چگونه ایمیل‌های خود را به شیوه‌ای موثر مدیریت کنیم؟
ایمیل یکی از پر کاربردترین ابزارهای ارتباطی در کسب‌وکارهاست. این ابزار به ما اجازه می‌دهد تا هر زمانی که می‌خواهیم با یکدیگر ارتباط برقرار کنیم و توانایی کار کردن با یکدیگر و به اشتراک گذاشتن فایل‌ها یا نوشته‌های یکدیگر را در هر کجا که باشیم در اختیار ما قرار می‌دهد. همچنین، استفاده‌ی سریع و آسان از ایمیل، به افزایش محبوبیت آن منجر شده است. در نتیجه، ما در طول روز با ایمیل‌های بسیاری سروکار داریم.
اگر به درستی ایمیل‌های خود را مدیریت نکنیم، ممکن است دچار سردرگمی شویم. بنابراین، میزان بهره‌وری ما نیز ممکن است کاهش پیدا کند. همچنین، در یک صندوق پستی شلوغ، ممکن است پیام‌های بسیار مهمی را از دست بدهیم.در نتیجه، نیاز داریم تا از سازمان‌دهی بیشتری برخوردار باشیم و تعداد ایمیل‌های خوانده نشده را به حداقل برسانیم. از نکات زیر، به منظور مدیریت مدیریت بهتر ایمیل‌ها و همچنین افزایش بهره‌وری خود استفاده کنید.
زمان مشخصی را برای پاسخ دادن به ایمیل‌های خود انتخاب کنید.
تعیین یک زمان مشخص به منظور پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها می‌تواند به افزایش بهره‌وری شما در طول روز منجر شود. به عنوان مثال، هر روز صبح، زمانی که به محل کار می‌آیید، می‌توانید نیم ساعت زمان، به منظور خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌های خود اختصاص دهید. شما می‌توانید این رویه را بعد از ناهار یا بعدازظهر نیز، به منظور پاسخ دادن به ایمیل‌هایی که در طول روز دریافت کرده‌اید، پیش بگیرید.
ایمیل‌های غیرضروری را پاک کنید.
زمانی که صندوق پستی خود را باز می‌کنید، به سرعت به سراغ پیام‌های ناخوانده بروید و به پاک کردن ایمیل‌های تبلیغاتی و هرزنامه‌ها (اسپم‌ها) بپردازید. حتی نیازی به باز کردن این ایمیل‌ها نیست. شما باید از موضوع یک ایمیل متوجه شوید که آیا آن ایمیل نیاز به خوانده شدن دارد یا پاک کردن.
گزینه‌ی دیگر این است که ایمیل‌های تبلیغاتی را از سیستم خود خارج کنید تا به هیچ وجه دوباره آن‌ها را دریافت نکنید. شما می‌توانید در اوقات بیکاری به این کار بپردازید زیرا پیدا کردن گزینه‌ی unsubscribe، در ایمیل‌های تبلیغاتی ممکن است کمی دشوار باشد.
صندوق پیام‌های خود را به کمک پوشه‌های مختلف، سازمان‌دهی کنید.
ایجاد یک پوشه برای هر پروژه‌ای که شما در حال کار بر روی آن هستید و یا برچسب‌گذاری بر روی ایمیل‌ها با توجه به فعالیت مربوط به آن ایمیل یا با توجه به موعد مقرر انجام کار، می‌تواند به شما کمک کند تا ایمیل‌های خود را با سرعت بیشتری پیگیری کنید. سپس می‌توانید به اولویت‌بندی و مرتب کردن ایمیل‌هایی بپردازید که در پوشه‌های متفاوتی قرار گرفته‌اند.
شما همچنین می‌توانید فیلترهای به خصوصی را تعیین کنید تا ایمیل‌های خود را به محض رسیدن، مستقیما به پوشه‌ی مورد نظر ارسال کنید.
سعی کنید تا ایمیل‌های کمتری ارسال کنید.
اگر می‌خواهید ایمیل‌های کمتری دریافت کنید، ایمیل‌های کمتری ارسال کنید. اگر فقط می‌خواهید تا از شخص به خصوصی پاسخی دریافت کنید، لازم نیست برای هر کسی که با شما کار می‌کند ایمیل ارسال کنید.
در صورت نیاز ، آدرس ایمیل سایر افراد را در قسمت “cc” قرار دهید و نه قسمت “To”. تنها سعی کنید یک آدرس ایمیل در قسمت “To” قرار دهید و یا ایمیل خود را با نام فردی که می‌خواهید از او پاسخی دریافت کنید، آغاز کنید.