محل کار می‌شود. این رفت و آمدها به ویژه در شهرهای بزرگ، می‌توانند چندین ساعت از روز را به خودشان اختصاص دهند، هزینه‌بر باشند و سبب خستگی و بی‌انگیزگی پرسنل شوند.
بنابراین، اولین مزیت دورکاری، حذف این رفت و آمدها است و کارکنان می‌توانند با خستگی کمتری در محل کار حاضر شوند، از وقت خود بعد از پایان وقت کاری، نهایت استفاده را ببرند و متحمل هزینه‌های رفت و آمد نشوند. به علاوه، حذف رفت و آمدهای غیر ضروری به کاهش مصرف سوخت، کاهش آلودگی هوا و کاهش گرمایش جهانی نیز کمک می‌کند.
شرایط کار کردن در محیط خانه بسیار راحت‌تر از شرایط کار کردن در محیط کار است که این موضوع می‌تواند تأثیر مستقیمی روی بازدهی پرسنل داشته باشد. شما می‌توانید در منزل خود با هر لباسی که دوست دارید کار کنید و به هر موزیکی که می‌خواهید، بدون هدفون گوش دهید و از بودن در کنار خانواده خود، لذت ببرید و خیالتان از بابت خانه و خانواده خود، راحت باشد. پرسنل دورکار می‌توانند بدون نگرانی از نگاه دیگران، در منزل نرمش کنند و برقصند تا همواره سرحال و با نشاط باشند.
این شیوه همکاری مزایای زیادی برای کارفرمایان نیز دارد که مشخص‌ترین آن، کاهش هزینه‌هایی مثل هزینه آب، برق و گاز، کاهش فرسودگی مبلمان و نیاز کمتر به فضا و در نتیجه کاهش هزینه اجاره یا خرید دفتر کار است. به علاوه، افزایش بازدهی پرسنل، به معنی سودآوری بیشتر سازمان برای کارفرما است. به همین دلیل، در سال‌های اخیر، سازمان‌های بیشتری به استخدام نیروی دورکار روی آورده‌اند.
معایب دورکاری
دورکاری با تمامی مزایای خود، در صورتی که خیلی طولانی شود، می‌تواند معایبی نیز داشته باشد. پرسنلی که به محیط کار و ارتباط با همکاران خود عادت دارند، در دورکاری‌های بلندمدت با چالش‌هایی مثل بی‌انگیزگی برای کار، حس تنهایی، مشکل در انجام کارهای تیمی، حواس‌پرتی‌ها در منزل و … مواجه می‌شوند که نه تنها کار کردن را برای آن‌ها دشوار می‌کند، بلکه بازدهی کار را نیز پایین می‌آورد.
به دلیل اینکه احتمالا بحران همه‌گیری بیماری کرونا در کشور ما ادامه‌دار باشد و بسیاری از کسب و کارها در کشور ما مجبور خواهند بود که به دورکاری ادامه دهند، تصمیم گرفتیم مقاله‌ی حاضر را با موضوع نکات مهم دورکاری، برای شما مخاطبان گرامی جاب ویژن تهیه کنیم تا بتوانید با چالش‌های دورکاری مقابله کنید.
۱۰ نکته مهم برای دورکاری
در زیر به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید به صورت حرفه‌ای دورکاری کنید و با حفظ بازدهی، از مزایای متعدد کار در منزل بهره‌مند شوید. قطعا نکات دیگری نیز برای دورکاری وجود دارند که باید به آن‌ها توجه داشته باشید ولی ما در این مقاله، تنها به بررسی ۱۰ نکته اصلی دورکاری می‌پردازیم.
۱- محل کار خود را مشخص کنید
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که اکثر پرسنل دورکار کم‌تجربه مرتکب می‌شوند، اختصاص ندادن یک محل در خانه برای کار کردن است.
شاید کار کردن روی کاناپه یا در تخت خواب به صورت درازکش با یک لپ تاپ، ایده بسیار جذابی به نظر برسد، اما کار کردن در محل استراحت، نه تنها کارایی شما را کم می‌کند، بلکه حس خوب محل استراحت را نیز برای شما از بین می‌برد.
بهتر است یک میز کار اختصاصی و در صورت امکان، یک اتاق اختصاصی برای کار کردن داشته باشید. به یاد داشته باشید. فقط روی میز کار خود کار کنید و حتی الامکان از آن برای انجام کارهای دیگر استفاده نکنید.
دلیل این موضوع، شرطی شدن انسان است. وقتی پای میز کار می‌نشینید، ذهن و بدن شما آماده کار می‌شود اما اگر برای مثال، بخواهید در تخت خواب کار کنید، حس خواب‌آلودگی در شما ایجاد می‌شود.
به علاوه، شما باید در هنگام استراحت، از محیط کار فاصله بگیرید تا استرستان کم شود و ذهن و بدن شما، آماده استراحت گردد. اگر در محل استراحت خود کار کنید، آن محل، هرگز حس راحتی و آرامش را به شما نمی‌دهد.
بنابراین، به شما توصیه می‌کنیم که حتی برای یک استراحت کوتاه پنج دقیقه‌ای، از پای میز کار خود بلند شوید و به یک محل راحت مثل تخت خواب یا کاناپه بروید.
۲- در کار کردن با ابزارهای دورکاری حرفه‌ای شوید
ابزارهای دورکاری را می‌توان به سه دسته اصلی زیر تقسیم‌بندی کرد:
- پیام‌رسان‌ها و اپلیکیشن‌های مکالمه ویدئویی و ویدئو کنفرانس
- پلتفرم‌های مدیریت پروژه مثل ترلو
- فضاهای ابری به اشتراک‌گذاری فایل مثل گوگل درایو و دراپ باکس
تمامی این پلتفرم‌ها دارای امکانات بسیار گسترده‌ای هستند و خیلی از افرادی که به طور روزمره با این ابزارهای دورکاری، سروکار دارند، از بسیاری از قابلیت‌های آن‌ها بی‌خبر هستند. اگر می‌خواهید دورکاری برای شما راحت‌تر شود و ارتباطی روان‌تر با همکاران خود داشته باشید و کارها را با کارایی بیشتری پیش ببرید، بهتر است در کار کردن با این ابزارها حرفه‌ای شوید.
به این منظور می‌توانید مقالات آموزشی را بخوانید یا در اوقات بیکار خود، با آن‌ها کار کرده و قابلیت‌هایشان را آزمایش کنید.
۳- اهداف روزانه داشته باشید، آن‌ها را دنبال کنید و پیشرفت خود را به اشتراک بگذارید
مشکلی که بعضی از افراد در دورکاری دارند، مشخص نبودن برنامه کاری روزانه است که می‌تواند منجر به کاهش کارایی شود. برای مقابله با این مشکل شما می‌توانید برای خودتان اهداف روزانه مشخص کرده و سعی کنید به آن‌ها برسید. ابزارهای مدیریت پروژه، برای این منظور بسیار خوب و کاربردی هستند. همچنین، شما باید پیشرفت خود در انجام کارها را با همکاران و سازمان خود به اشتراک بگذارید تا برنامه‌ریزی برای دورکاری پرسنل، ساده‌تر شود.
۴- عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
یکی دیگر از چالش‌های کار کردن در منزل، وجود عوامل متعددی است که می‌توانند حواس شما را از کار کردن، پرت کنند. فرزندان و خانواده، حیوانات خانگی، تلویزیون، سر و صداهای محیطی و … از جمله این عوامل حواس پرتی هستند.
بنابراین، حتی‌الامکان باید یک اتاق جداگانه برای کار کردن داشته باشید تا کسی یا چیزی مزاحم شما نشود. همچنین، اگر محیط شما سر و صدای زیادی دارد، می‌توانید از هدفون استفاده کنید و ایرادی ندارد که در هنگام کار با هدفون، موزیک گوش دهید تا سر و صداهای محیطی حواس شما را پرت نکنند.
۵- نکات امنیتی و حفاظت اطلاعات را رعایت کنید
وقتی دورکار می‌شوید و اکثر کارهای خود را از طریق پلتفرم‌های اینترنتی انجام می دهید، ایمنی و حفاظت اطلاعات اهمیت زیادی پیدا می‌کند. با اینکه ممکن است منزل شما ایمن به نظر برسد اما باید مراقب باشید دیگران به اطلاعات شخصی و کاری شما دسترسی نداشته باشند. برای مثال، صدای جلسات شما نباید از ساختمان خارج شوید یا کسی نباید بتواند از پنجره منزل شما، صفحه نمایش کامپیوتر را بخواند. به علاوه، سیستم عامل کامپیوتری که برای کار استفاده می‌کنید باید به روز و ایمن باشد و در حفاظت از اطلاعات، نهایت دقت را داشته باشید.
۶- با همکاران خود به طور پیوسته در ارتباط باشید
بعضی از افراد بی‌تجربه در دورکاری، تصور می‌کنند که نباید با استفاده از پیام‌رسان‌ها یا به صورت تلفنی، خیلی مزاحم همکاران خود شوند. به یاد داشته باشید که شرط اول دورکاری، ارتباط متقابل بین پرسنل است. همکاران شما در منزل دز تعطلات نیستند بلکه همانند شما در حال کار کردن می‌باشند و باید در قالب چهارچوب‌های مشخصی به صورت پیوسته با هم دیگر در ارتباط بوده و پاسخگوی پیام‌ها و تماس‌های هم دیگر باشند.
۷- لباس مخصوص کار داشته باشید
در مجموع می‌توان گفت که شرایط زندگی و استراحت شما با شرایط کار فرق داشته باشد. یکی از مواردی که می‌تواند تفاوت ایجاد کند، جدا بودن لباس کار و استراحت است. حتما لباس‌هایی که در هنگام کار به تن دارید از لباس‌هایی که در هنگام استراحت به تن دارید، متفاوت باشند. البته نیازی نیست که همانند محیط کار فیزیکی لباس رسمی بپوشید و مشکلی ندارد که لباس شما کمی راحت باشد، اما بهتر است که شبیه لباسی باشد که در محل کار فیزیکی می‌توانید به تن داشته باشید.
۸- در هنگام کار کردن از گوشی خود فاصله بگیرید
یکی از مشکلاتی که تقریبا همه افراد دورکار آن را تجربه کرده‌اند، اعتیاد به گوشی و شبکه‌های اجتماعی است. در محیط کار به دلیل ذات محیط کار و تا حدی، نظارت کارفرما، این موضوع کمتر مشاهده می‌شود اما در هنگام دورکاری ممکن است با توجه به ذات محیط منزل و نیز تا بخشی به دلیل عدم نظارت کارفرما، خیلی به سراغ گوشی خود برویم و بخشی از وقت خود را در شبکه‌های اجتماعی یا گیمینگ بگذرانیم. برای اجتناب از این مشکل، می‌توانید راه حل‌های زیر را که تجربیات شخصی خود من هستند، امتحان کنید:
- صبح، کمی زودتر از خواب بیدار شوید و قبل از شروع ساعت کاری، شبکه‌های اجتماعی خود را به طور کامل مرور کنید و هر کاری شخصی و غیر کاری که با اینترنت و فضای مجازی دارید، تا قبل از شروع کار، انجام دهید. با این کار، دلیلی وجود ندارد که در ساعات کاری وارد شبکه‌های اجتماعی شوید یا وب‌گردی کنید.
- اگر از پیام‌رسان‌هایی مثل تلگرام برای ارتباط با همکاران خود استفاده می‌کنید، به جای گوشی از کامپیوتر استفاده کنید زیرا ماهیت گوشی‌های هوشمند امروزی به گونه‌ای است که بلافاصله با نوتیفیکیشن‌ها و دیگر موارد، شما را مشغول می‌کنند و در یک چشم به هم زدن، زمان زیادی از شما می‌گیرند و حتی گاهی اوقات، فراموش می کنید که گوشی را برداشته‌اید تا به همکارتان پاسخ دهید!
- گوشی را در دورترین جای ممکن از محل کارتان قرار دهید و فقط برای پاسخگویی به تماس‌های تلفنی به سراغ آن بروید.
۹- محیط کار خود را زیبا و سر زنده کنید
محیطی که در آن کار می‌کنید باید همیشه مرتب، تمیز، زیبا و با نشاط باشد. هرگز اجازه ندهید صفحه نمایش کامپیوتر یا سطح میز شما کثیف باقی بماند. به علاوه، به شما توصیه می‌کنیم که با تابلوهای نقاشی، وسایل تزئینی و گیاهان آپارتمانی، محیطی زیبا و سرزنده برای کار ایجاد کنید که از بودن در آن خسته نشوید.
حتی اگر به گل و گیاه خیلی علاقه ندارید، به شما توصیه می‌کنیم که حتما در محیط کار کار خود در منزل، گیاهان آپارتمانی داشته باشید زیرا این گیاهان نشان و زندگی را به محیط کار شما می‌آورند و مانع از حس افسردگی و خستگی کاری در درازمدت می‌شوند.
بعضی‌ها پیشنهاد می‌کنند که در محل کار خود در منزل، کاکتوس داشته باشید زیرا مراقبت کمی نیاز دارد اما تجربه شخصی من نشان داده که مراقبت از گیاهان در هنگام کار می‌تواند خستگی شما را از بین ببرد و بهترین استراحت در هنگام کار است. به علاوه، کاکتوس‌ها به نور زیادی احتیاج دارند و در محیط آپارتمان خیلی خوب رشد نمی‌کنند. گیاهانی مثل ارکیده، اسپاتی فیلوم، سرخس، آنتوریوم، پتوس و بگونیا از بهترین گیاهانی هستند که نگهداری آن‌ها به دلیل رشد سریع، عدم نیاز به نور زیاد و زیبایی بسیار زیاد، به افراد دورکار توصیه می‌شود.
۱۰- فعالیت جسمانی و آفتاب گرفتن را فراموش نکنید
دورکاری اگر به صورت اصولی انجام نشود، می‌تواند روی سلامت شما اثرات بدی داشته باشد. به یاد داشته باشید که حتما در هنگام کار، نرمش‌های مخصوص پشت میزی را انجام دهید. به علاوه، شما باید هر از چندگاهی از پشت میز خود بلند شوید و به یک نقطه دور نگاه کنید تا خستگی چشمان شما از بین برود.
در هنگام کار کردن زود به زود آب بنوشید و هرگز اجازه ندهید که بدن شما آب خودش را از دست بدهد زیرا کارهای پشت میزی با بدن کم آب، سبب آسیب دیدن مفاصل درگیر مثل مهره‌ها، مفاصل زانو و مچ دستان شما و گرفتگی عضلات می‌شود.
کمبود مواجهه با نور مستقیم آفتاب در افراد دورکار می‌تواند منجر به کمبود ویتامین D و بیماری‌های مرتبط شود. نور پشت پنجره، به ویژه پنجره‌های رفلکس یا UV، تأثیر زیادی در تولید ویتامین D در بدن ندارد و شما باید نیم ساعت در روز، ترجیحا با ضد آفتاب، زیر نور خورشید باشید. از پوشیدن لباس‌های تیره خودداری کنید زیرا با جذب نور آفتاب، مانع رسیدن نور به بدن شما می‌شوند.
همچنین، یک ساعت زمان در خارج از ساعات کاری به ورزش کردن اختصاص دهید. از آن‌جایی که در منزل کار می‌کنید، بهتر است که ورزش شما در فضای باز باشد. من به عنوان کسی که بیش از ده سال سابقه کار کردن در منزل را دارم، دو استقامت بین ۵ تا ۱۰ کیلومتر در فضای باز شهری یا خارج شهری را به افراد دورکار توصیه می‌کنم. یک مسیر خلوت را برای دویدن انتخاب کنید که نیازی به ماسک زدن نداشته باشید.
ساعت مناسب ورزش کردن، به خودتان بستگی دارد؛ بعضی‌ها صبح را ترجیح می‌دهند، بعضی‌ها بعد از ظهر را و بعضی‌ها شب را.
خود را برای دورکاری آماده کنید!
با شیوع همه‌گیری کووید-۱۹ در دنیا، بسیاری از سازمان‌ها، پرسنل خود را دورکار کردند و هم پرسنل و هم سازمان‌ها، متوجه فواید بیشمار دورکاری شدند. امروزه، با توسعه ابزارهای دورکاری، خیلی از سازمان‌ها حتی در شرایط عادی نیز، امکان دورکاری را برای پرسنل خود فرآهم می‌آورند. اما دورکاری با تمامی مزایای خودش اگر خیلی طولانی شود می‌تواند پرسنل را با چالش‌هایی مواجه کند و بازده کاری را کاهش دهد.
برای اینکه چنین مشکلاتی برای شما پیش نیاید، باید یک محیط مخصوص کار در منزل داشته باشید و آن را تمیز، مرتب و زیبا نگه دارید، در کار کردن با ابزارهای دورکاری حرفه‌ای شوید، اهداف روزانه داشته باشید، از عواملی مثل گوشی هوشمند که حواس شما را از کار پرت می‌کنند، دوری کنید، با همکاران خود به طور پیوسته در ارتباط باشید، لباس کار از لباس راحتی شما جدا باشد و فعالیت جسمانی داشته باشید و به سلامت خود، اهمیت بدهید.